Siete alle prime armi con l’organizzazione di team di progetto? Ecco tutte le informazioni necessarie per iniziare.<\/p>\n
Le organizzazioni possono trarre significativi vantaggi finanziari e commerciali dalla pianificazione dei team, che supporta la loro crescita e i loro obiettivi strategici. A tal fine, \u00e8 necessario utilizzare un processo completo di pianificazione del team.<\/p>\n
Ma cos’\u00e8 la pianificazione del team, come si attua e perch\u00e9 \u00e8 il segno di un team ad alte prestazioni? Scopriamolo!<\/p>\n
Il processo di definizione dei piani operativi e strategici annuali del vostro team \u00e8 noto come pianificazione del team. Si tratta di allineare attentamente il lavoro del personale alla direzione generale dell’azienda. Definendo gli obiettivi strategici del team e suddividendoli in progetti, obiettivi e attivit\u00e0 specifiche, si ottiene una chiara tabella di marcia per il successo. La pianificazione del team ci aiuta a vedere il quadro d’insieme, permettendoci di allargare lo sguardo e di non concentrarci solo sulle attivit\u00e0 quotidiane.<\/p>\n
Questo tipo di preparazione garantisce che tutti i membri del team sappiano esattamente cosa devono fare per avere successo. Inoltre, vi permette di dimostrare come il vostro team risponda alle esigenze e come i vostri sforzi contribuiscano alla redditivit\u00e0 dell’azienda.<\/p>\n
Sviluppando un piano, il team si concentra e si allinea strategicamente. In questo modo si garantisce che ogni attivit\u00e0 svolta dal personale vada a beneficio dell’azienda.<\/p>\n
Semplificando il processo di determinazione delle priorit\u00e0 e di allocazione delle risorse necessarie, elimina le incertezze associate alla pianificazione dei progetti. Inoltre, pianificando in anticipo, diventa pi\u00f9 facile determinare se si dispone delle risorse necessarie per soddisfare le priorit\u00e0 aziendali o se \u00e8 necessario assumere altro personale.<\/p>\n
Alcune aziende non utilizzano la pianificazione del team perch\u00e9 pensano che sia noiosa e richieda molto tempo. Perch\u00e9 prendersi il tempo di essere pi\u00f9 precisi quando il business plan serve come base per l’analisi?<\/p>\n
Purtroppo si tratta di una falsa economia. Il “quadro generale” \u00e8 troppo grande senza un piano di squadra. Se non c’\u00e8 una supervisione a livello di team, il vostro team pu\u00f2 lavorare sulle cose sbagliate nel momento sbagliato senza nemmeno rendersene conto.<\/p>\n
Ogni team, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di attivit\u00e0, ha bisogno di una strategia. La differenza tra la speranza di raggiungere gli obiettivi e il loro effettivo raggiungimento sta in un piano di squadra. Se volete che il vostro team raggiunga prestazioni di alto livello, \u00e8 uno strumento indispensabile.<\/p>\n
Se non riuscite a rispondere a queste domande, dovreste elaborare rapidamente un piano di squadra!<\/p>\n
Perch\u00e9 \u00e8 necessario un piano di squadra? Perch\u00e9 senza un piano di squadra, i membri del team non sapranno esattamente cosa deve essere fatto, quando e perch\u00e9, o se \u00e8 stato fatto con successo.<\/p>\n
La coesione del team, la motivazione e la produzione possono risentire di una mancanza di pianificazione, ad esempio:<\/p>\n
La pianificazione del team ha molti vantaggi per l’azienda, il team e l’individuo. Partecipando alla pianificazione del team, \u00e8 possibile creare un team pi\u00f9 soddisfatto e coeso, raccogliendo al contempo significativi vantaggi finanziari e commerciali.<\/p>\n
Attraverso la pianificazione del team, che sincronizza il lavoro con la strategia aziendale, il team sostiene attivamente l’espansione e il successo dell’azienda. I team con un piano hanno maggiori probabilit\u00e0 di ottenere buoni risultati e di dimostrare il loro valore per l’azienda.<\/p>\n
Assegnare i migliori membri del team e preparare i progetti in anticipo sono due aspetti della pianificazione del team. Si tratta della cosiddetta pianificazione delle risorse, che ha dimostrato di aumentare la produttivit\u00e0 e ridurre le inefficienze, con il risultato di un lavoro pi\u00f9 rapido, efficiente e intelligente.<\/p>\n
La pianificazione del team favorisce la crescita del gruppo e riduce il turnover sfavorevole dei dipendenti.<\/p>\n
Offre alle persone un palcoscenico su cui possono mettere in mostra i loro particolari talenti ed essere riconosciute per i loro contributi. Inoltre, individua le aree in cui il personale pu\u00f2 migliorare le proprie competenze, in modo da essere pronto per il futuro. Inoltre, assicura che il team non sia n\u00e9 sovraccarico n\u00e9 sottoutilizzato – una tecnica nota come value for money – che massimizza la produttivit\u00e0 del team senza impoverirlo.<\/p>\n
Esaminando gli obiettivi del team, i suoi principi fondamentali e il modo in cui i membri lavorano insieme piuttosto che agire da soli, la pianificazione del team promuove anche la coesione.<\/p>\n
Quando i membri di un team si sentono responsabilizzati e impegnati, producono un lavoro eccellente e rimangono nel team, il che favorisce sia le prestazioni che la fidelizzazione dei dipendenti. Il fornitore di software per le paghe Gusto riporta che il 37% dei lavoratori cita “lavorare con un team eccellente” come motivazione principale per rimanere nella propria azienda.<\/p>\n
La pianificazione del team consente di anticipare i problemi prima che si presentino e di sviluppare piani per risolverli, come ad esempio i vincoli di risorse, i conflitti o i colli di bottiglia. \u00c8 l’epitome del proverbio “prevenire \u00e8 meglio che curare”.<\/p>\n
Contribuisce inoltre alla pianificazione della capacit\u00e0, una procedura strategica cruciale per determinare se l’azienda dispone delle risorse necessarie per i progetti in portafoglio. Se prevedete di essere sotto organico, una strategia di squadra accurata vi fornir\u00e0 anche materiale da presentare alla direzione per richiedere risorse aggiuntive.<\/p>\n
Un piano strategico del team descrive gli obiettivi che un team deve raggiungere per sostenere gli obiettivi generali dell’azienda. Un piano di esecuzione fornisce al team istruzioni dettagliate su come raggiungerli.<\/p>\n
Raggiungere un obiettivo non \u00e8 la stessa cosa che fissarne uno. Lo sviluppo di un piano di squadra completo, che comprenda sia la direzione strategica che l’organizzazione dell’attuazione, garantisce che il vostro gruppo mantenga gli impegni presi.<\/p>\n
Assicuratevi che i piani di esecuzione e di strategia siano ben collegati. Le cose andranno male se c’\u00e8 una discrepanza tra la strategia di esecuzione e il piano strategico del team.<\/p>\n
Un piano di esecuzione descrive ci\u00f2 che deve essere fatto, quando e da chi. Per garantire che ogni membro del team capisca come il suo contributo si inserisce nel quadro generale, \u00e8 utile fornire una panoramica delle interdipendenze. L’obiettivo \u00e8 quello di mettere tutti d’accordo.<\/p>\n
Inoltre, risolve un problema spesso trascurato sul posto di lavoro: le persone sono troppo imbarazzate per chiedere aiuto quando non sanno cosa fare. Non date mai per scontato che i membri del vostro team siano in grado di convertire da soli obiettivi astratti in strategie realizzabili basate sui compiti. Fornite loro una chiara tabella di marcia per il raggiungimento degli obiettivi individuali e organizzativi utilizzando la pianificazione di gruppo.<\/p>\n
La pianificazione del team prevede le seguenti fasi:<\/p>\n
Le seguenti persone devono essere coinvolte nella pianificazione del team:<\/p>\n
La pianificazione di gruppo richiede la partecipazione dell’intero gruppo. Intendiamo fare affari. Non \u00e8 solo un vantaggio. Il coinvolgimento di ogni membro del team nel processo di pianificazione \u00e8 fondamentale.<\/p>\n
\u00c8 nell’interesse dei team leader conoscere le risorse di cui dispongono e le competenze e i punti di forza che possiedono. Parlando con le persone che fanno il lavoro ogni giorno, i team leader possono valutare onestamente la fattibilit\u00e0 delle loro idee.<\/p>\n
Inoltre, conferisce a ciascun membro del team un senso di autorit\u00e0 e di responsabilit\u00e0 per l’anno a venire e chiarisce il loro importante ruolo all’interno del progetto complessivo.<\/p>\n
Il ruolo del team leader \u00e8 fondamentale. \u00c8 il collegamento tra il team e l’esecuzione operativa, nonch\u00e9 tra l’alta direzione e la strategia. Prende l’iniziativa nelle discussioni e garantisce che la giornata raggiunga i suoi obiettivi il giorno della sessione di pianificazione del team.<\/p>\n
Per avere queste conversazioni cruciali sulla pianificazione strategica, il team leader dovr\u00e0 interagire con un membro pi\u00f9 anziano dell’organizzazione. A seconda delle dimensioni e della struttura del team, pu\u00f2 trattarsi di un colloquio diretto con un membro dell’alta direzione. Pu\u00f2 anche trattarsi di un membro del middle management. In entrambi i casi, \u00e8 necessario che un senior manager comunichi gli obiettivi strategici al team a tutti i livelli della gerarchia dell’organizzazione.<\/p>\n
Pu\u00f2 essere utile ricorrere a un facilitatore esterno, soprattutto se il team \u00e8 numeroso. La loro esperienza professionale e la loro comprensione dei metodi di pianificazione del team possono aiutarvi a sviluppare un piano di squadra pi\u00f9 efficace di quanto potreste fare da soli.<\/p>\n
Possono essere molto utili anche nelle riunioni di pianificazione del team. Permettono al caposquadra di concentrarsi sull’interazione con il proprio team, supervisionando il programma e l’organizzazione della giornata.<\/p>\n
In linea di principio, la pianificazione del team dovrebbe avvenire una volta all’anno, dopo la presentazione della strategia generale dell’organizzazione. La strategia del team dovrebbe riguardare solo i sei-dodici mesi successivi. Se si aspetta pi\u00f9 di un anno, \u00e8 possibile che le priorit\u00e0 dell’azienda cambino e che il piano diventi obsoleto.<\/p>\n
\u00c8 consigliabile effettuare una valutazione trimestrale del vostro piano di squadra. Questo vi permetter\u00e0 di monitorare i progressi verso gli obiettivi e di cambiare rotta, se necessario, per raggiungerli.<\/p>\n
Rivedendo la vostra strategia di squadra, potete anticipare questi problemi e agire rapidamente per evitare che deraglino il vostro obiettivo annuale.<\/p>\n
Non esiste una formula fissa per la pianificazione di una squadra. Sta a voi elaborare una strategia che sia vantaggiosa per voi e per il vostro gruppo. Tuttavia, ci sono diversi elementi essenziali da includere.<\/p>\n
Per essere produttivi, i team devono riunirsi intorno a un obiettivo comune. Come minimo, questa sezione dovrebbe spiegare come il lavoro del team si inserisce nell’azienda nel suo complesso in termini operativi. Ma si pu\u00f2 anche parlare degli obiettivi e dei principi del team, a seconda della cultura della vostra organizzazione. Qual \u00e8 la passione del vostro team? Che cosa li rende attivi? Come comunicano con gli altri membri dell’azienda?<\/p>\n
L’allineamento strategico tra il team e l’azienda nel suo complesso \u00e8 illustrato nella sezione dedicata al piano strategico. Oltre a fornire dettagli di alto livello sulle azioni che il vostro team intraprender\u00e0, dovreste fare riferimento alle aree del piano organizzativo che il vostro team sosterr\u00e0. Queste devono essere classificate in ordine di importanza sia per gli obiettivi strategici che per la performance finanziaria.<\/p>\n
Questa sezione fornisce un piano dettagliato e basato sui compiti. Suddivide le attivit\u00e0 dell’anno in progetti di squadra distinti. Contiene dettagli sul calendario, le risorse necessarie, il budget, gli indicatori chiave di prestazione, ecc.<\/p>\n
Il piano di esecuzione pu\u00f2 aiutare a determinare l’interdipendenza dei progetti e a prevenire i conflitti, come le richieste contrastanti per le stesse risorse. Anticipando questi conflitti, \u00e8 possibile allocare le risorse in modo pi\u00f9 saggio ed evitare colli di bottiglia potenzialmente costosi.<\/p>\n
Un piano di esecuzione contribuisce anche alla pianificazione delle capacit\u00e0, consentendo di valutare la disponibilit\u00e0 delle risorse e di sviluppare piani adeguati per la realizzazione di progetti futuri.<\/p>\n
Uno degli elementi essenziali della pianificazione del team \u00e8 la pianificazione degli imprevisti. Se X, allora Y” \u00e8 la chiave. Se le circostanze cambiano, avete la libert\u00e0 di modificare o riorganizzare il vostro piano. Secondo uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review, i pianificatori “se-allora” hanno il 300% di probabilit\u00e0 di successo in pi\u00f9 rispetto ai pianificatori “fissi”. Quindi, se potete, inserite un po’ di flessibilit\u00e0 nel piano del vostro team.<\/p>\n
\u00c8 preferibile assegnare i membri del team a un altro progetto, piuttosto che lasciarli inattivi e sottoutilizzati, se uno dei vostri progetti dipende dal completamento puntuale del progetto di un altro team e la tabella di marcia di quel progetto slitta.<\/p>\n
Il modo in cui monitorerete i progressi rispetto alla strategia deve essere descritto nel piano del team. Questo piano pu\u00f2 essere applicato solo a livello di progetto o di team. Pu\u00f2 anche prendere in considerazione le prestazioni di ciascun membro del team separatamente. \u00c8 essenziale chiarire che i membri del team non saranno messi sotto pressione o umiliati se le loro prestazioni non raggiungono gli indicatori di performance chiave. L’obiettivo \u00e8 piuttosto quello di verificare che il piano vada nella giusta direzione e, in caso contrario, di apportare le modifiche necessarie per cambiare rotta.<\/p>\n
Mettete fine alla ricerca di un “modello di pianificazione delle risorse del team in Excel”. Investite invece in uno strumento di pianificazione del team adatto alle vostre esigenze.<\/p>\n