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Previsione e monitoraggio del budget<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Lo strumento di pianificazione delle risorse che scegliete deve aiutarvi a tenere traccia delle prestazioni di un progetto e delle ore fatturabili delle sue risorse. Se si supera questo numero, lo strumento deve indicare chiaramente che si \u00e8 superato il budget di tempo nel rapporto sul budget del progetto, in modo da poter intraprendere rapidamente un’azione correttiva.<\/p>\n
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Strumenti di reporting del progetto per un processo decisionale pi\u00f9 intelligente<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Un’altra caratteristica fondamentale \u00e8 il cruscotto di reporting che fornisce un’analisi accurata degli elementi vitali del progetto, come i budget, i tassi di utilizzo e le ore programmate.<\/p>\n
Pianificazione ottimizzata delle risorse con Teambook: una guida pratica<\/h2>\n
Vi abbiamo suggerito (anzi, fortemente suggerito \ud83d\ude09 ) di utilizzare Teambook per la vostra pianificazione delle risorse e a questo punto vi starete chiedendo come funziona.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Scopriamolo insieme:<\/span><\/p>\n
Creare un archivio di dati per il personale (risorse)<\/h3>\n
Create un archivio centralizzato dei vostri dipendenti, in modo da ottenere informazioni sulle loro competenze, ruoli, capacit\u00e0 e sedi in un colpo d’occhio. Questo inventario vi aiuter\u00e0 a\u00a0<\/span>tracciare le risorse<\/span>, organizzare la pianificazione,\u00a0<\/span>individuare le carenze di personale<\/span> e determinare rapidamente la persona migliore con cui lavorare.\u00a0\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Implementare i sistemi di gestione delle capacit\u00e0<\/h3>\n
Per esempio, la settimana lavorativa di 40 ore. Queste ore raramente sono dedicate esclusivamente al lavoro. Ci sono riunioni, mansioni amministrative, compiti ad hoc e, naturalmente, anche ferie e altre assenze per malattia. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Ci sono vari sistemi che potete mettere in atto per gestire la capacit\u00e0 del vostro team.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Creare politiche di congedo. Stabilite in anticipo le condizioni specifiche in cui \u00e8 possibile usufruire dei congedi. Potrebbe trattarsi di permessi retribuiti per un numero limitato di giorni, o di permessi annuali obbligatori da prendere ogni anno, o di permessi per malattia quando il membro del team si ammala.<\/span><\/li>\n
- Importate automaticamente i giorni festivi nel vostro strumento di pianificazione delle risorse. In Teambook abbiamo pi\u00f9 clienti con dipendenti sparsi in diversi paesi\/continenti. \u00c8 frequente che i membri del team abbiano un giorno festivo diverso nel corso di un progetto. Per evitare di perdere le scadenze, pianifichiamo in base ai giorni festivi e non assegniamo compiti nei giorni di riposo. I giorni festivi di ciascun membro del team sono definiti in Teambook, in modo che i manager sappiano quando saranno in ritardo.<\/span><\/li>\n
- Gestire le richieste di ferie. Assicuratevi che le richieste di ferie vengano esaminate prima di essere approvate. Questo processo dovrebbe coinvolgere il manager del membro del team, che ha una buona idea del carico di lavoro della persona e pu\u00f2 approvare o rifiutare la richiesta.<\/span><\/li>\n
- Incoraggiate il vostro team a sincronizzare il calendario con lo strumento di pianificazione delle risorse. Le riunioni spesso occupano gran parte del tempo del team senza che i project manager se ne accorgano. Tenete sotto controllo le riunioni imminenti e ricorrenti per avere un’idea realistica della capacit\u00e0 del vostro team.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Pianificare le risorse necessarie e la loro disponibilit\u00e0<\/h3>\n
Determinate le persone di cui avete bisogno per il vostro progetto in base ai requisiti del progetto stesso. Quali funzioni sono richieste? Quali competenze sono richieste? Questo \u00e8 un buon momento per consultare il vostro archivio di risorse.<\/p>\n
Quindi stabilite se queste persone sono disponibili a lavorare sul vostro progetto. Sono gi\u00e0 assegnate a un altro progetto? Sono disponibili durante il progetto?<\/p>\n
Abbinare le risorse ai compiti<\/h3>\n
- Importate automaticamente i giorni festivi nel vostro strumento di pianificazione delle risorse. In Teambook abbiamo pi\u00f9 clienti con dipendenti sparsi in diversi paesi\/continenti. \u00c8 frequente che i membri del team abbiano un giorno festivo diverso nel corso di un progetto. Per evitare di perdere le scadenze, pianifichiamo in base ai giorni festivi e non assegniamo compiti nei giorni di riposo. I giorni festivi di ciascun membro del team sono definiti in Teambook, in modo che i manager sappiano quando saranno in ritardo.<\/span><\/li>\n
- Creare politiche di congedo. Stabilite in anticipo le condizioni specifiche in cui \u00e8 possibile usufruire dei congedi. Potrebbe trattarsi di permessi retribuiti per un numero limitato di giorni, o di permessi annuali obbligatori da prendere ogni anno, o di permessi per malattia quando il membro del team si ammala.<\/span><\/li>\n
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- Come possiamo consegnare questo progetto nei tempi e nei costi previsti?<\/em><\/li>\n
- Come posso garantire il completamento del progetto senza sovraccaricare il mio team?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
In questa guida introduttiva scoprirete cos’\u00e8 la pianificazione delle risorse, perch\u00e9 \u00e8 importante, cosa cercare in un pianificatore di risorse e da dove iniziare a creare il vostro piano di risorse.\u00a0<\/span><\/p>\n
Abbiamo realizzato e aggiornato questa guida sulla base di numerose discussioni con i nostri clienti di Teambook, che lavorano come gestori di risorse, coordinatori di progetti e responsabili operativi in aziende di tutte le dimensioni, da 10 dipendenti a oltre 100. Sulla base dei risultati ottenuti, abbiamo incluso una sintesi di come redigere il vostro piano delle risorse.<\/p>\n
Che cos’\u00e8 la pianificazione delle risorse?<\/h2>\n
La pianificazione delle risorse \u00e8 il processo di determinazione delle risorse necessarie per completare i progetti, e quindi di allocazione e pianificazione del lavoro in base alle capacit\u00e0 del team.\u00a0<\/span><\/p>\n
Pianificare le risorse comporta:\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Capire chi deve lavorare su quale progetto e quando\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Determinare chi \u00e8 disponibile a svolgere il lavoro\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Decidere il miglior utilizzo del tempo del team\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Trovare compromessi tra priorit\u00e0 contrastanti<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Ad esempio, uno dei nostri clienti, un’agenzia di marketing, organizza riunioni settimanali di pianificazione delle risorse, alle quali partecipano tutti i project manager. Durante queste riunioni, la schermata di pianificazione di T<\/span>eambook \u00e8 lo strumento centrale, che consente di visualizzare le disponibilit\u00e0 di tutti, filtrate in base a competenze specifiche, e di prendere decisioni sul personale. Teambook viene quindi aggiornato in tempo reale e le informazioni vengono trasmesse a tutti i membri del team, tramite sincronizzazione automatica delle agende o anche tramite notifica via e-mail.<\/p>\n
Perch\u00e9 \u00e8 importante la pianificazione delle risorse?<\/h2>\n
La pianificazione delle risorse fornisce una base affidabile per l’avvio dei progetti e migliora le\u00a0<\/span>probabilit\u00e0 di consegnarli nei tempi e nel budget<\/span>.<\/span>.<\/p>\n
Creare un piano di risorse completo prima dell’inizio di un progetto vi aiuta a:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Aumenta la tua efficienza, perch\u00e9 sai quali risorse ti servono e come sono\u00a0<\/span>assegnate alle attivit\u00e0 del progetto<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Migliorate le percentuali di successo dei progetti abbinando i giusti set di competenze alle giuste mansioni.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Tracciate le variazioni di capacit\u00e0 e disponibilit\u00e0 in modo da essere pronti a rispondere a esigenze di risorse impreviste.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Monitorare i progressi in modo che i progetti rispettino il budget e il lavoro sia in linea con i tempi. \u00c8 possibile vedere su cosa deve lavorare ogni persona e per quanto tempo.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Pianificate e prevedete la disponibilit\u00e0 delle risorse per i progetti futuri, consentendo al vostro team di organizzarsi meglio a lungo termine.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Migliorare la soddisfazione sul lavoro e la fidelizzazione del team: meno burnout o membri del team sopraffatti.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Cosa succede quando si trascura di pianificare le risorse?<\/h2>\n
Lasciare da parte la pianificazione delle risorse spesso porta ad assunzioni non necessarie e a un sottoutilizzo delle risorse esistenti. Ricordiamo ancora un ex reclutatore di un colosso digitale che ci disse che lei e molti dei suoi collaboratori non erano occupati nonostante fossero in azienda da diversi mesi. Passarono alcuni mesi e poi arrivarono una serie di licenziamenti su larga scala e la sospensione delle assunzioni!<\/p>\n
D’altra parte, una pianificazione rigorosa delle risorse assicura che le assunzioni avvengano solo quando sono necessarie. Quando i compiti sono assegnati e svolti correttamente, non solo offrono al team opportunit\u00e0 di sviluppo professionale, ma fanno anche risparmiare l’azienda. In breve, l’efficacia delle sue azioni viene decuplicata, con un’influenza positiva sui profitti.<\/p>\n
\n\n\nCome creare un piano delle risorse? 5 fasi del processo di pianificazione delle risorse<\/h2>\n
Abbiamo parlato con alcuni dei nostri clienti per capire come si comportano nella pianificazione delle risorse. Sulla base di quanto abbiamo appreso e osservato, abbiamo definito un processo che potete utilizzare per iniziare.<\/p>\n
La pianificazione delle risorse \u00e8 raramente un affare di una sola persona. Pu\u00f2 comportare l’organizzazione di una riunione di risorse con i project manager o i responsabili operativi. \u00c8 anche possibile organizzare riunioni di pianificazione asincrone in Slack, come facciamo noi di Teambook.<\/p>\n
\n\nQualunque sia il processo scelto, la pianificazione delle risorse dovrebbe avere un aspetto simile a questo:<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\nDefinire le attivit\u00e0 del progetto e le risorse disponibili<\/h3>\n
Descrivete i compiti del progetto. Alcuni compiti sono pi\u00f9 prioritari di altri? Alcuni dovrebbero essere concentrati all’inizio o alla fine del progetto?<\/span><\/p>\n
In parallelo, fate il punto sulle vostre risorse attuali. Chi \u00e8 disponibile a svolgere il lavoro? Quelle ressource est en double emploi ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Per esempio, se si utilizza Teambook, probabilmente si comincer\u00e0 a guardare la propria agenda per i prossimi mesi per determinare la disponibilit\u00e0:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
![\"Guida](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_IT-1.png\" "\\"\\"")
<\/p>\nAllocazione del lavoro in base a disponibilit\u00e0, competenze e interessi<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h3>\n
Assegnare i compiti ai membri del team che possono svolgere il lavoro utilizzando il vostro strumento di gestione delle risorse.\u00a0 Quando assegnate i compiti, tenete conto delle competenze e degli interessi dei membri del team.<\/span>
\nLe assegnazioni nello strumento di gestione delle risorse devono essere l’unica fonte di verit\u00e0, in modo che tutti sappiano cosa devono fare e quando.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\nPuoi saperne di pi\u00f9 in questo articolo <\/span>sull’allocazione delle risorse<\/span>.\u00a0<\/span><\/p>\n
Tenere conto delle richieste future di risorse<\/h3>\n
Un passo importante (ma difficile) \u00e8 pianificare il lavoro da svolgere e assicurarsi di avere le persone giuste per farlo. Dovete prevedere i compiti inattesi che potrebbero sorgere in futuro e allocare tempo o risorse supplementari per assicurarvi di avere le persone giuste per svolgerli.<\/p>\n
Ottenere un feedback dalle parti interessate sulle assegnazioni proposte<\/h3>\n
Anche se un membro del team \u00e8 assegnato esclusivamente al vostro progetto, dovete tenervi in contatto con altri project manager o manager funzionali per tenere d’occhio le richieste della risorsa.<\/span><\/p>\n
Teambook, ad esempio, offre l’uso di diversi “team” che consentono di vedere il carico dei membri, anche se sono impegnati in un altro team, al fine di evitare conflitti di programmazione e overbooking. \u00a0<\/span><\/p>\n
Se necessario, modificate il vostro piano di risorse<\/h3>\n
Sar\u00e0 necessario aggiornare regolarmente il piano delle risorse (si consiglia almeno una volta alla settimana) man mano che il progetto procede a causa di modifiche impreviste, approvazioni lente, aggiustamenti imprevisti dell’ambito, ecc. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Avete bisogno di strumenti di pianificazione delle risorse?<\/h2>\n
- Migliorate le percentuali di successo dei progetti abbinando i giusti set di competenze alle giuste mansioni.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Determinare chi \u00e8 disponibile a svolgere il lavoro\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Come posso garantire il completamento del progetto senza sovraccaricare il mio team?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
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