- \n
- Les personnes.<\/li>\n<\/ul>\n
Qu’est-ce qui est souvent oubli\u00e9 dans la gestion de projet ?<\/em><\/p>\n
- \n
- Les personnes.<\/li>\n<\/ul>\n
La plupart des organisations s’accordent sur un point : Les personnes, les ressources, sont l’atout le plus pr\u00e9cieux d’une entreprise. Ils attirent les clients, ils proposent des id\u00e9es de d\u00e9veloppement commercial, ils font le travail et, \u00e9videmment, ce sont eux qui font circuler l’argent.<\/p>\n
Cependant, ces ressources sont limit\u00e9es et trop d’organisations ne parviennent pas \u00e0 maximiser leur utilisation.<\/p>\n
La cause principale est li\u00e9e \u00e0 l’\u00e9volution de la situation \u00e9conomique actuelle et \u00e0 la mani\u00e8re dont ces organisations y font face.<\/p>\n
Cet article explique comment la maximisation de l’utilisation des ressources est un d\u00e9fi qui se transforme souvent en probl\u00e8me et comment une planification efficace des capacit\u00e9s, associ\u00e9e \u00e0 une gestion des ressources, fait partie de la solution.<\/p>\n
Comprendre le d\u00e9fi de la plupart des organisations\u00a0<\/h2>\n
Avant d’aborder la gestion des ressources et la planification des capacit\u00e9s, examinons un concept de base qui est \u00e0 l’origine des probl\u00e8mes de ressources de toutes les entreprises.<\/p>\n
C’est \u00e0 la fois le meilleur ami et le pire ennemi d’une organisation :<\/p>\n
Vous l’avez peut-\u00eatre devin\u00e9 : La demande.<\/p>\n
Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, la demande excessive. Lorsqu’elle devient incontr\u00f4lable et que l’organisation ne parvient pas \u00e0 la g\u00e9rer avec les ressources et le temps limit\u00e9s dont elle dispose.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Image par Jan Va\u0161ek<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
La demande peut prendre de nombreuses formes, telles que\u00a0:<\/p>\n
- \n
- des initiatives strat\u00e9giques de petite ou de grande envergure<\/li>\n
- travail de soutien<\/li>\n
- r\u00e9unions<\/li>\n
- …<\/li>\n<\/ul>\n
En bref, la demande repr\u00e9sente tout le travail qui n\u00e9cessite des ressources (les personnes).<\/p>\n
Les organisations \u00e9voluent dans une \u00e9conomie hautement comp\u00e9titive, o\u00f9 la demande et la pression pour r\u00e9duire les co\u00fbts ne cessent d’augmenter.<\/p>\n
Pour rester comp\u00e9titives, de nombreuses organisations r\u00e9agissent en r\u00e9duisant leurs ressources et en accueillant toutes les demandes \u00e0 bras ouverts. La plupart du temps sans \u00eatre s\u00fbres de disposer des ressources n\u00e9cessaires pour mener \u00e0 bien de nouveaux projets.<\/p>\n
Rapidement, la demande devient incontr\u00f4lable, les projets s’accumulent, les ressources sont d\u00e9bord\u00e9es, les retards apparaissent et les clients m\u00e9contents commencent \u00e0 faire entendre leur voix.<\/p>\n
Tel est le d\u00e9fi.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nEnsuite, si la demande augmente et que les ressources diminuent, comment faire face \u00e0 ce probl\u00e8me ?<\/p>\n
Votre meilleure solution : contr\u00f4ler l’ampleur de cette demande.<\/p>\n
C’est l\u00e0 que la planification des capacit\u00e9s et la gestion des ressources entrent en jeu.<\/p>\n
Diff\u00e9rence entre la planification des capacit\u00e9s et la gestion des ressources<\/strong><\/h2>\n
Ces deux concepts semblent \u00eatre une zone de flou pour de nombreuses personnes.<\/p>\n
Quelle est la diff\u00e9rence ?<\/p>\n
N’est-ce pas la m\u00eame chose ?<\/p>\n
Non, ce n’est pas la m\u00eame chose.<\/p>\n
Si une organisation veut utiliser au mieux ses ressources, il est fondamental de comprendre en quoi ces deux concepts diff\u00e8rent et o\u00f9 ils se rejoignent.<\/p>\n
La gestion des ressources et la planification des capacit\u00e9s sont deux choses distinctes qui sont trait\u00e9es par deux parties prenantes diff\u00e9rentes, \u00e0 deux niveaux diff\u00e9rents au sein de l’organisation.<\/p>\n
Planification des capacit\u00e9s<\/strong><\/h3>\n
La planification des capacit\u00e9s se fait \u00e0 un niveau strat\u00e9gique \u00e0 plus long terme, par ceux qui s\u00e9lectionnent le travail.<\/p>\n
Son r\u00f4le est de s’assurer que l’organisation dispose des ressources n\u00e9cessaires pour un projet, \u00e0 un moment pr\u00e9cis. Cela signifie qu’il faut tenir compte de la disponibilit\u00e9 des ressources pour d\u00e9cider dans quelle demande (d’un portefeuille de demandes) investir et \u00e0 quel moment.<\/p>\n
Pour ce faire, les responsables de la planification des capacit\u00e9s vont prendre en consid\u00e9ration des \u00e9l\u00e9ments tels que les heures de travail, les qualifications, les comp\u00e9tences et le rendement moyen du travail.<\/p>\n
Il s’agit encore d’une \u00e9tape assez impersonnelle o\u00f9 la capacit\u00e9 est \u00e9valu\u00e9e en fonction du r\u00f4le et du type requis plut\u00f4t qu’en fonction du nom exact d’une ressource.<\/p>\n
S’ils le font correctement, les responsables ne devraient pas avoir de mauvaises surprises quant aux comp\u00e9tences et aux r\u00f4les manquants au moment o\u00f9 le projet d\u00e9marre.<\/p>\n
Gestion des ressources<\/strong><\/h3>\n
La gestion des ressources se fait au niveau de la direction, par les personnes charg\u00e9es de maximiser l’utilisation de ces ressources.<\/p>\n
Il s’agit de la s\u00e9lection et de l’affectation de ressources (internes et externes) \u00e0 des activit\u00e9s planifi\u00e9es et non planifi\u00e9es, ainsi que de la gestion des donn\u00e9es relatives aux ressources (comp\u00e9tences, r\u00f4le, co\u00fbt, dates, taux horaire,…).<\/p>\n
L’affectation des ressources se fait g\u00e9n\u00e9ralement en trois \u00e9tapes afin de s’assurer que les ressources requises et nomm\u00e9es sont finalement allou\u00e9es au projet :<\/p>\n
\u00c9tape 1 :<\/p>\n
La premi\u00e8re \u00e9tape se d\u00e9roule \u00e0 un niveau pr\u00e9coce et \u00e0 long terme, lorsque les chefs de projet demandent des ressources par r\u00f4le ou par comp\u00e9tence pour un projet futur. Contrairement \u00e0 la planification des capacit\u00e9s, le processus va ici plus loin puisque les ressources sont officiellement demand\u00e9es et non plus seulement \u00e9valu\u00e9es. Il s’agit de l’\u00e9tape des besoins.<\/p>\n
\u00c9tape 2 :<\/p>\n
Lorsque la date du projet approche, les responsables de service peuvent savoir avec plus de pr\u00e9cision si une personne sp\u00e9cifique (correspondant aux comp\u00e9tences et au r\u00f4le demand\u00e9s pr\u00e9c\u00e9demment) sera disponible pour ce projet et ils peuvent ainsi nommer une ressource probable. C’est ce qu’on appelle une \u00ab\u00a0soft booking\u00a0\u00bb ou une \u00ab\u00a0r\u00e9servation\u00a0\u00bb.<\/p>\n
\u00c9tape 3 :<\/p>\n
Quelques semaines avant le d\u00e9but du projet, lorsque la disponibilit\u00e9 de la ressource d\u00e9sign\u00e9e est certaine, le chef de projet peut enfin confirmer la r\u00e9servation de cette ressource. Cette derni\u00e8re \u00e9tape est la r\u00e9servation ferme, ou l’allocation.\u00a0<\/p>\n
L’importance de ces deux t\u00e2ches pour une organisation<\/h2>\n
Les d\u00e9finitions de la planification des capacit\u00e9s et de la gestion des ressources sont assez explicites.<\/p>\n
Une gestion efficace de ces deux t\u00e2ches et une bonne communication transversale entre les responsables permettront \u00e0 l’organisation de contr\u00f4ler la taille du requin de la demande et de limiter son impact (sur les ressources et les clients).<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Image par rawpixel<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Ce qui, en fin de compte, devrait conduire \u00e0 :<\/p>\n
- \n
- Portefeuille \u00e9quilibr\u00e9 de la demande<\/li>\n
- Une meilleure productivit\u00e9<\/li>\n
- Meilleure utilisation des ressources (pas de surcharge de travail, comp\u00e9tences adapt\u00e9es au travail)<\/li>\n
- Une meilleure valeur ajout\u00e9e<\/li>\n
- Un personnel heureux (gr\u00e2ce \u00e0 une meilleure utilisation des ressources)<\/li>\n
- Des clients satisfaits (gr\u00e2ce \u00e0 une meilleure valeur et \u00e0 des d\u00e9lais respect\u00e9s)<\/li>\n<\/ul>\n
Voici un tableau r\u00e9capitulatif :<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nBienvenue dans le monde de la planification des capacit\u00e9s et de la gestion des ressources<\/strong><\/h2>\n
Cet article est une introduction \u00e0 ces deux concepts. Il vous donne le contexte n\u00e9cessaire pour comprendre o\u00f9 de nombreuses organisations \u00e9chouent lorsqu’elles doivent faire face \u00e0 une demande et \u00e0 des ressources limit\u00e9es.<\/p>\n
Il vous indique \u00e9galement comment \u00e9viter de tomber dans le m\u00eame pi\u00e8ge : gr\u00e2ce \u00e0 une approche efficace de la planification des capacit\u00e9s et de la gestion des ressources.<\/p>\n
Mais tout cela est th\u00e9orique, c’est-\u00e0-dire qu’il s’agit d’une situation id\u00e9ale.<\/p>\n
Comme d’habitude, la r\u00e9alit\u00e9 est toute autre.<\/p>\n
Il n’est pas rare que les entreprises n\u00e9gligent totalement la planification de la capacit\u00e9 et programment des projets sans \u00eatre s\u00fbres de disposer des ressources n\u00e9cessaires. Souvent, cela est d\u00fb \u00e0 un manque de donn\u00e9es et de visibilit\u00e9 sur la disponibilit\u00e9 des ressources.<\/p>\n\n\n\n
![\"conclusion-contract\"](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2019\/03\/conclusion-of-the-contract-3100563_1920-1024x767.jpg\" "\\"\\"")
\n\n Image par Capri23auto<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Les chefs de service ont \u00e9galement tendance \u00e0 sous-estimer ou \u00e0 oublier le temps n\u00e9cessaire \u00e0 la r\u00e9alisation d’activit\u00e9s \u00ab\u00a0secondaires\u00a0\u00bb qui ne sont pas \u00e9valu\u00e9es dans le cadre de la planification des capacit\u00e9s, telles que les t\u00e2ches administratives ou les r\u00e9unions du personnel.<\/p>\n
Lorsqu’elles s’additionnent, ces activit\u00e9s peuvent facilement commencer \u00e0 grignoter le temps calcul\u00e9 pour des projets plus importants.<\/p>\n
Il est \u00e9galement important de comprendre que la planification des capacit\u00e9s et la gestion des ressources doivent aller de pair. Les chefs de projet et de service doivent communiquer s’ils veulent \u00e9viter le chaos (d\u00e9lais non respect\u00e9s, travailleurs surcharg\u00e9s, clients m\u00e9contents…) au sein de l’organisation.<\/p>\n
C’est un point que de nombreuses entreprises ne parviennent toujours pas \u00e0 comprendre ou \u00e0 mettre en \u0153uvre.<\/p>\n
N’oublions pas non plus que les gestionnaires travaillent avec un nombre limit\u00e9 de ressources partag\u00e9es. Cela signifie que ces gestionnaires peuvent \u00eatre en concurrence lorsqu’il s’agit de d\u00e9cider quel projet a la priorit\u00e9 pour utiliser les ressources partag\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
![\"competition-business\"](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2019\/03\/business-3192205_1920-1024x632.jpg\" "\\"\\"")
\n\n Image par rawpixel<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Comme vous le voyez, la planification des capacit\u00e9s et la gestion des ressources comportent beaucoup de pi\u00e8ces mobiles, d’incertitudes et d’hypoth\u00e8ses. Les concepts sont simples, mais leur mise en \u0153uvre r\u00e9ussie est un autre d\u00e9fi pour les organisations.<\/p>\n
Heureusement, il existe de nombreux conseils, meilleures pratiques et outils pour vous guider.<\/p>\n
Mais c’est un sujet pour un autre article.<\/p>\n
Nous pouvons toutefois vous donner un bon point de d\u00e9part. Si vous continuez \u00e0 suivre vos ressources et vos projets sur des feuilles de calcul, il est temps de vous en d\u00e9barrasser.<\/p>\n
- Les personnes.<\/li>\n<\/ul>\n