On vous a confi\u00e9 un travail, avec pour seule exigence la date butoire ? Un calendrier de travail vous aidera \u00e0 r\u00e9aliser les t\u00e2ches sp\u00e9cifiques sans stress !<\/p>\n
Lorsque les chefs de projet sont confront\u00e9s \u00e0 une \u00e9ch\u00e9ance imminente, bien souvent ils ne savent pas par o\u00f9 commencer, alors quelles mesures prendre ?<\/p>\n
Qu’est-ce qu’un calendrier de travail ? En quoi cela est-il important ? D\u00e9couvrons ensemble dans ce guide.<\/p>\n
Contrairement aux m\u00e9thodes conventionnelles de planification des projets, le calendrier de travail est un outil qui retrace la chronologie d’un projet depuis la date de livraison jusqu’\u00e0 la date de commencement. Si vous ne disposez que de la date limite du projet, vous devez proc\u00e9der \u00e0 une r\u00e9troconception de la chronologie.<\/p>\n
Un calendrier de travail, pour le dire simplement, est un calendrier qui, au lieu d’\u00e9num\u00e9rer les activit\u00e9s du d\u00e9but \u00e0 la fin, identifie l’ach\u00e8vement des t\u00e2ches de la fin au d\u00e9but, en indiquant clairement celles qui doivent \u00eatre achev\u00e9es \u00e0 une certaine date. Un calendrier invers\u00e9 est un autre nom pour un calendrier de travail. Il vous aide \u00e0 d\u00e9terminer les r\u00e9ponses \u00e0 des questions telles que :<\/p>\n
Les gestionnaires de projet divisent le temps en parties distinctes et utilisent un calendrier de travail. Chaque brique a \u00e9t\u00e9 construite sur les blocs qui l’ont pr\u00e9c\u00e9d\u00e9e. Cette m\u00e9thode est particuli\u00e8rement utile pour les projets men\u00e9s dans les grandes entreprises, car la r\u00e9alisation des objectifs du projet d\u00e9pend de la capacit\u00e9 \u00e0 pr\u00e9voir avec pr\u00e9cision les d\u00e9lais d’ach\u00e8vement du projet. Elle permet \u00e9galement \u00e0 tout le monde de savoir combien de temps il reste avant la date limite.<\/p>\n
Supposons que vous travailliez comme organisateur de mariages et que vous disposiez de cinq mois pour organiser un mariage pour cent invit\u00e9s. Vous avez besoin d’un plan de travail pour vous assurer que vous franchissez toutes les \u00e9tapes jusqu’au mariage, car vous savez que la date de livraison ne changera pas.<\/p>\n
Le plus souvent, vous commencerez par d\u00e9terminer ce qui doit \u00eatre fait \u00e0 la derni\u00e8re minute et vous remonterez le cours du temps pour d\u00e9terminer ce qui peut \u00eatre fait plus t\u00f4t.<\/p>\n
La date d’ach\u00e8vement \u00e9tant grav\u00e9e dans le marbre, elle fa\u00e7onne et influence toujours les \u00e9l\u00e9ments de la liste des t\u00e2ches que vous cochez au fur et \u00e0 mesure qu’elles sont accomplies.<\/p>\n
Lorsque l’on travaille sur des projets complexes comportant de nombreux \u00e9l\u00e9ments mobiles, le calendrier de travail est tr\u00e8s utile pour s’assurer que chaque t\u00e2che re\u00e7oit l’attention n\u00e9cessaire au bon moment.<\/p>\n
Ils sont importants pour les quatre raisons cl\u00e9s suivantes :<\/p>\n
Les calendriers de travail donnent une vue d’ensemble des actions n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation d’un projet ainsi que de son calendrier. Il peut \u00eatre plus facile de rep\u00e9rer les probl\u00e8mes et d’apporter les corrections n\u00e9cessaires gr\u00e2ce \u00e0 cette aide visuelle. La possibilit\u00e9 de savoir qui effectue quel travail et \u00e0 quel moment contribuera \u00e0 am\u00e9liorer la communication au sein de l’\u00e9quipe. Les calendriers de travail \u00e9vitent les erreurs qui r\u00e9sultent d’un d\u00e9passement de calendrier et responsabilisent tout le monde.<\/p>\n
Ils allouent des ressources aux projets en cours et c\u00e9l\u00e8brent l’accomplissement de certaines \u00e9tapes du projet. Par exemple, si un gestionnaire de projet sait que quelqu’un sera disponible un jour donn\u00e9, il peut attribuer le travail \u00e0 la personne appropri\u00e9e au moment opportun.<\/p>\n
Les calendriers de travail peuvent \u00eatre utilis\u00e9s pour identifier les cas o\u00f9 le temps allou\u00e9 \u00e0 un certain travail n’est pas raisonnable. Pour montrer aux parties prenantes dans quelle mesure le d\u00e9lai est r\u00e9aliste ou si des ressources suppl\u00e9mentaires sont n\u00e9cessaires pour respecter la date d’ach\u00e8vement, il est possible d’utiliser un calendrier de retraitement.<\/p>\n
L’\u00e9laboration d’un calendrier de travail vous permet de visualiser votre projet et les dates d’\u00e9ch\u00e9ance d’une mani\u00e8re pratique. Les calendriers de travail, contrairement aux calendriers lin\u00e9aires, vous aident \u00e0 segmenter votre projet en t\u00e2ches et en \u00e9tapes distinctes pour une planification et une r\u00e9alisation efficaces. Des calendriers de travail d\u00e9taill\u00e9s permettent de s’assurer que rien n’a \u00e9t\u00e9 oubli\u00e9.<\/p>\n
Un calendrier de travail vous permet d’organiser vos t\u00e2ches \u00e0 l’avance. En \u00e9liminant les distractions li\u00e9es \u00e0 d’autres aspects de votre projet, vous pourrez vous concentrer sur un seul aspect \u00e0 la fois, ce qui augmentera votre productivit\u00e9 et r\u00e9duira votre niveau de stress.<\/p>\n
Ces rep\u00e8res vous aident \u00e0 :<\/p>\n
Si votre projet a une date d’ach\u00e8vement fixe, il est plus probable que vous adoptiez un calendrier de travail, quelles que soient les ressources n\u00e9cessaires. Cela signifie que le dernier jour, vous commencerez par la derni\u00e8re t\u00e2che. L’affectation des ressources se fera \u00e0 l’envers, ce qui vous aidera \u00e0 d\u00e9terminer quand vous aurez besoin de quoi.<\/p>\n
En programmant des sp\u00e9cialistes particuliers pour votre projet, vous utiliserez \u00e9galement l’allocation invers\u00e9e des ressources. Lorsque vous d\u00e9veloppez un produit technique, par exemple, et que vous savez qu’un seul employ\u00e9 de votre organisation poss\u00e8de les connaissances n\u00e9cessaires, vous pouvez faire en sorte que cet employ\u00e9 travaille sur la mission un jour donn\u00e9. Afin de vous assurer que tout est en ordre et que vous pouvez utiliser cette ressource au moment opportun, vous devrez \u00e9galement r\u00e9partir les t\u00e2ches en commen\u00e7ant par cette date et en remontant dans le temps.<\/p>\n
D’une part, il est difficile de pr\u00e9voir toutes les difficult\u00e9s, les retards ou les complications impr\u00e9vus. Le calendrier reste une proc\u00e9dure manuelle… et il peut ainsi s’av\u00e9rer difficile de g\u00e9rer des situations impr\u00e9vues. Deux options pour \u00a0\u00e9viter les prolongations de d\u00e9lai s’offrent \u00e0 vous : commencer le projet plus t\u00f4t ou ajouter du personnel suppl\u00e9mentaire!<\/p>\n
Par ailleurs, il est essentiel de tenir compte du temps qu’il vous faudra, \u00e0 vous et \u00e0 votre \u00e9quipe, pour accomplir les t\u00e2ches. Si vos estimations sont erron\u00e9es, vous devrez revenir en arri\u00e8re et r\u00e9viser votre programme plusieurs fois jusqu’\u00e0 ce qu’il soit parfait.<\/p>\n
Une autre difficult\u00e9 consiste \u00e0 planifier tous vos projets et t\u00e2ches pour qu’ils soient termin\u00e9s dans un certain d\u00e9lai alors que vous \u00eates soumis \u00e0 une pression temporelle. Discutez ouvertement avec votre client pour ajuster le projet afin de respecter le d\u00e9lai si vous pensez que votre \u00e9quipe ne sera pas en mesure d’y parvenir.<\/p>\n
Il existe plusieurs fa\u00e7ons de rem\u00e9dier aux inconv\u00e9nients de la planification. L’utilisation d’un outil de gestion de ressources projet , tel que Teambook, est un moyen de simplifier et automatiser une partie du travail et \u00e9viter d’avoir \u00e0 tout mettre \u00e0 jour \u00e0 la main en une seule fois.<\/p>\n
Vous devez pour \u00e9tablir votre propre calendrier de travail :<\/p>\n
Les proc\u00e9dures pour faire des calendriers sont les suivantes :<\/p>\n
D\u00e9terminez le temps qu’il vous faudra pour respecter les d\u00e9lais et attribuez les \u00e9quipes, les produits \u00e0 livrer et les dates d’\u00e9ch\u00e9ance dans l’ordre appropri\u00e9. Pour d\u00e9cider des dates d’\u00e9ch\u00e9ance appropri\u00e9es, vous devrez vous coordonner avec votre \u00e9quipe, ainsi qu’avec vos clients et d’autres parties concern\u00e9es.<\/p>\n
C’est ici que les sp\u00e9cificit\u00e9s du plan de projet entrent en jeu. Au d\u00e9but d’un grand projet, il est bon de pr\u00e9voir au moins deux versions diff\u00e9rentes, par exemple un sc\u00e9nario optimiste et un sc\u00e9nario pessimiste.<\/p>\n
Demandez conseil \u00e0 vos coll\u00e8gues si vous n’\u00eates pas s\u00fbr de la dur\u00e9e d’une t\u00e2che ou de sa place dans votre calendrier invers\u00e9. Ils peuvent vous donner une meilleure id\u00e9e de la dur\u00e9e des t\u00e2ches et de ce qui doit \u00eatre fait avant que les t\u00e2ches plus proches de la date limite ne puissent \u00eatre entam\u00e9es.<\/p>\n
Il est important de comprendre l’\u00e9tendue et les ressources de votre organisation lors de l’organisation d’un calendrier de reprise du travail ou de tout autre projet, afin que les membres de l’\u00e9quipe se voient attribuer des t\u00e2ches de mani\u00e8re appropri\u00e9e. La r\u00e9affectation de projets ou de ressources provenant d’autres projets est un autre moyen de se pr\u00e9parer \u00e0 l’incertitude des projets. R\u00e9fl\u00e9chissez si vous avez besoin d’une aide suppl\u00e9mentaire pour respecter un d\u00e9lai sugg\u00e9r\u00e9.<\/p>\n
Lors de l’attribution des responsabilit\u00e9s, tenez compte de l’impact que les vacances, les cong\u00e9s de maladie et les autres jours f\u00e9ri\u00e9s ont sur les r\u00e9sultats du projet. \u00a0Il vous sera plus facile d’estimer avec pr\u00e9cision le nombre de jours de travail de l’\u00e9quipe si vous \u00eates au courant de ce qui se passe pour les membres de votre \u00e9quipe.<\/p>\n
L’alignement des ressources sur les phases est n\u00e9cessaire pour un r\u00e9troplanning efficace, aussi faut-il s’assurer que les bonnes personnes ou \u00e9quipes travaillent sur un travail donn\u00e9. Les ressources financi\u00e8res, les moyens de transport et toute une s\u00e9rie d’autres ressources doivent \u00eatre align\u00e9s sur les points de r\u00e9f\u00e9rence \u00e9tablis.<\/p>\n
L’utilisation d’une application de gestion des ressources, telle que Teambook, est l’une des m\u00e9thodes les plus efficaces pour allouer vos ressources projets, surtout dans des environnements dynamiques.<\/p>\n
Vous devrez peut-\u00eatre essayer plusieurs calendriers pour d\u00e9terminer celui qui convient le mieux \u00e0 vos projets. Votre premier projet ne doit pas \u00eatre le dernier ; vous devrez peut-\u00eatre exp\u00e9rimenter pendant un certain temps pour trouver le calendrier id\u00e9al.<\/p>\n
Les gestionnaires de projet peuvent rapidement et facilement construire diverses maquettes \u00e0 l’aide des technologies modernes de planification. Apr\u00e8s avoir \u00e9labor\u00e9 un calendrier de travail, il convient de demander l’avis des membres de l’\u00e9quipe et des parties prenantes et d’y apporter les modifications n\u00e9cessaires.<\/p>\n
Veillez \u00e0 ce que tout soit bien ordonn\u00e9 lorsque vous pr\u00e9sentez le calendrier du projet et que vous sollicitez des id\u00e9es et des commentaires sp\u00e9cifiques. Veillez \u00e0 ce que chacun dispose d’une date limite pour faire part de ses commentaires, afin qu’il n’y ait pas de contretemps dans l’accord et la distribution du calendrier final.<\/p>\n
Les gestionnaires de projet peuvent contr\u00f4ler le travail de leurs \u00e9quipes et l’\u00e9tat d’avancement des projets \u00e0 l’aide de calendriers de travail. Ce calendrier permet de d\u00e9composer chaque activit\u00e9 en ses diff\u00e9rents \u00e9l\u00e9ments et d’estimer le temps total n\u00e9cessaire \u00e0 la r\u00e9alisation de chacun d’entre eux.<\/p>\n
Les calendriers de travail sont un outil efficace pour assurer la visibilit\u00e9 et l’organisation des projets tout en veillant \u00e0 ce qu’ils soient achev\u00e9s dans les d\u00e9lais, m\u00eame dans le cas de projets complexes comportant de nombreux \u00e9l\u00e9ments mobiles.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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