Vous \u00eates novice en mati\u00e8re d’organisation d’\u00e9quipes de projet? Voici toutes les informations dont vous avez besoin pour vous lancer.<\/p>\n
Les organisations peuvent tirer d’importants avantages financiers et commerciaux de la planification d’\u00e9quipe, qui soutient leur croissance et leurs objectifs strat\u00e9giques. Pour ce faire, il convient d’utiliser une proc\u00e9dure compl\u00e8te de planification d’\u00e9quipe.<\/p>\n
Mais qu’est-ce que la planification d’\u00e9quipe, comment est-elle mise en \u0153uvre et pourquoi est-elle le signe d’une \u00e9quipe performante ? Voyons ce qu’il en est!<\/p>\n
Le processus d’\u00e9tablissement des plans op\u00e9rationnels et strat\u00e9giques annuels de votre \u00e9quipe est connu sous le nom de planification d’\u00e9quipe. Il s’agit d’adapter soigneusement le travail de votre personnel \u00e0 l’orientation g\u00e9n\u00e9rale de l’entreprise. En d\u00e9finissant les objectifs strat\u00e9giques de votre \u00e9quipe et en les d\u00e9composant en projets, buts et activit\u00e9s sp\u00e9cifiques, elle offre une feuille de route claire pour la r\u00e9ussite. La planification d’\u00e9quipe nous aide \u00e0 avoir une vision plus large en nous permettant de faire un zoom arri\u00e8re et de ne pas nous concentrer uniquement sur les t\u00e2ches quotidiennes.<\/p>\n
Ce type de pr\u00e9paration garantit que tous les membres de votre \u00e9quipe savent exactement ce qu’il faut faire pour r\u00e9ussir. Il vous permet \u00e9galement de montrer comment votre \u00e9quipe r\u00e9pond aux besoins et comment vos efforts contribuent \u00e0 la rentabilit\u00e9 de l’entreprise.<\/p>\n
En \u00e9laborant un plan, votre \u00e9quipe gagnera en concentration et en alignement strat\u00e9gique. Il garantit que chaque t\u00e2che accomplie par votre personnel profite \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n
En simplifiant le processus de d\u00e9termination des priorit\u00e9s et d’affectation des ressources n\u00e9cessaires, il \u00e9limine les incertitudes li\u00e9es \u00e0 la planification des projets. En outre, en planifiant \u00e0 l’avance, il devient plus facile de d\u00e9terminer si vous disposez des ressources n\u00e9cessaires pour r\u00e9pondre aux priorit\u00e9s de l’entreprise ou si vous devez engager du personnel suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n
Parce qu’elles estiment que la planification en \u00e9quipe est fastidieuse et prend du temps, certaines entreprises ne l’utilisent pas. Pourquoi prendre le temps d’\u00eatre plus pr\u00e9cis alors que le plan d’entreprise sert de base d’analyse ?<\/p>\n
Il s’agit malheureusement d’une fausse \u00e9conomie. La \u00ab\u00a0grande image\u00a0\u00bb est trop vaste sans un plan d’\u00e9quipe. Votre \u00e9quipe peut travailler sur les mauvaises choses au mauvais moment sans m\u00eame s’en rendre compte s’il n’y a pas de supervision au niveau de l’\u00e9quipe.<\/p>\n
Toute \u00e9quipe, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activit\u00e9, a besoin d’une strat\u00e9gie. La diff\u00e9rence entre ESP\u00c9RER atteindre vos objectifs et les atteindre r\u00e9ellement r\u00e9side dans un plan d’\u00e9quipe. Si vous voulez que votre \u00e9quipe fonctionne \u00e0 un niveau \u00e9lev\u00e9, il s’agit d’un outil indispensable.<\/p>\n
Si vous n\u2019\u00eates pas en mesure de r\u00e9pondre \u00e0 ces questions, vous devriez rapidement \u00e9laborer un plan d’\u00e9quipe !<\/p>\n
Pourquoi ? Parce qu’en l’absence d’un plan d’\u00e9quipe, les membres de votre \u00e9quipe ne sauront pas exactement ce qui doit \u00eatre fait, quand ou pourquoi, ni si cela a \u00e9t\u00e9 fait avec succ\u00e8s.<\/p>\n
La coh\u00e9sion de l’\u00e9quipe, la motivation et la production peuvent souffrir de l\u2019absence d\u2019une planification, par exemple :<\/p>\n
La planification d’\u00e9quipe pr\u00e9sente plusieurs avantages pour l’entreprise, l’\u00e9quipe et les individus. En participant \u00e0 la planification d’\u00e9quipe, vous pouvez cr\u00e9er une \u00e9quipe plus satisfaite et plus soud\u00e9e, tout en r\u00e9coltant d’importantes r\u00e9compenses financi\u00e8res et commerciales.<\/p>\n
Gr\u00e2ce \u00e0 la planification de l’\u00e9quipe, qui synchronise le travail avec la strat\u00e9gie de l’entreprise, votre \u00e9quipe soutient activement l’expansion et le succ\u00e8s de l’entreprise. Les \u00e9quipes qui ont un plan sont plus susceptibles d’\u00eatre performantes et de prouver leur valeur \u00e0 l’entreprise.<\/p>\n
Affecter les meilleurs membres de l’\u00e9quipe et pr\u00e9parer les projets \u00e0 l’avance sont deux aspects de la planification de l’\u00e9quipe. C’est ce que l’on appelle la planification des ressources, et il a \u00e9t\u00e9 d\u00e9montr\u00e9 qu’elle permet d’augmenter la productivit\u00e9 et de r\u00e9duire les inefficacit\u00e9s, ce qui se traduit par un travail plus rapide, plus efficace et plus intelligent.<\/p>\n
La planification en \u00e9quipe favorise la croissance de l’\u00e9quipe et r\u00e9duit la rotation d\u00e9favorable des employ\u00e9s.<\/p>\n
Il offre aux personnes une sc\u00e8ne sur laquelle elles peuvent montrer leurs talents particuliers et \u00eatre reconnues pour leurs contributions. Il permet \u00e9galement de localiser les domaines dans lesquels votre personnel peut am\u00e9liorer ses comp\u00e9tences, ce qui vous permet d’\u00eatre pr\u00eat \u00e0 affronter l’avenir. En outre, elle permet de s’assurer que votre \u00e9quipe n’est ni surcharg\u00e9e ni sous-utilis\u00e9e – une technique connue sous le nom d’optimisation des ressources – ce qui maximise la productivit\u00e9 de l’\u00e9quipe sans l’\u00e9puiser.<\/p>\n
En examinant les objectifs de l’\u00e9quipe, ses principes fondamentaux et la mani\u00e8re dont les membres collaborent plut\u00f4t que d’agir seuls, la planification de l’\u00e9quipe favorise \u00e9galement la coh\u00e9sion.<\/p>\n
Lorsque les membres de l’\u00e9quipe se sentent responsabilis\u00e9s et engag\u00e9s, ils produisent un excellent travail et restent dans l’\u00e9quipe, ce qui favorise \u00e0 la fois les performances des employ\u00e9s et leur fid\u00e9lisation. Gusto, fournisseur de logiciels de paie, indique que 37 % des travailleurs citent le fait de \u00ab\u00a0travailler avec une \u00e9quipe formidable\u00a0\u00bb comme leur principale motivation pour rester dans leur entreprise.<\/p>\n
La planification d’\u00e9quipe vous permet d’anticiper les probl\u00e8mes avant qu’ils ne surviennent et d’\u00e9laborer des plans pour les r\u00e9soudre, tels que les contraintes de ressources, les conflits ou les goulets d’\u00e9tranglement. C’est l’exemple m\u00eame du proverbe \u00ab\u00a0Mieux vaut pr\u00e9venir que gu\u00e9rir\u00a0\u00bb.<\/p>\n
En outre, elle contribue \u00e0 la planification des capacit\u00e9s, une proc\u00e9dure strat\u00e9gique cruciale qui permet de d\u00e9terminer si votre entreprise dispose des ressources n\u00e9cessaires pour les projets de son portefeuille. Si vous pr\u00e9voyez d’\u00eatre en sous-effectif, une strat\u00e9gie d’\u00e9quipe approfondie vous fournira \u00e9galement des \u00e9l\u00e9ments \u00e0 pr\u00e9senter \u00e0 votre management pour demander des ressources suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n
Un plan strat\u00e9gique d’\u00e9quipe d\u00e9crit les objectifs qu’une \u00e9quipe doit atteindre afin de soutenir les objectifs g\u00e9n\u00e9raux de l’entreprise. Un plan d’ex\u00e9cution donne \u00e0 l’\u00e9quipe des instructions d\u00e9taill\u00e9es sur la mani\u00e8re d’y parvenir.<\/p>\n
Atteindre un objectif n’est pas la m\u00eame chose que d’en fixer un. L’\u00e9laboration d’un plan d’\u00e9quipe complet, qui englobe \u00e0 la fois l’orientation strat\u00e9gique et l’organisation de la mise en \u0153uvre, garantit que votre groupe remplit ses engagements.<\/p>\n
Veillez \u00e0 ce que vos plans d’ex\u00e9cution et de strat\u00e9gie soient bien li\u00e9s. Les choses iront mal s’il y a une divergence entre votre strat\u00e9gie d’ex\u00e9cution et le plan strat\u00e9gique de votre \u00e9quipe.<\/p>\n
Un plan d’ex\u00e9cution d\u00e9crit ce qui doit \u00eatre fait, quand et par qui. Pour que chaque membre de l’\u00e9quipe comprenne comment sa contribution s’inscrit dans l’ensemble, il est utile de donner un aper\u00e7u des interd\u00e9pendances. L’objectif est de mettre tout le monde d’accord.<\/p>\n
Elle r\u00e9sout \u00e9galement un probl\u00e8me souvent pass\u00e9 sous silence sur le lieu de travail : les gens sont trop g\u00ean\u00e9s pour demander de l’aide lorsqu’ils ne savent pas quoi faire. Ne pr\u00e9sumez jamais que les membres de votre \u00e9quipe seront capables de convertir par eux-m\u00eames des objectifs abstraits en strat\u00e9gies r\u00e9alisables bas\u00e9es sur des t\u00e2ches. Fournissez-leur une feuille de route claire pour les r\u00e9alisations individuelles et organisationnelles en utilisant la planification d’\u00e9quipe.<\/p>\n
Les \u00e9tapes suivantes sont incluses dans la planification de l’\u00e9quipe :<\/p>\n
Les personnes suivantes doivent \u00eatre incluses dans la planification de l’\u00e9quipe :<\/p>\n
La planification en \u00e9quipe n\u00e9cessite la participation du groupe au complet. Nous sommes s\u00e9rieux. Il ne s’agit pas d’un simple avantage. La participation de chaque membre de l’\u00e9quipe au processus de planification est cruciale.<\/p>\n
Les chefs d’\u00e9quipe ont tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 conna\u00eetre les atouts dont ils disposent ainsi que les capacit\u00e9s et les points forts qu’ils poss\u00e8dent. En discutant avec ceux qui accomplissent la t\u00e2che au quotidien, les chefs d’\u00e9quipe peuvent \u00e9valuer honn\u00eatement la faisabilit\u00e9 de leurs id\u00e9es.<\/p>\n
En outre, il donne \u00e0 chaque membre de l’\u00e9quipe un sentiment d’autorit\u00e9 et d’appropriation pour l’ann\u00e9e \u00e0 venir et clarifie son r\u00f4le important dans le cadre du projet global.<\/p>\n
Le r\u00f4le du chef d’\u00e9quipe est crucial. Il assure la liaison entre l’\u00e9quipe et l’ex\u00e9cution op\u00e9rationnelle, ainsi qu’entre la direction g\u00e9n\u00e9rale et la strat\u00e9gie. Ils prennent la direction des discussions et veillent \u00e0 ce que la journ\u00e9e atteigne ses objectifs le jour de la session de planification de l’\u00e9quipe.<\/p>\n
Afin de mener ces conversations cruciales concernant la planification strat\u00e9gique, le chef d’\u00e9quipe devra interagir avec un membre plus haut plac\u00e9 de l’organisation. Selon la taille et la structure de votre \u00e9quipe, il peut s’agir d’une discussion directe avec un membre de la direction. Il peut \u00e9galement s’agir d’un membre de la direction de niveau interm\u00e9diaire. Dans les deux cas, vous avez besoin d’un cadre sup\u00e9rieur pour communiquer les objectifs strat\u00e9giques \u00e0 votre \u00e9quipe \u00e0 tous les niveaux de la hi\u00e9rarchie de l’organisation.<\/p>\n
Il peut \u00eatre utile de faire appel \u00e0 un facilitateur ext\u00e9rieur, en particulier si votre \u00e9quipe est importante. Son exp\u00e9rience professionnelle et sa compr\u00e9hension des m\u00e9thodes de planification d’\u00e9quipe peuvent vous aider \u00e0 \u00e9laborer un plan d’\u00e9quipe plus efficace que celui que vous pourriez \u00e9laborer seul.<\/p>\n
Ils peuvent \u00e9galement s’av\u00e9rer tr\u00e8s utiles lors des r\u00e9unions de planification d’\u00e9quipe. Ils permettent au chef d’\u00e9quipe de se concentrer sur l’interaction avec son \u00e9quipe en supervisant le programme et l’organisation de la journ\u00e9e.<\/p>\n
En principe, la planification en \u00e9quipe devrait avoir lieu une fois par an et intervenir apr\u00e8s la pr\u00e9sentation de la strat\u00e9gie globale de l’organisation. Une strat\u00e9gie d’\u00e9quipe ne doit porter que sur les six \u00e0 douze mois \u00e0 venir. Si vous attendez plus d’un an, il est possible que les priorit\u00e9s de l’entreprise changent et que votre plan devienne obsol\u00e8te.<\/p>\n
Il est conseill\u00e9 de proc\u00e9der \u00e0 une \u00e9valuation trimestrielle de votre plan d’\u00e9quipe. Cela vous permet de suivre les progr\u00e8s accomplis dans la r\u00e9alisation de vos objectifs et de changer de cap si n\u00e9cessaire pour les atteindre.<\/p>\n
En r\u00e9visant votre strat\u00e9gie d’\u00e9quipe, vous pouvez anticiper ces probl\u00e8mes et prendre des mesures rapides pour \u00e9viter qu’ils ne fassent d\u00e9railler votre objectif annuel.<\/p>\n
Il n’existe pas de formule toute faite pour la planification d’une \u00e9quipe. C’est \u00e0 vous qu’il revient de concevoir une strat\u00e9gie qui soit b\u00e9n\u00e9fique \u00e0 la fois pour vous et pour votre groupe. Mais il existe plusieurs \u00e9l\u00e9ments essentiels que vous devez inclure.<\/p>\n
Pour \u00eatre productive, votre \u00e9quipe doit se rassembler autour d’un objectif commun. Cette section doit, au minimum, expliquer comment le travail de votre \u00e9quipe s’inscrit dans l’ensemble de l’entreprise sur le plan op\u00e9rationnel. Mais vous pouvez \u00e9galement aborder les objectifs et les principes de l’\u00e9quipe, en fonction de la culture de votre organisation. Quelle est la passion de votre \u00e9quipe ? Qu’est-ce qui les fait vibrer ? Comment communiquent-ils avec les autres membres de l’entreprise ?<\/p>\n
L’alignement strat\u00e9gique entre votre \u00e9quipe et l’entreprise dans son ensemble est illustr\u00e9 dans la section sur le plan strat\u00e9gique. En plus de fournir des d\u00e9tails de haut niveau sur l’action que votre \u00e9quipe entreprendra, vous devez faire r\u00e9f\u00e9rence aux domaines du plan d’organisation que votre \u00e9quipe soutiendra. Ceux-ci doivent \u00eatre class\u00e9s par ordre d’importance, tant pour les objectifs strat\u00e9giques que pour les performances financi\u00e8res.<\/p>\n
Cette section fournit un plan d\u00e9taill\u00e9, ax\u00e9 sur les t\u00e2ches. Elle divise les activit\u00e9s de l’ann\u00e9e en projets d’\u00e9quipe distincts. Elle contient des d\u00e9tails sur le calendrier, les ressources n\u00e9cessaires, le budget, les indicateurs de performance cl\u00e9s, etc.<\/p>\n
Le plan d’ex\u00e9cution peut aider \u00e0 d\u00e9terminer l’interd\u00e9pendance des projets et \u00e0 pr\u00e9venir les conflits, tels que des demandes contradictoires pour les m\u00eames ressources. En pr\u00e9voyant ces conflits, vous pouvez allouer les ressources plus judicieusement et \u00e9viter les goulets d’\u00e9tranglement potentiellement co\u00fbteux.<\/p>\n
Un plan d’ex\u00e9cution contribue \u00e9galement \u00e0 la planification des capacit\u00e9s en vous permettant d’\u00e9valuer la disponibilit\u00e9 de vos ressources et d’\u00e9laborer des plans appropri\u00e9s afin de mener \u00e0 bien les projets futurs.<\/p>\n
L’un des \u00e9l\u00e9ments essentiels de la planification d’\u00e9quipe est la planification des mesures d’urgence. Le raisonnement \u00ab\u00a0Si X, alors Y\u00a0\u00bb est la cl\u00e9. Si les circonstances changent, vous avez la libert\u00e9 de modifier ou de r\u00e9organiser votre plan. Selon une \u00e9tude publi\u00e9e dans la Harvard Business Review, les planificateur strat\u00e9gique hebdomadaire \u00ab\u00a0si alors\u00a0\u00bb ont 300 % de chances de r\u00e9ussite en plus que les planificateurs \u00ab\u00a0fixes\u00a0\u00bb. Par cons\u00e9quent, si vous le pouvez, incluez une certaine flexibilit\u00e9 dans le plan de votre \u00e9quipe.<\/p>\n
Il est pr\u00e9f\u00e9rable d’affecter les membres de l’\u00e9quipe \u00e0 un autre projet, plut\u00f4t que de les laisser inactifs et sous-utilis\u00e9s, si l’un de vos projets d\u00e9pend de l’ach\u00e8vement du projet d’une autre \u00e9quipe dans les d\u00e9lais et que le calendrier de ce projet d\u00e9rape.<\/p>\n
La mani\u00e8re dont vous suivrez les progr\u00e8s r\u00e9alis\u00e9s dans le cadre de la strat\u00e9gie doit \u00eatre d\u00e9crite dans votre plan d’\u00e9quipe. Ce plan peut s’appliquer uniquement au niveau du projet ou de l’\u00e9quipe. Il peut \u00e9galement prendre en compte les performances de chaque membre de l’\u00e9quipe s\u00e9par\u00e9ment. Il est essentiel de pr\u00e9ciser que les membres de l’\u00e9quipe ne seront pas mis sous pression ou humili\u00e9s si leurs performances ne sont pas \u00e0 la hauteur de leurs indicateurs cl\u00e9s de performance. Il s’agit plut\u00f4t de v\u00e9rifier que le plan va dans la bonne direction et, si ce n’est pas le cas, d’apporter les modifications n\u00e9cessaires pour changer de cap.<\/p>\n
Mettez fin \u00e0 votre recherche de \u00ab\u00a0mod\u00e8le Excel de planification des ressources de l’\u00e9quipe\u00a0\u00bb. Investissez plut\u00f4t dans un outil de planification d’\u00e9quipe adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins.<\/p>\n