{"id":12596,"date":"2024-01-02T15:37:18","date_gmt":"2024-01-02T15:37:18","guid":{"rendered":"http:\/\/teambookapp.com\/?p=12596"},"modified":"2026-03-11T07:47:12","modified_gmt":"2026-03-11T07:47:12","slug":"guide-pour-la-planification-de-la-capacite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/blog\/guide-pour-la-planification-de-la-capacite\/","title":{"rendered":"Guide de planification des capacit\u00e9s pratique (+ conseils d&rsquo;experts sur la proc\u00e9dure)"},"content":{"rendered":"<p>D\u00e9couvrez dans ce guide comment la planification des capacit\u00e9s peut vous aider \u00e0 maintenir les projets sur la bonne voie tout en optimisant le temps de votre \u00e9quipe et les avantages de la planification gr\u00e2ce \u00e0 ce guide complet.<\/p>\n<p>Anticiper les exigences en vue d\u2019harmoniser vos ressources disponibles avec ce qui est n\u00e9cessaire pour l\u2019\u00e9mergence r\u00e9ussie de votre projet s\u2019appelle la planification des capacit\u00e9s. Elle vous sert de bouclier pour respecter le time et le budget pr\u00e9vu pour le projet.<\/p>\n<p>Imaginez que vous vous trouviez face \u00e0 un cahier des charges \u00e9manant d\u2019un client prestigieux pour la conception d\u2019une nouvelle application. Sous le joug d\u2019un d\u00e9lai exigeant, vous \u00e9valuez l\u2019accessibilit\u00e9 de votre \u00e9quipe avant de vous jeter corps et \u00e2me dans ce projet. Identifier les ressources humaines disponible de votre c\u00f4t\u00e9 ainsi que les ressources n\u00e9cessaires pour etre s\u00fbr de mener votre projet \u00e0 bien.<\/p>\n<p>Vous constatez rapidement que d\u00e9chiffrer la capacit\u00e9 op\u00e9rationnelle actuelle de votre \u00e9quipe rel\u00e8ve presque de l\u2019impensable. Plusieurs membres travaillent de front sur diff\u00e9rents projets et il est ardu de discerner qui est en mesure d\u2019assumer une t\u00e2che suppl\u00e9mentaire. Vous voil\u00e0 donc contraint de vous en remettre \u00e0 des pr\u00e9dictions incertaines, en esp\u00e9rant que tout suivra son cours. Cependant, planifier les ressources ne rel\u00e8ve pas du hasard et \u00e9valuer les besoins en ressources pour les projets en cours et les ressources disponibles vont impacter les performances de vos \u00e9quipes.<\/p>\n<p>\u00ab Pour un grand nombre d\u2019\u00e9quipes, les pr\u00e9visions repr\u00e9sentent une m\u00e9thode r\u00e9pandue de planification des capacit\u00e9s. D\u2019apr\u00e8s le <a href=\"https:\/\/resourcemanagementinstitute.com\/wp-content\/uploads\/RMI-State-of-Resource-Management-2022.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">rapport 2022 concernant l\u2019\u00e9tat de la gestion des ressources<\/a>, 75% des personnes sond\u00e9es admettent le besoin d\u2019\u00e9laborer de meilleurs processus de planification des capacit\u00e9s. Si vous d\u00e9sirez constamment livrer vos projets dans les d\u00e9lais, maintenir un \u00e9quilibre de la charge de travail et g\u00e9rer des \u00e9quipes satisfaites, la planification des capacit\u00e9s ne doit jamais \u00eatre laiss\u00e9e \u00e0 l\u2019abandon. Une\u00a0 gestion efficace de vos projets n\u00e9cessite une planification et ce guide vous pr\u00e9sentera les bonnes pratiques.<\/p>\n<p>Par le biais de cet article, vous apprendrez comment concevoir des plans de capacit\u00e9 bas\u00e9s sur les donn\u00e9es et d\u00e9nicher les personnes ad\u00e9quates pour assumer des t\u00e2ches et initiatives \u00e0 fort impact.<\/p>\n<h2>Qu&rsquo;est-ce que la planification des capacit\u00e9s ?<\/h2>\n<p>La planification des capacit\u00e9s recouvre les processus et les m\u00e9thodes permettant d\u2019appr\u00e9cier la disponibilit\u00e9 des \u00e9quipes, de pr\u00e9dire la demande de ressources et de prendre des d\u00e9cisions judicieuses pour \u00e9quilibrer l\u2019offre et la demande de ressources. Le terme anglais tr\u00e8s souvent utilis\u00e9 est le \u00ab\u00a0capacity planning\u00a0\u00bb. Gr\u00e2ce au capacity planning, l&rsquo;objectif est de d\u00e9terminer la capacit\u00e9s des ressources lors de la planification pour que les \u00e9quipes b\u00e9n\u00e9ficient de clart\u00e9.<\/p>\n<p>La capacit\u00e9 permet d\u2019\u00e9viter un emploi in\u00e9gal des ressources et assurer que les projets pertinents b\u00e9n\u00e9ficient de la priorit\u00e9 et disposent d\u2019une \u00e9quipe ad\u00e9quate.<\/p>\n<p>Les chefs de projet et les gestionnaires de ressources qui ma\u00eetrisent la planification des capacit\u00e9s ont une connaissance pouss\u00e9e des potentialit\u00e9s r\u00e9elles de leur \u00e9quipe. Ils comprennent que la planification des capacit\u00e9s est un travail collaboratif et associent les membres de l\u2019\u00e9quipe au processus. Cette d\u00e9marche leur permet de rationaliser les projets et d\u2019attribuer les bonnes personnes aux t\u00e2ches et initiatives \u00e0 fort impact.<br \/>\nPlanifier avec pr\u00e9cision les ressources et la capacit\u00e9.<\/p>\n<h2>Quels sont les diff\u00e9rents types de planification des capacit\u00e9s ?<\/h2>\n<p>La planification des capacit\u00e9s peut s\u2019\u00e9tendre sur le long terme, le moyen terme ou le court terme en accord avec les objectifs strat\u00e9giques. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, les organisations utilisent une conjugaison de ces trois types. Trois mod\u00e8les de planification des capacit\u00e9s:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La planification \u00e0 long terme:<\/strong> La capacit\u00e9 doit s&rsquo;appuyer sur les perspectives de croissance et d\u2019expansion de votre organisation. Par exemple, votre organisation ambitionne d\u2019accro\u00eetre sa base de clients de 50 \u00e0 500 dans une dur\u00e9e d\u2019un \u00e0 deux ans. Il se peut donc que vous deviez \u00e9galement \u00e9largir vos effectifs et recruter de nouvelles comp\u00e9tences.<\/li>\n<li><strong>La planification \u00e0 moyen terme:<\/strong> Cette planification met l\u2019accent sur les projets \u00e0 venir et les initiatives en cours. Par exemple, vous pouvez avoir deux nouveaux projets devant d\u00e9buter lors du prochain trimestre et un arri\u00e9r\u00e9 de trois projets. Vous devrez planifier la r\u00e9partition des ressources entre les diff\u00e9rents projets.<\/li>\n<li><strong>La planification \u00e0 court terme:<\/strong> il s\u2019agit de la planification quotidienne n\u00e9cessaire au bon d\u00e9roulement des projets.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Quelque soit le mod\u00e8le choisi en mati\u00e8re de capacit\u00e9, vous serez en mesure de surveiller les besoins futurs en ressources avec une m\u00e9thode agile de planification des capacit\u00e9s.<\/p>\n<h2>Quelle est la diff\u00e9rence fondamentale entre la gestion de la capacit\u00e9 et la gestion des ressources ?<\/h2>\n<p>La gestion de la capacit\u00e9 est un processus \u00e0 long terme qui est focalis\u00e9 sur l\u2019\u00e9quilibrage des ressources, les objectifs et les exigences d\u2019une entreprise. Elle inclut la manipulation strat\u00e9gique des ressources pour atteindre les objectifs de l\u2019entreprise. \u00c0 l\u2019inverse, la gestion des ressources est un processus beaucoup plus sp\u00e9cifique et tactique. Il s\u2019attache \u00e0 la distribution optimale et \u00e0 l\u2019organisation des ressources pour les projets individuels, garantissant ainsi leur r\u00e9alisation dans les meilleures conditions possibles.<\/p>\n<h2 id=\"lead-lag-and-match-the-three-strategies-in-capacity-planning\">Lead, Lag et Match : les trois tactiques majeures en mati\u00e8re de planification des capacit\u00e9s<\/h2>\n<p>Les institutions mettent en \u0153uvre les tactiques suivantes pour optimiser la capacit\u00e9 de leurs ressources :\u00a0 ;<\/p>\n<h3>1. Tactique proactive d&rsquo;accroissement de capacit\u00e9s<\/h3>\n<p>La strat\u00e9gie d\u2019augmentation, aussi connue sous le nom de Lead, s\u2019appuie sur une am\u00e9lioration pr\u00e9ventive des capacit\u00e9s anticipant une hausse de la demande. Ce type de politique vous poussera \u00e0 compl\u00e9ter \u00e0 toute allure votre r\u00e9serve de projets.<\/p>\n<p>Inh\u00e9rent \u00e0 cette tactique proactive, une certaine audace. Elle implique que vous g\u00e9rerez un volume de projets surpassant l\u2019actuel (ou du pass\u00e9), vous incitant \u00e0 recruter du personnel suppl\u00e9mentaire pour faire face \u00e0 une charge de travail croissante.<\/p>\n<p>Imaginons, par exemple, l\u2019engagement d\u2019un contingent cons\u00e9quent de serveurs pour votre \u00e9tablissement de restauration durant la fr\u00e9n\u00e9sie des f\u00eates de fin d\u2019ann\u00e9e ;<\/p>\n<p>\u2705 L\u2019atout majeur de cette approche r\u00e9side dans sa capacit\u00e9 \u00e0 vous fournir une \u00e9quipe sur le pied de guerre, pr\u00eate \u00e0 r\u00e9agir aux exigences de travail quand elles apparaissent.<\/p>\n<p><strong>\u26d4\ufe0f<\/strong> Le point noir dans ce tableau idyllique ? Si ces hypoth\u00e9tiques projets ne portent jamais leurs fruits, votre structure se retrouve immobilis\u00e9e par un investissement lourd dans des ressources superflues qui ne trouvent pas leur utilit\u00e9.<\/p>\n<h3>2. La Tactique du d\u00e9calage<\/h3>\n<p>La Tactique du D\u00e9calage se pr\u00e9sente comme une approche plus conservatrice. La capacit\u00e9 se voit renforc\u00e9e uniquement lorsque la demande exc\u00e8de l\u2019offre disponible. Par exemple, une entreprise qui embauche du personnel additionnel uniquement quand l\u2019\u00e9quipe existante est d\u00e9j\u00e0 surcharg\u00e9e, adopte une politique de d\u00e9calage.<\/p>\n<p>\u2705 Ce d\u00e9calage pr\u00e9sente une m\u00e9thode relativement s\u00fbre pour planifier les capacit\u00e9s, r\u00e9duisant les risques d\u2019engager des ressources superflues.<\/p>\n<p><strong>\u26d4\ufe0f <\/strong>Toutefois, cette tactique peut aussi signifier une pression accrue sur votre personnel, un taux de burn-out \u00e9lev\u00e9 et un retard dans la livraison des projets.<\/p>\n<h3>3. La Tactique de correspondance<\/h3>\n<p>La tactique de concordance prend en consid\u00e9ration la capacit\u00e9 actuelle de votre \u00e9quipe en veillant simultan\u00e9ment \u00e0 anticiper les besoins futurs. Elle dresse le bilan de vos capacit\u00e9s et de l\u2019utilisation de vos ressources, tout en fournissant l\u2019opportunit\u00e9 d\u2019accroitre votre potentialit\u00e9 lorsqu\u2019il y a des limitations de ressources.<\/p>\n<p>Imaginons, par exemple, que votre \u00e9quipe op\u00e8re \u00e0 80% de son taux d\u2019utilisation optimal. Cela pourrait indiquer qu\u2019elle arrive \u00e0 accomplir ses missions sans \u00eatre accabl\u00e9e par le travail. Cependant, lorsque ce taux grimpe \u00e0 90%, cela pourrait pousser votre entreprise \u00e0 recruter des freelances pour \u00e9viter une surcharge de l\u2019\u00e9quipe en place et pour garantir le maintien de service sans impacter vos clients.<\/p>\n<p>Que cela signifie-t-il en termes de recherche de contractants ext\u00e9rieurs ou de nouvelles embauches plus durables ? Le principe de concordance implique que vous n\u2019accueillerez pas de nouveaux talents, si vous n\u2019en \u00e9prouvez pas le besoin.<\/p>\n<p>\u2705 Cela favorise aussi la croissance de votre organisation. Si la charge de travail est cons\u00e9quente, vous avez la possibilit\u00e9 de l\u2019accepter tout en \u00e9tant rassur\u00e9 que votre \u00e9quipe dispose des moyens pour la mener \u00e0 bien.<\/p>\n<p>\u2705 Organisez vos projets \u00e0 l\u2019avance en cr\u00e9ant des projets pr\u00e9liminaires dans<a href=\"http:\/\/teambookapp.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong> Teambook<\/strong><\/a>. Vous pouvez esquisser un projet avec des phases claires, des \u00e9tapes pr\u00e9d\u00e9finies et des ressources assign\u00e9es et voir ce qui est n\u00e9cessaire et disponible au moment d\u00e9sir\u00e9, vous permettant ainsi de prendre des d\u00e9cisions judicieuses<\/p>\n<h2>Pourquoi est-il crucial de planifier ses capacit\u00e9s ?<\/h2>\n<p>Pourquoi la gestion des ressources pour les t\u00e2ches est-t-elle importante? La\u00a0planification des capacit\u00e9s de votre \u00e9quipe se r\u00e9v\u00e8le indispensable pour conduire les projets \u00e0 leurs termes dans le respect des d\u00e9lais, tout en \u00e9vitant de d\u00e9cevoir les attentes de vos clients et de surmener les membres de votre \u00e9quipe. Voici toutes les raisons d&rsquo;opter pour une planification efficace de la capacit\u00e9, les exigences en mati\u00e8re de travail, les bonnes pratiques en mati\u00e8re de gestion et les avantages de la gestion de la capacit\u00e9.<\/p>\n<h3>1. Pour une pr\u00e9paration anticip\u00e9e<\/h3>\n<p>L&rsquo;organisation proactive de vos capacit\u00e9s vous octroie l&rsquo;opportunit\u00e9 de programmer en avance les \u00e9volutions relatives \u00e0 la charge de travail de votre \u00e9quipe. \u00c0 n&rsquo;importe quel moment, vous \u00eates en mesure d&rsquo;am\u00e9nager les ressources en fonction des fluctuations de volume ainsi que des projections de la demande.<\/p>\n<h3>2. Un moyen efficace d&rsquo;\u00e9chapper au burn-out<\/h3>\n<p>D&rsquo;apr\u00e8s une \u00e9tude men\u00e9e par <a href=\"https:\/\/news.gallup.com\/poll\/1720\/work-work-place.aspx\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gallup en 2021<\/a>, parmi les travailleurs sond\u00e9s, il en ressort que 41% d&rsquo;entre eux admettent travailler jusqu&rsquo;\u00e0 44 heures hebdomadairement, voire parfois bien plus.<\/p>\n<p>Il est fr\u00e9quent que ceux, accabl\u00e9s par la surcharge de travail, se r\u00e9signent \u00e0 prolonger leurs horaires pour venir \u00e0 bout de la montagne de t\u00e2ches qui les attend. Cons\u00e9quence directe : une augmentation exponentielle du stress au quotidien. Il s&rsquo;agit ici pour vous, par le biais d&rsquo;une planification ad\u00e9quate des ressources de votre \u00e9quipe, d&rsquo;assurer que chaque personne dispose de responsabilit\u00e9s \u00e0 la mesure de sa charge de travail. Cela permet \u00e0 chacun de b\u00e9n\u00e9ficier du temps n\u00e9cessaire, une fois le travail accompli, pour r\u00e9cup\u00e9rer et se d\u00e9tendre.<\/p>\n<h3>3. Facilite la mise en place de plannings ancr\u00e9s dans la r\u00e9alit\u00e9<\/h3>\n<p>Imaginez-vous ce chiffre : deux tiers des entreprises ne parviennent pas r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 respecter les \u00e9ch\u00e9ances impos\u00e9es. Ah, le suspens des d\u00e9lais non tenus ! Souvent, la source de ces d\u00e9passements ? Des agendas tout bonnement irr\u00e9alistes, \u00e9tablis lors des pr\u00e9mices du projet. Ce genre de situation survient lorsque la capacit\u00e9 de r\u00e9alisation est rel\u00e9gu\u00e9e au second plan, et que les deadlines sont fix\u00e9es de fa\u00e7on arbitraire, sous l\u2019impulsion d\u2019un espoir tenace que les membres de l\u2019\u00e9quipe r\u00e9aliseront leur travail dans les temps.<\/p>\n<p>La planification tenant compte des capacit\u00e9s r\u00e9elles permet une fondation authentique \u00e0 l\u2019\u00e9dification des calendriers professionnels, augmentant par l\u00e0-m\u00eame les probabilit\u00e9s de voir les projets se conclure dans les d\u00e9lais impartis.<\/p>\n<h3>4. Une optimisation des d\u00e9cisions de recrutement<\/h3>\n<p>Dans le monde dynamique des entreprises, et notamment pour les agences, le d\u00e9fi r\u00e9side souvent dans la capacit\u00e9 \u00e0 disposer des ressources appropri\u00e9es qui garantissent une r\u00e9alisation optimale du travail en respectant les \u00e9ch\u00e9ances fix\u00e9es et en minimisant le niveau de stress.<\/p>\n<p>Imaginez, par exemple, que votre agence ait d\u00e9j\u00e0 un agenda plein pour les prochains six mois. Gr\u00e2ce \u00e0 la planification des ressources, vous pouvez ais\u00e9ment d\u00e9terminer si vous avez assez de mains disponibles dot\u00e9es des comp\u00e9tences ad\u00e9quates pour g\u00e9rer les projets avec succ\u00e8s.<\/p>\n<p>Equip\u00e9 de cette vision claire et pr\u00e9coce, vous disposez du temps crucial pour recruter du personnel additionnel ou pour faire appel \u00e0 des ind\u00e9pendants afin de pallier toute insuffisance de comp\u00e9tences.<\/p>\n<h2>Les complexit\u00e9s de la planification des capacit\u00e9s<\/h2>\n<p>La planification des capacit\u00e9s se r\u00e9sume \u00e0 une pr\u00e9vision pr\u00e9cise de la disponibilit\u00e9 de votre \u00e9quipe \u00e0 une p\u00e9riode pr\u00e9cise, \u00e0 la mise en lumi\u00e8re des exigences de l\u2019entreprise et \u00e0 l\u2019\u00e9laboration de d\u00e9cisions perspicaces pour une allocation optimale des ressources. Toutefois, ce processus peut s\u2019av\u00e9rer d\u00e9routant et complexe, particuli\u00e8rement lorsqu\u2019on fait appel \u00e0 des tableurs ou \u00e0 des outils non homog\u00e8nes.<\/p>\n<h3>Manque de visibilit\u00e9 sur les ressources potentielles futures<\/h3>\n<p>Un challenge r\u00e9current auquel se heurtent les directeurs de projets reste l\u2019incertitude planant autour du potentiel futur de leur \u00e9quipe.<\/p>\n<p>Quand des \u00e9l\u00e9ments tels que les vacances planifi\u00e9es ou les projets en cours pour le prochain trimestre demeurent inconnus, \u00e9tablir des pr\u00e9dictions s\u2019av\u00e8re une t\u00e2che ardue. Cette obscurit\u00e9 na\u00eet g\u00e9n\u00e9ralement d\u2019une organisation d\u00e9centralis\u00e9e et d\u2019un plan disjoint, o\u00f9 les donn\u00e9es relatives aux comp\u00e9tences sont \u00e9parpill\u00e9es parmi diverses sources. Ce sont les besoins actuels et futurs \u00e0 identifier.<\/p>\n<h3>Le d\u00e9fi de la gestion des capacit\u00e9s \u00e0 l&rsquo;aide de tableurs<\/h3>\n<p>Envisagez-vous la gestion de votre capacit\u00e9 en utilisant des tableurs Excel ? Oubliez ! Le principal obstacle peut \u00eatre compar\u00e9 \u00e0 la tentative de pousser un \u00e9norme bloc de pierre vers le sommet d\u2019une montagne. Autant dire que c\u2019est une t\u00e2che lourde, fastidieuse et inefficace. Les tableurs num\u00e9riques, par leur structure m\u00eame, ne sont pas adapt\u00e9s pour faire face \u00e0 l\u2019instabilit\u00e9 inh\u00e9rente \u00e0 la gestion de projets. Avec leurs calendriers et leurs \u00e9ch\u00e9ances constamment en mouvement, le manuel, lent et souvent erron\u00e9, de mise \u00e0 jour se r\u00e9v\u00e8le comme un frein \u00e0 la fiabilit\u00e9 des informations.<\/p>\n<p>Qui plus est, ces fameuses feuilles de calcul ont tendance \u00e0 devenir des \u00eeles isol\u00e9es, d\u00e9tach\u00e9es des autres outils indispensables \u00e0 une bonne organisation et gestion de projet. Elles ne sont g\u00e9n\u00e9ralement pas associ\u00e9es aux calendriers, ni aux logiciels de gestion des ressources. La d\u00e9connexion de ces diff\u00e9rents outils met en p\u00e9ril l\u2019int\u00e9gration n\u00e9cessaire pour maintenir le cap. L\u2019absence d\u2019informations actualis\u00e9es \u00e0 propos de la capacit\u00e9 des ressources ou des besoins sp\u00e9cifiques du projet, ajout\u00e9e au manque d\u2019int\u00e9gration, rend ardue la t\u00e2che de prendre des d\u00e9cisions avis\u00e9es ou d\u2019affecter efficacement les ressources.<\/p>\n<h3>Des repr\u00e9sentations erron\u00e9es de la productivit\u00e9<\/h3>\n<p>La notion de productivit\u00e9 est fr\u00e9quemment \u00e9gar\u00e9e. Que vous soyez dans une entreprise o\u00f9 la semaine type compte 40 heures ou non, il est naturel de projeter cette mesure en terme d\u2019heures de travail disponibles pour chaque membre d\u2019\u00e9quipe. Pourtant, en pratique, les individus ne consacrent pas l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 de ce temps \u00e0 l\u2019ex\u00e9cution des t\u00e2ches projet\u00e9es.<\/p>\n<p>Il est crucial de prendre en compte les divers param\u00e8tres susceptibles de grever le temps de travail de chacun, incluant les cong\u00e9s personnels, les rendez-vous et r\u00e9unions, les obligations administratives et toute activit\u00e9 interne \u00e0 l\u2019entreprise. De telles obligations peuvent notablement \u00e9roder le temps de travail que chaque employ\u00e9 peut allouer au projet. Aussi, des \u00e9v\u00e8nements impr\u00e9vus, comme les absences pour maladie ou les probl\u00e8mes personnels d\u2019urgence peuvent \u00e9galement empi\u00e9ter sur leur temps de disponibilit\u00e9.<\/p>\n<p>Si les responsables de la gestion des ressources n\u00e9gligent de tels facteurs, leurs calculs de productivit\u00e9 deviennent in\u00e9vitablement erron\u00e9s. Cette erreur entra\u00eene des planifications biais\u00e9es et des attentes parfaitement irr\u00e9alistes.<\/p>\n<h3>La volatilit\u00e9 des projets et des environnements de travail<\/h3>\n<p>De nombreux domaines d\u2019activit\u00e9 sont caract\u00e9ris\u00e9s par une impr\u00e9visibilit\u00e9 de la demande. Imaginez, par exemple, \u00eatre \u00e0 la t\u00eate d\u2019une agence, soumis aux al\u00e9as d\u2019une demande en dents de scie. Des passages \u00e0 vide, o\u00f9 les contrats se font rares, alternent avec des p\u00e9riodes d\u2019effervescence o\u00f9 votre \u00e9quipe est accabl\u00e9e sous le poids des demandes clients, au point de devoir refuser de nouvelles collaborations par incapacit\u00e9 de les absorber.<\/p>\n<p>Et que dire des projets atypiques, que nul n\u2019a jamais exp\u00e9riment\u00e9s auparavant? Ces d\u00e9licats d\u00e9fis exigent souvent de recruter \u00e0 la h\u00e2te des comp\u00e9tences in\u00e9dites, pour r\u00e9pondre aux sp\u00e9cificit\u00e9s inattendues du dit projet. Dans de tels cas, l\u2019absence de garde-fous, de rep\u00e8res tangibles en termes de demande anticip\u00e9e, rend la planification et la gestion des capacit\u00e9s hautement p\u00e9rilleuses.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Mise en place d&rsquo;un planning de gestion de vos capacit\u00e9s en 5 \u00e9tapes<\/h2>\n<p>Pour orchestrer sereinement vos capacit\u00e9s d&rsquo;\u00e9quipe, r\u00e9f\u00e9rez-vous aux \u00e9tapes suivantes :<\/p>\n<ul>\n<li>Prise en compte des projets en cours et \u00e0 venir ;<\/li>\n<li>Estimation des capacit\u00e9s actuelles et prospectives des ressources disponibles ;<\/li>\n<li>Analyse de l&rsquo;\u00e9cart entre la demande existante et les ressources mises \u00e0 disposition ;<\/li>\n<li>R\u00e9flexion sur la meilleure approche pour gommer cet \u00e9cart ;<\/li>\n<li>Consid\u00e9ration des contraintes individuelles de vos collaborateurs.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>1. Examiner les initiatives en cours et anticiper celles \u00e0 l&rsquo;horizon<\/h3>\n<p>Quelle est la nature de la charge de travail que votre \u00e9quipe g\u00e8re actuellement? Quels d\u00e9fis attendent-ils dans le courant de la semaine prochaine, du mois \u00e0 venir ou m\u00eame de l\u2019ann\u00e9e qui se profile? La reconnaissance du flux de travail pr\u00e9sent et \u00e0 venir est cruciale pour l\u2019aperception pr\u00e9cise des engagements du moment de votre \u00e9quipe et des obligations qui lui incomberont prochainement. Ne n\u00e9gligez pas cette \u00e9valuation.<\/p>\n<p>Comment rassembler ces donn\u00e9es essentielles ? Vous pouvez mener vos investigations \u00e0 deux niveaux. D\u2019abord, empruntez la voie directe en interrogeant les membres de votre \u00e9quipe sur leurs activit\u00e9s d\u00e9ploy\u00e9es actuellement et leurs actions imminentes. Ensuite, plongez dans votre logiciel de gestion de projets afin de discerner les missions en cours et leur chronologie. Au sein d\u2019organisations massives, o\u00f9 entrer en contact avec chaque membre de l\u2019\u00e9quipe peut se r\u00e9v\u00e9ler un casse-t\u00eate, faites une incursion aupr\u00e8s des responsables et des chefs de service pour recueillir les renseignements relatifs aux missions actuellement en cours.<\/p>\n<p>Une fois que vous avez trac\u00e9 un portrait clair des responsabilit\u00e9s actuelles et \u00e0 venir, l\u2019\u00e9tape suivante consiste \u00e0 recenser les renseignements concernant les possibles projets ou missions qui pourraient s\u2019immiscer dans le calendrier de travail de votre \u00e9quipe \u00e0 l\u2019avenir.<\/p>\n<p>Dans un contexte d\u2019agence ou d\u2019entreprise de services, adressez-vous au d\u00e9partement des ventes ou aux gestionnaires de comptes pour obtenir des informations sur les contrats en attente. Si votre environnement professionnel est une entreprise orient\u00e9e produit, recherchez aupr\u00e8s de l\u2019\u00e9quipe produit les informations concernant les lancements pr\u00e9vus.<\/p>\n<p>En outre, n\u2019oubliez pas de prendre en compte les t\u00e2ches repouss\u00e9es \u00e0 plus tard car elles pourraient refaire surface en tant que futures responsabilit\u00e9s. Prenez aussi en consid\u00e9ration les t\u00e2ches pr\u00e9vues dans le cadre de projets en cours destin\u00e9es \u00e0 \u00eatre ex\u00e9cut\u00e9es ult\u00e9rieurement ; elles m\u00e9ritent aussi d\u2019\u00eatre int\u00e9gr\u00e9es dans votre planification de capacit\u00e9.<\/p>\n<p>En fin de compte, consid\u00e9rez la trajectoire de croissance et d\u2019expansion de votre entreprise. Identifiez s\u2019il existe des strat\u00e9gies <strong>visant \u00e0 \u00e9largir l\u2019acquisition de clients<\/strong>, \u00e0 d\u00e9velopper de nouvelles fonctionnalit\u00e9s ou \u00e0 p\u00e9n\u00e9trer un nouveau segment de march\u00e9. De tels projets ambitieux pourraient alourdir les exigences en temps de votre \u00e9quipe dans un avenir proche.<\/p>\n<h3>2. \u00c9valuer la facult\u00e9 actuelle et prospective des ressources \u00e0 disposition<\/h3>\n<p>C\u2019est une \u00e9tape cruciale : donnez-vous pour mission d\u2019\u00e9valuer non seulement la capacit\u00e9 de votre \u00e9quipe \u00e0 \u00eatre pr\u00e9sente, mais aussi le type de t\u00e2ches qu\u2019elle est en mesure d\u2019accomplir.<\/p>\n<p>Le regard analysant que vous porterez sur les facteurs limitatifs comme le temps et les comp\u00e9tences permettra d\u2019optimiser la distribution du travail en ad\u00e9quation avec les capacit\u00e9s de votre \u00e9quipe. Il est imp\u00e9ratif d\u2019\u00e9viter les situations d\u00e9licates o\u00f9 les membres de votre \u00e9quipe peuvent \u00eatre pr\u00e9sents mais manquent des comp\u00e9tences requises pour mener \u00e0 bien la t\u00e2che assign\u00e9e, ou le contraire.<\/p>\n<p>Il est fructueux d\u2019\u00e9tudier votre bassin de ressources afin de cerner sans \u00e9quivoque les r\u00f4les, les comp\u00e9tences et les domaines d\u2019expertise de votre \u00e9quipe. Par exemple, si vous utilisez Teambook, vous avez la possibilit\u00e9 de trier les membres de l\u2019\u00e9quipe par tags, tels que le d\u00e9partement ou les r\u00f4les attribu\u00e9s.<\/p>\n<p>L\u2019\u00e9tape suivante serait de scruter le planning de votre projet pour \u00e9valuer le temps allou\u00e9 \u00e0 chaque membre de votre \u00e9quipe pour accomplir les t\u00e2ches. Combien d\u2019heures consacre-t-on aux projets ? Quel est le niveau d\u2019engagement de chacun? Est-ce que quelqu\u2019un est surcharg\u00e9? Y a-t-il des personnes qui attendent qu\u2019un travail leur soit attribu\u00e9 ? Qui planifie de prendre des cong\u00e9s prochainement ?<\/p>\n<p>Le planning visuel de Teambook vous offre une visualisation compl\u00e8te de ces informations, vous donnant ainsi une vue d\u2019ensemble quant \u00e0 la disponibilit\u00e9 de votre \u00e9quipe. Vous pourrez \u00e9galement s\u00e9lectionner des dur\u00e9es sp\u00e9cifiques pour conna\u00eetre la capacit\u00e9 actuelle et future.<\/p>\n<p>Lors de l\u2019analyse du temps \u00e0 disposition de votre \u00e9quipe, il serait judicieux de prendre en compte aussi bien le travail li\u00e9 au projet qu\u2019\u00e0 celui en dehors du projet.<\/p>\n<p>Des t\u00e2ches quotidiennes telles que les r\u00e9unions, les pauses d\u00e9jeuner, les \u00e9changes par e-mail et Slack, ainsi que les t\u00e2ches administratives peuvent se r\u00e9v\u00e9ler \u00eatre de v\u00e9ritables d\u00e9voreuses de temps.<\/p>\n<p>Il est \u00e9galement pertinent de prendre en consid\u00e9ration certains facteurs tels que la dilatation du champ d\u2019action, les retards dans les projets, les dynamiques d\u2019\u00e9quipe et la pression de d\u00e9lais, car ils peuvent influencer la dur\u00e9e des projets en cours et r\u00e9duire par la m\u00eame occasion la disponibilit\u00e9 de votre \u00e9quipe.<\/p>\n<p>Ce proc\u00e9d\u00e9 d\u2019\u00e9valuation doit \u00eatre un processus conjoint avec l\u2019\u00e9quipe. Si vous g\u00e9rez une \u00e9quipe de petite ou moyenne envergure, vous pouvez solliciter leurs retours lors d\u2019entretiens individuels ou de discussions asynchrones concernant leurs disponibilit\u00e9s. Pour des \u00e9quipes plus larges, il serait plus avis\u00e9 de consulter les chefs de service et les responsables afin d\u2019obtenir une vision globale de la capacit\u00e9 de l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n<h3>3. \u00c9laboration d&rsquo;une strat\u00e9gie efficace pour combler l&rsquo;\u00e9cart existant<\/h3>\n<p>In\u00e9vitablement, votre analyse risque de mettre en lumi\u00e8re une discorde non n\u00e9gligeable entre les ressources accessibles et les exigences de votre organisation.<\/p>\n<p>Face \u00e0 une surcharge de travail qui noie copieusement votre staff, l\u2019adoption de strat\u00e9gies de hi\u00e9rarchisation comme la pond\u00e9ration des projets \u00e0 fort impact et l\u2019affectation judicieuse des ressources peut s\u2019av\u00e9rer une n\u00e9cessit\u00e9 cruciale.<\/p>\n<p>Par exemple, une situation o\u00f9 un nouveau projet se profile \u00e0 l\u2019horizon tandis que votre \u00e9quipe est d\u00e9j\u00e0 submerg\u00e9e de t\u00e2ches. Dans pareil contexte, voici comment \u00e9tablir la pr\u00e9\u00e9minence du projet en se posant diverses questions :<\/p>\n<ul>\n<li>Quel est le niveau d\u2019urgence de cette t\u00e2che ?<\/li>\n<li>Dispose-t-on d\u2019un budget cons\u00e9quent pour sa r\u00e9alisation ?<\/li>\n<li>Le projet concerne-t-il un client avec qui nous souhaitons absolument r\u00e9tablir une relation endommag\u00e9e ?<\/li>\n<li>Est-ce en lien avec une nouvelle opportunit\u00e9 de collaboration avec un client que nous convoitons depuis un certain temps ?<\/li>\n<li>Quelle est l\u2019importance relative de ce travail \u00e0 r\u00e9aliser ?<\/li>\n<li>Est-ce que les d\u00e9lais de livraison peuvent \u00eatre ajustables ?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans l\u2019\u00e9ventualit\u00e9 o\u00f9 le projet doit se poursuivre, passez \u00e0 l\u2019\u00e9tape suivante en d\u00e9finissant les membres de l\u2019\u00e9quipe les plus en ad\u00e9quation avec les exigences du travail, tout en n\u00e9gociant les \u00e9ch\u00e9ances des projets actuellement en cours.<\/p>\n<p>Imaginez vous retrouver confront\u00e9 \u00e0 une situation o\u00f9 votre \u00e9quipe se heurte \u00e0 des restrictions de ressources et que les demandes qui lui sont adress\u00e9es d\u00e9bordent ses capacit\u00e9s. L\u2019une des alternatives \u00e0 envisager dans ce genre de cas est d\u2019opter pour une collaboration avec des ind\u00e9pendants afin de r\u00e9duire le poids de la surcharge de travail et respecter les d\u00e9lais impartis.<\/p>\n<p>\u00c0 l\u2019oppos\u00e9, si votre \u00e9quipe est sous-exploit\u00e9e, il existe l\u2019option d\u2019attribuer plus de responsabilit\u00e9s afin de garantir une exploitation optimale de son temps et de sa productivit\u00e9.<\/p>\n<h3>4. Prendre en consid\u00e9ration les attentes de vos collaborateurs<\/h3>\n<p>Le facteur humain est essentiel lorsque vous planifiez vos capacit\u00e9s. Il ne faut pas oublier que votre personnel ne se r\u00e9sume pas \u00e0 des effectifs, mais plut\u00f4t \u00e0 des individus avec des attentes et des aspirations distinctes. Il est n\u00e9cessaire d&rsquo;\u00e9valuer des \u00e9l\u00e9ments tels que les m\u00e9thodes de travail individuelles, les pr\u00e9f\u00e9rences communicationnelles, les d\u00e9calages horaires, les engagements priv\u00e9s comme la famille, ainsi que les perspectives d&rsquo;avancement professionnel et de perfectionnement.<\/p>\n<h2>Qu&rsquo;est-ce qui justifie le besoin d&rsquo;outils sp\u00e9cialis\u00e9s pour la planification des capacit\u00e9s au sein des \u00e9quipes ?<\/h2>\n<p>La pr\u00e9vision des capacit\u00e9s peut s\u2019av\u00e9rer complexe, car elle n\u00e9cessite l\u2019\u00e9valuation de la capacit\u00e9 de l\u2019\u00e9quipe, la pr\u00e9vision de la demande et la prise de d\u00e9cisions pour harmoniser l\u2019offre et la demande. Lorsque l\u2019on s\u2019appuie sur une multitude de tableaux de bord, les choses peuvent rapidement devenir confuses, car il devient plus compliqu\u00e9 de comprendre qui est charg\u00e9 de quoi et qui est disponible pour de nouveaux projets. C\u2019est ici qu\u2019interviennent les logiciels de gestion des ressources.<\/p>\n<p>Teambook vous offre une vue graphique de la capacit\u00e9, vous permettant d\u2019apercevoir rapidement la disponibilit\u00e9 des membres de l\u2019\u00e9quipe, les situations de surcharge et les taux d\u2019utilisation. Vous avez ainsi la possibilit\u00e9 de visualiser facilement la capacit\u00e9 de votre \u00e9quipe pour une p\u00e9riode pr\u00e9cise, ce qui rend la pr\u00e9vision plus efficace.<\/p>\n<p>Teambook vous offre \u00e9galement une vision actualis\u00e9e de la disponibilit\u00e9 des ressources de votre \u00e9quipe, int\u00e9grant les r\u00e9unions programm\u00e9es, les t\u00e2ches pr\u00e9vues, les pauses et les horaires de travail personnalis\u00e9s dans le calendrier, ce qui vous permet d\u2019\u00e9valuer avec pr\u00e9cision leur capacit\u00e9 r\u00e9elle.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-12131 \" src=\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN.png\" alt=\"\" width=\"1052\" height=\"431\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN.png 2560w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN-300x123.png 300w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN-1024x420.png 1024w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN-768x315.png 768w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN-1536x629.png 1536w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_EN-2048x839.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 1052px) 100vw, 1052px\" \/><\/p>\n<p>Avec Teambook , il est possible d\u2019int\u00e9grer les jours f\u00e9ri\u00e9s et de personnaliser ces jours en fonction de vos politiques de cong\u00e9s. Cela facilite \u00e0 votre \u00e9quipe la demande de temps libre tout en tenant compte du travail pr\u00e9vu et de leur solde de cong\u00e9s. Teambook permet de g\u00e9rer directement les validations de cong\u00e9s depuis l\u2019interface de planification. Les ressources et les \u00e9quipes sont des \u00e9l\u00e9emts essentiels de votre entreprise, Calculez la capacit\u00e9 de production pour une bonne gestion.<\/p>\n<p>La fonction reporting de Teambook offre une vue globale des heures disponibles de votre \u00e9quipe (capacit\u00e9) en comparaison aux heures planifi\u00e9es (t\u00e2ches attribu\u00e9es), vous permettant ainsi de prendre des d\u00e9cisions d\u2019allocation des ressources bas\u00e9es sur des donn\u00e9es pr\u00e9cises.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-12109 \" src=\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR.png\" alt=\"Rapports teambook\" width=\"1046\" height=\"461\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR.png 2560w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR-300x132.png 300w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR-1024x452.png 1024w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR-768x339.png 768w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR-1536x677.png 1536w, https:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Dashoboard_HighKPI_FR-2048x903.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 1046px) 100vw, 1046px\" \/><\/p>\n<p>Si vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 optimiser la planification des capacit\u00e9s de votre \u00e9quipe, n&rsquo;h\u00e9sitez pas \u00e0 essayer Teambook, c\u2019est gratuit!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>D\u00e9couvrez dans ce guide comment la planification des capacit\u00e9s peut vous aider \u00e0 maintenir les projets sur la bonne voie tout en optimisant le temps de votre \u00e9quipe et les avantages de la planification gr\u00e2ce \u00e0 ce guide complet. Anticiper les exigences en vue d\u2019harmoniser vos ressources disponibles avec ce qui est n\u00e9cessaire pour l\u2019\u00e9mergence [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":12604,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[101,35],"tags":[],"class_list":["post-12596","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-project-management-fr","category-fonctionnalites-teambook-2"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12596","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=12596"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12596\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":32366,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12596\/revisions\/32366"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/12604"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=12596"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=12596"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=12596"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}