- \n
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Pr\u00e9visions et suivi budg\u00e9taire<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
L’outil de planification des ressources que vous choisissez doit vous aider \u00e0 suivre les performances d’un projet en m\u00eame temps que les heures facturables de ses ressources. Si vous d\u00e9passez ce nombre, l’outil doit vous indiquer clairement que vous avez d\u00e9pass\u00e9 le budget de temps dans votre rapport sur le budget du projet, afin que vous puissiez prendre rapidement des mesures correctives.<\/p>\n
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Outils de reporting de projet pour une prise de d\u00e9cision plus intelligente<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Une autre fonctionnalit\u00e9 essentielle est un tableau de bord de reporting qui vous permet d’obtenir une analyse pr\u00e9cise des \u00e9l\u00e9ments vitaux du projet, tels que les budgets, les taux d’utilisation et les heures programm\u00e9es.<\/p>\n
La planification optimis\u00e9e des ressources avec Teambook : un guide pratique<\/h2>\n
Nous vous avons sugg\u00e9r\u00e9 (plut\u00f4t fortement sugg\u00e9r\u00e9 \ud83d\ude09 ) d’utiliser Teambook pour la planification de vos ressources, et \u00e0 ce stade, vous vous demandez probablement comment cela fonctionne.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
D\u00e9couvrons ensemble :<\/span><\/p>\n
Cr\u00e9er un r\u00e9f\u00e9rentiel de donn\u00e9es sur votre personnel (ressources)<\/h3>\n
Cr\u00e9ez un r\u00e9f\u00e9rentiel centralis\u00e9 de vos collaborateurs afin d’obtenir en un coup d’\u0153il des informations sur leurs comp\u00e9tences, leurs r\u00f4les, leurs capacit\u00e9s et leurs lieux de travail. Cet inventaire vous aidera\u00a0<\/span>\u00e0 suivre les ressources<\/span>, \u00e0 organiser votre planification,\u00a0<\/span>d\u00e9tecter les lacunes en mati\u00e8re de personnel<\/span>, et d\u00e9terminer rapidement la meilleure personne avec laquelle travailler.\u00a0\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Mettre en place des syst\u00e8mes de gestion des capacit\u00e9s<\/h3>\n
Par exemple, la semaine de travail de 40 heures. Ces heures sont rarement consacr\u00e9es seulement au travail. Il y a des r\u00e9unions, des t\u00e2ches administratives, des t\u00e2ches ad hoc et, bien s\u00fbr aussi, des vacances et autres absences maladie. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Il existe diff\u00e9rents syst\u00e8mes que vous pouvez mettre en place pour g\u00e9rer la capacit\u00e9 de votre \u00e9quipe.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Cr\u00e9er des politiques de cong\u00e9. D\u00e9terminez \u00e0 l’avance les conditions sp\u00e9cifiques dans lesquelles les cong\u00e9s peuvent \u00eatre pris. Il peut s’agir d’un cong\u00e9 pay\u00e9 pour un nombre limit\u00e9 de jours ou d’un cong\u00e9 annuel obligatoire \u00e0 prendre chaque ann\u00e9e, ou encore d’un cong\u00e9 de maladie lorsque le membre de l’\u00e9quipe tombe malade.<\/span><\/li>\n
- Importez automatiquement les jours f\u00e9ri\u00e9s dans votre outil de planification des ressources. Chez Teambook, nous avons plus des clients avec des employ\u00e9s r\u00e9partis sur diff\u00e9rents pays\/continents. Il est fr\u00e9quent que les membres de l’\u00e9quipe aient un jour f\u00e9ri\u00e9 diff\u00e9rent au cours d’un projet. Pour \u00e9viter de manquer des d\u00e9lais, nous planifions en fonction des jours f\u00e9ri\u00e9s et nous ne leur assignons pas de t\u00e2ches pendant leurs jours de cong\u00e9. Le jour f\u00e9ri\u00e9 de chaque membre de l’\u00e9quipe est d\u00e9fini dans Teambook et permet aux responsables de savoir quand ils seront en retard.<\/span><\/li>\n
- G\u00e9rez les demandes de cong\u00e9s. Veillez \u00e0 ce que les demandes de cong\u00e9s soient examin\u00e9es avant d’\u00eatre approuv\u00e9es. Ce processus doit impliquer le responsable du membre de l’\u00e9quipe, car il a une bonne id\u00e9e de la charge de travail de la personne et peut approuver ou refuser la demande.<\/span><\/li>\n
- Encouragez votre \u00e9quipe \u00e0 synchroniser son calendrier avec votre outil de planification des ressources. Les r\u00e9unions occupent souvent une grande partie du temps de l’\u00e9quipe sans que les chefs de projet s’en aper\u00e7oivent. Restez au courant des r\u00e9unions \u00e0 venir et r\u00e9currentes afin d’avoir une id\u00e9e r\u00e9aliste de la capacit\u00e9 de votre \u00e9quipe.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Pr\u00e9voir les ressources n\u00e9cessaires et leur disponibilit\u00e9<\/h3>\n
D\u00e9terminez les personnes dont vous avez besoin pour votre projet en fonction des exigences du projet. Quelles sont les fonctions requises ? Quelles sont les comp\u00e9tences requises ? C’est le bon moment pour consulter votre r\u00e9f\u00e9rentiel de ressources.<\/p>\n
D\u00e9terminez ensuite si ces personnes sont disponibles pour travailler sur votre projet. Sont-elles d\u00e9j\u00e0 affect\u00e9es \u00e0 un autre projet ? Ont-elles des disponibilit\u00e9s \u00a0pendant votre projet ?<\/p>\n
Adapter les ressources aux t\u00e2ches<\/h3>\n
- Importez automatiquement les jours f\u00e9ri\u00e9s dans votre outil de planification des ressources. Chez Teambook, nous avons plus des clients avec des employ\u00e9s r\u00e9partis sur diff\u00e9rents pays\/continents. Il est fr\u00e9quent que les membres de l’\u00e9quipe aient un jour f\u00e9ri\u00e9 diff\u00e9rent au cours d’un projet. Pour \u00e9viter de manquer des d\u00e9lais, nous planifions en fonction des jours f\u00e9ri\u00e9s et nous ne leur assignons pas de t\u00e2ches pendant leurs jours de cong\u00e9. Le jour f\u00e9ri\u00e9 de chaque membre de l’\u00e9quipe est d\u00e9fini dans Teambook et permet aux responsables de savoir quand ils seront en retard.<\/span><\/li>\n
- Cr\u00e9er des politiques de cong\u00e9. D\u00e9terminez \u00e0 l’avance les conditions sp\u00e9cifiques dans lesquelles les cong\u00e9s peuvent \u00eatre pris. Il peut s’agir d’un cong\u00e9 pay\u00e9 pour un nombre limit\u00e9 de jours ou d’un cong\u00e9 annuel obligatoire \u00e0 prendre chaque ann\u00e9e, ou encore d’un cong\u00e9 de maladie lorsque le membre de l’\u00e9quipe tombe malade.<\/span><\/li>\n
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- \n
- Comment pouvons-nous livrer ce projet dans les d\u00e9lais et le budget impartis ?\u00a0<\/em><\/li>\n
- De quelle mani\u00e8re puis-je garantir l’ach\u00e8vement du projet sans provoquer une surcharge de travail parmi mon \u00e9quipe ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
Dans ce guide d’introduction, vous apprendrez ce qu’est la planification des ressources, son importance, ce que vous devez rechercher chez un planificateur de ressources et o\u00f9 vous devez commencer \u00e0 cr\u00e9er votre plan de ressources.\u00a0<\/span><\/p>\n
Nous avons produit et actualis\u00e9 ce guide \u00e0 partir d’\u00e9changes prolifiques avec nos clients de Teambook, qui exercent en tant que responsables des ressources, coordinateurs de projets et managers des op\u00e9rations dans des entreprises de toutes tailles, variant de 10 employ\u00e9s jusqu’\u00e0 d\u00e9passer les 100 collaborateurs. Nous y avons int\u00e9gr\u00e9 un condens\u00e9 sur la mani\u00e8re de dresser votre plan de ressources en nous basant sur nos constatations.<\/p>\n
Qu’est-ce que la planification des ressources ?<\/h2>\n
La planification des ressources est le processus qui consiste \u00e0 d\u00e9terminer les ressources n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation des projets, puis \u00e0 r\u00e9partir et \u00e0 planifier le travail en fonction de la capacit\u00e9 de l’\u00e9quipe.\u00a0<\/span><\/p>\n
La planification de vos ressources implique:\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Comprendre qui doit travailler sur quel projet et quand\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- D\u00e9terminer qui est disponible pour faire le travail\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- D\u00e9cider de la meilleure utilisation du temps de votre \u00e9quipe\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Trouver des compromis entre des priorit\u00e9s concurrentes<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Par exemple, l’un de nos clients, une agence marketing, organise des r\u00e9unions hebdomadaires de planification des ressources, auxquelles participent tous les chefs de projet. Durant ces r\u00e9unions, l’\u00e9cran de planification de T<\/span>eambook est l’outil central, permettant de visualiser les disponibilit\u00e9s de chacun, en filtrant notamment sur les comp\u00e9tences, et ainsi prendre les d\u00e9cisions de staffing. Teambook est alors mis \u00e0 jour en temps r\u00e9el et les informations transmises \u00e0 tous les membres de l’\u00e9quipe, que ce soit par la synchronisation automatique des agendas ou m\u00eame par l’envoi de notification par courriel.<\/p>\n
Pourquoi la planification des ressources est importante ?<\/h2>\n
La planification des ressources fournit une base fiable pour d\u00e9marrer les projets et am\u00e9liore les\u00a0<\/span>chances de les livrer \u00e0 temps et dans le respect du budget<\/span>.<\/span><\/p>\n
La cr\u00e9ation d’un plan de ressources complet avant le d\u00e9but d’un projet vous aide :<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
- \n
- Augmentez votre efficacit\u00e9, car vous savez de quelles ressources vous avez besoin et comment elles sont\u00a0<\/span>allou\u00e9es aux t\u00e2ches du projet<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Am\u00e9liorez les taux de r\u00e9ussite des projets en associant les bons ensembles de comp\u00e9tences aux bonnes t\u00e2ches.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Suivez l’\u00e9volution de la capacit\u00e9 et de la disponibilit\u00e9 afin d’\u00eatre pr\u00eat \u00e0 r\u00e9pondre aux besoins impr\u00e9vus en mati\u00e8re de ressources.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Surveillez l’avancement des travaux pour que les projets respectent le budget et que le travail reste sur la bonne voie. Vous pouvez voir sur quoi chaque personne doit travailler et pendant combien de temps.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Planifiez et pr\u00e9voyez la disponibilit\u00e9 de vos ressources pour les projets futurs, ce qui permet \u00e0 votre \u00e9quipe de mieux s’organiser \u00e0 long terme.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Am\u00e9liorez la satisfaction au travail et la r\u00e9tention au sein de votre \u00e9quipe – moins de burnout ou de membres de l’\u00e9quipe d\u00e9pass\u00e9s par les \u00e9v\u00e9nements.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Que se trame-t-il lorsque la planification de vos ressources est d\u00e9laiss\u00e9e ?<\/h2>\n
Quand on laisse de c\u00f4t\u00e9 la planification des ressources, cela m\u00e8ne souvent \u00e0 des embauches superflues et \u00e0 une sous-exploitation des ressources existantes. On se rappelle encore de cette ancienne recruteuse d’un mastodonte du num\u00e9rique qui nous avait d\u00e9voil\u00e9 qu’elle-m\u00eame, ainsi que bon nombre de ses associ\u00e9s, \u00e9taient inoccup\u00e9s malgr\u00e9 plusieurs mois pass\u00e9s dans l’entreprise. Quelques mois s’\u00e9coulent, puis d\u00e9bute une s\u00e9rie de licenciements d’envergure et une suspension des recrutements!<\/p>\n
A contrario, planifier ses ressources avec rigueur garantit que l’embauche n’est effectu\u00e9e qu’en cas de n\u00e9cessit\u00e9. Lorsque les t\u00e2ches sont correctement attribu\u00e9es et ex\u00e9cut\u00e9es, elles apportent non seulement \u00e0 votre \u00e9quipe des opportunit\u00e9s de d\u00e9veloppement professionnel, mais elles permettent aussi \u00e0 votre entreprise de faire des \u00e9conomies. En somme, elle d\u00e9cuple l’efficacit\u00e9 de ses actions, ce qui ne manquera pas d’avoir une influence positive sur le r\u00e9sultat net.<\/p>\n
\n\n\nComment cr\u00e9er un plan de ressources ? 5 \u00e9tapes du processus de planification des ressources<\/h2>\n
Nous nous sommes entretenus avec plusieurs de nos clients afin de comprendre comment ils proc\u00e8dent pour planifier les ressources. Sur la base de ce que nous avons appris et observ\u00e9, nous avons d\u00e9fini un processus que vous pouvez utiliser pour commencer.<\/p>\n
La planification des ressources est rarement l’affaire d’une seule personne. Elle peut n\u00e9cessiter l’organisation d’une r\u00e9union des ressources avec les chefs de projet ou les responsables des op\u00e9rations. Vous pouvez \u00e9galement organiser des r\u00e9unions de planification asynchrones dans Slack, comme nous le faisons chez Teambook.<\/p>\n
\n\nQuel que soit le processus que vous choisissez, votre planification des ressources devrait ressembler \u00e0 peu pr\u00e8s \u00e0 ceci :<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\nD\u00e9finir les t\u00e2ches du projet et les ressources dont vous disposez<\/h3>\n
D\u00e9crivez les t\u00e2ches de votre projet. Certaines sont-elles plus prioritaires que d’autres ? Certaines doivent-elles \u00eatre concentr\u00e9es plut\u00f4t en d\u00e9but ou la fin du projet ?<\/span><\/p>\n
En parall\u00e8le, faites un point sur vos ressources actuelles. Qui est disponible pour prendre en charge le travail ? Quelle ressource est en double emploi ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Par exemple, si vous utilisez Teambook, vous commenceriez certainement par consulter votre planning des prochains mois pour d\u00e9terminer la disponibilit\u00e9:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
![\"planification](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_FR-1.png\" "\\"\\"")
<\/p>\nAttribuer le travail en fonction de la disponibilit\u00e9, des comp\u00e9tences et des int\u00e9r\u00eats<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h3>\n
Assemblez les t\u00e2ches aux membres de l’\u00e9quipe qui peuvent assumer le travail \u00e0 l’aide de votre outil de gestion des ressources.\u00a0 Lors de l’attribution des t\u00e2ches, tenez compte des comp\u00e9tences et des int\u00e9r\u00eats des membres de l’\u00e9quipe.<\/span>
\nLes attributions dans votre outil de gestion des ressources devraient \u00eatre la seule source de v\u00e9rit\u00e9 afin que chacun sache ce qu’il doit faire et quand il doit le faire.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\nVous pouvez en savoir plus dans cet article <\/span>sur l’allocation des ressources<\/span>.\u00a0<\/span><\/p>\n
Tenir compte des demandes futures en mati\u00e8re de ressources<\/h3>\n
Une \u00e9tape importante (mais difficile) consiste \u00e0 pr\u00e9voir le travail \u00e0 venir et \u00e0 disposer du personnel n\u00e9cessaire pour l’accomplir. Vous devez pr\u00e9voir les t\u00e2ches inattendues qui pourraient survenir \u00e0 l’avenir et allouer du temps ou des ressources suppl\u00e9mentaires pour vous assurer que vous disposez des personnes n\u00e9cessaires pour les accomplir.<\/p>\n
Obtenir un retour d’information de la part des parties prenantes sur les allocations propos\u00e9es<\/h3>\n
M\u00eame si un membre de l’\u00e9quipe est affect\u00e9 exclusivement \u00e0 votre projet, vous devez rester en contact avec d’autres chefs de projet ou responsables fonctionnels afin de garder un \u0153il sur les demandes auxquelles la ressource est soumise. <\/span><\/p>\n
Teambook propose par exemple l’utilisation de plusieurs \u00ab\u00a0teams\u00a0\u00bb qui permettent de visualiser la charge des membres, m\u00eame si occup\u00e9s dans une autre \u00e9quipe, cela afin d’\u00e9viter les conflits d’horaire et la surr\u00e9servation. \u00a0<\/span><\/p>\n
Apporter des ajustements \u00e0 votre plan de ressources si n\u00e9cessaire<\/h3>\n
Vous devrez mettre \u00e0 jour le plan de ressources r\u00e9guli\u00e8rement (nous recommandons \u00e0 minima une fois par semaine) au fur et \u00e0 mesure de l’avancement du projet en raison de changements inattendus, d’approbations lentes, d’ajustements impr\u00e9vus du champ d’application, etc. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Avez-vous besoin d’outils de planification des ressources ?<\/h2>\n
- Am\u00e9liorez les taux de r\u00e9ussite des projets en associant les bons ensembles de comp\u00e9tences aux bonnes t\u00e2ches.\u00a0<\/span><\/li>\n
- D\u00e9terminer qui est disponible pour faire le travail\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- De quelle mani\u00e8re puis-je garantir l’ach\u00e8vement du projet sans provoquer une surcharge de travail parmi mon \u00e9quipe ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
![\"Magnify\"](\"https:\/\/float-com.cdn.prismic.io\/float-com\/74bdd6d0-f6b4-483b-8403-92c137d3a861_resource-inline-cta-graphic-01.svg?ixlib=gatsbyFP&auto=compress%2Cformat&fit=max&q=50&w=322&h=326\" "\\"\\"")