\u00bfQu\u00e9 se olvida a menudo en la gesti\u00f3n de proyectos?<\/p>\n
- \n
- Personas<\/li>\n<\/ul>\n
Hay un punto en el que la mayor\u00eda de las organizaciones est\u00e1n de acuerdo: Las personas, los recursos, son el activo m\u00e1s valioso de una empresa. Atraen a los clientes, aportan ideas para desarrollar el negocio, hacen el trabajo y, obviamente, son los que hacen fluir el dinero.<\/p>\n
Sin embargo, estos recursos son limitados y demasiadas organizaciones fracasan a la hora de abordar la cuesti\u00f3n de maximizar su uso.<\/p>\n
La causa principal est\u00e1 relacionada con la evoluci\u00f3n de la situaci\u00f3n econ\u00f3mica actual y la forma en que estas organizaciones la afrontan.<\/p>\n
Este art\u00edculo explica c\u00f3mo maximizar el uso de los recursos es un reto que a menudo se convierte en un problema y c\u00f3mo una planificaci\u00f3n eficaz de la capacidad, unida a la gesti\u00f3n de los recursos, son parte de la soluci\u00f3n.<\/p>\n
Comprender el reto de la mayor\u00eda de las organizaciones \u00a0<\/h2>\n
Antes de adentrarnos en la gesti\u00f3n de recursos y la planificaci\u00f3n de capacidades, repasemos un concepto b\u00e1sico que est\u00e1 en la base de los problemas de recursos de toda empresa.<\/p>\n
Es el mejor amigo y el peor enemigo de una organizaci\u00f3n al mismo tiempo:<\/p>\n
Puede que lo haya adivinado: Demanda<\/p>\n
M\u00e1s concretamente, la demanda excesiva. Cuando se descontrola y la organizaci\u00f3n no consigue gestionarla con su limitada cantidad de recursos y tiempo.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Imagen de Jan Va\u0161ek<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
La demanda puede adoptar muchas formas, por ejemplo<\/p>\n
- \n
- iniciativas estrat\u00e9gicas grandes o peque\u00f1as<\/li>\n
- trabajo de apoyo<\/li>\n
- reuniones<\/li>\n
- …<\/li>\n<\/ul>\n
En resumen, la demanda representa todo el trabajo que requiere recursos (las personas).<\/p>\n
Las organizaciones evolucionan en una econom\u00eda altamente competitiva, en la que la demanda y la presi\u00f3n para reducir costes no dejan de aumentar.<\/p>\n
Y para seguir siendo competitivas, la reacci\u00f3n de muchas organizaciones es recortar en recursos y acoger toda la demanda con los brazos abiertos. La mayor\u00eda de las veces sin estar seguras de disponer de los recursos necesarios para asumir nuevos proyectos.<\/p>\n
R\u00e1pidamente, la demanda se vuelve incontrolable, los proyectos se acumulan, los recursos se ven desbordados, aparecen los retrasos y los clientes descontentos empiezan a alzar la voz.<\/p>\n
\u00c9se es el reto.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nEntonces, si la demanda aumenta y los recursos disminuyen, \u00bfc\u00f3mo afrontar ese problema?<\/p>\n
Su mejor opci\u00f3n: controlar el tama\u00f1o de esa demanda.<\/p>\n
Y ah\u00ed es donde entran en juego la planificaci\u00f3n de capacidades y la gesti\u00f3n de recursos.<\/p>\n
Diferencia entre planificaci\u00f3n de capacidades y gesti\u00f3n de recursos<\/strong><\/h2>\n
Estos dos conceptos parecen ser un \u00e1rea nebulosa para muchas personas.<\/p>\n
\u00bfCu\u00e1l es la diferencia?<\/p>\n
\u00bfNo son iguales?<\/p>\n
Pues no, no son lo mismo.<\/p>\n
Y si una organizaci\u00f3n quiere aprovechar al m\u00e1ximo sus recursos, es fundamental entender en qu\u00e9 se diferencian estos dos conceptos y d\u00f3nde se encuentran.<\/p>\n
La gesti\u00f3n de recursos y la planificaci\u00f3n de capacidades son dos cosas distintas de las que se ocupan dos componentes diferentes, a dos niveles distintos dentro de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
Planificaci\u00f3n de la capacidad<\/strong><\/h3>\n
La planificaci\u00f3n de la capacidad se realiza a un nivel estrat\u00e9gico a m\u00e1s largo plazo, por quienes seleccionan el trabajo.<\/p>\n
Su funci\u00f3n es asegurarse de que la organizaci\u00f3n dispone de los recursos necesarios para un proyecto, en un momento determinado. Esto significa tener en cuenta la disponibilidad de recursos a la hora de decidir en qu\u00e9 demanda (de una cartera de demanda) invertir y cu\u00e1ndo.<\/p>\n
Para ello, los responsables de la planificaci\u00f3n de la capacidad van a tener en cuenta elementos como las horas de trabajo, las cualificaciones, la competencia y el rendimiento medio del trabajo.<\/p>\n
Sigue siendo una etapa bastante impersonal en la que la capacidad se eval\u00faa en funci\u00f3n de la funci\u00f3n y el tipo requeridos, m\u00e1s que por el nombre exacto de un recurso.<\/p>\n
Si se hace correctamente, los gestores no deber\u00edan llevarse malas sorpresas de falta de competencias y funciones cuando empiece el proyecto.<\/p>\n
Gesti\u00f3n de recursos<\/strong><\/h3>\n
La gesti\u00f3n de los recursos se realiza a nivel ejecutivo, por los encargados de maximizar el uso de esos recursos.<\/p>\n
Es la selecci\u00f3n y asignaci\u00f3n de recursos (internos y externos) a actividades planificadas y no planificadas, as\u00ed como el mantenimiento de los datos de los recursos (competencias, funci\u00f3n, coste, fechas, tarifa horaria,…).<\/p>\n
La asignaci\u00f3n de recursos suele seguir 3 etapas para asegurarse de que finalmente se asignan al proyecto los recursos necesarios y nombrados:<\/p>\n
Fase 1:<\/p>\n
La primera fase tiene lugar a largo plazo, cuando los jefes de proyecto solicitan recursos por funciones o competencias para un proyecto futuro. A diferencia de la planificaci\u00f3n de capacidades, en este caso el proceso va un paso m\u00e1s all\u00e1, ya que los recursos se solicitan oficialmente en lugar de s\u00f3lo evaluarse. Esta es la etapa de los requisitos.<\/p>\n
Fase 2:<\/p>\n
Cuando se acerca la fecha del proyecto, los jefes de departamento pueden saber con m\u00e1s exactitud si una persona concreta (que coincida con la cualificaci\u00f3n y la funci\u00f3n solicitadas anteriormente) estar\u00e1 disponible para este proyecto y, de este modo, pueden nombrar un recurso probable. Esto se denomina reserva blanda.<\/p>\n
Etapa 3:<\/p>\n
Unas semanas antes de que comience el proyecto, cuando la disponibilidad del recurso en cuesti\u00f3n es segura, el director del proyecto puede confirmar finalmente la reserva de dicho recurso. Este \u00faltimo paso es la reserva en firme, o la asignaci\u00f3n.\u00a0<\/p>\n
La importancia de estas dos tareas para una organizaci\u00f3n<\/h2>\n
Las definiciones de planificaci\u00f3n de capacidades y gesti\u00f3n de recursos se explican por s\u00ed solas.<\/p>\n
Una gesti\u00f3n eficaz de estas dos tareas y una buena comunicaci\u00f3n transversal entre directivos permitir\u00e1n a la organizaci\u00f3n controlar el tama\u00f1o del tibur\u00f3n de la demanda y limitar su impacto (sobre los recursos y los clientes).<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Imagen de rawpixel<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Lo que, en \u00faltima instancia, deber\u00eda conducir a:<\/p>\n
- \n
- Cartera de demanda equilibrada<\/li>\n
- Mayor productividad<\/li>\n
- Mejor aprovechamiento de los recursos (no hay exceso de trabajo, las competencias se ajustan al trabajo).<\/li>\n
- Mayor valor a\u00f1adido<\/li>\n
- Plantilla satisfecha (gracias a una mejor utilizaci\u00f3n de los recursos)<\/li>\n
- Clientes satisfechos (gracias a una mejor relaci\u00f3n calidad-precio y al respeto de los plazos)<\/li>\n<\/ul>\n
He aqu\u00ed un cuadro recapitulativo:<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nBienvenido al mundo de la planificaci\u00f3n de capacidades y la gesti\u00f3n de recursos<\/strong><\/h2>\n
Considere este art\u00edculo como una introducci\u00f3n a estos dos conceptos. Le ofrece el contexto necesario para comprender en qu\u00e9 fallan muchas organizaciones cuando se enfrentan a la demanda y a unos recursos limitados.<\/p>\n
Y tambi\u00e9n le da una pista sobre c\u00f3mo evitar caer en la misma trampa: mediante un enfoque acertado de planificaci\u00f3n de la capacidad y gesti\u00f3n de recursos.<\/p>\n
Pero todo esto es teor\u00eda, lo que significa que describe una situaci\u00f3n ideal.<\/p>\n
Como de costumbre, la realidad es bien distinta.<\/p>\n
No es raro que las empresas pasen totalmente por alto la planificaci\u00f3n de la capacidad y programen proyectos sin estar seguras de disponer de los recursos necesarios. A menudo, esto se debe a la falta de datos y visibilidad sobre la disponibilidad de recursos.<\/span><\/p>\n\n\n\n
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\n\n Imagen de Capri23auto<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Los directores de departamento tambi\u00e9n tienden a subestimar u olvidar la cantidad de recursos de tiempo necesarios para llevar a cabo actividades \u00absecundarias\u00bb que no se eval\u00faan durante la planificaci\u00f3n de la capacidad, como las tareas administrativas o las reuniones de personal.<\/span><\/p>\n
Cuando se suman, estas actividades pueden empezar f\u00e1cilmente a comerse el tiempo calculado para proyectos m\u00e1s grandes.<\/span><\/p>\n
Tambi\u00e9n es importante comprender que la planificaci\u00f3n de la capacidad y la gesti\u00f3n de los recursos deben ir de la mano. Los jefes de proyecto y de departamento deben comunicarse si quieren evitar el caos (plazos incumplidos, trabajadores sobrecargados, clientes descontentos…) dentro de la organizaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n
Es un punto que muchas empresas siguen sin comprender o aplicar.<\/span><\/p>\n
Y no olvidemos que los gestores trabajan con una cantidad limitada de recursos compartidos. Lo que significa que estos gestores pueden competir entre s\u00ed a la hora de decidir qu\u00e9 proyecto tiene prioridad para utilizar los recursos compartidos.<\/span><\/p>\n\n\n\n
![\"competition-business\"](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2019\/03\/business-3192205_1920-1024x632.jpg\" "\\"\\"")
\n\n Imagen de rawpixel<\/a> de Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Como ve, en la planificaci\u00f3n de capacidades y la gesti\u00f3n de recursos hay muchas partes m\u00f3viles, incertidumbres y \u00aby si…\u00bb. Los conceptos son sencillos, pero su ejecuci\u00f3n con \u00e9xito es otro reto para las organizaciones.<\/p>\n
Afortunadamente, existen muchos consejos, mejores pr\u00e1cticas y herramientas para guiar el camino.<\/p>\n
Pero ese es un tema para otro art\u00edculo.<\/p>\n
Sin embargo, podemos darte un buen punto de partida. Si sigues llevando la cuenta de los recursos y proyectos en hojas de c\u00e1lculo, es hora de dejarlas atr\u00e1s.<\/p>\n