\u00bfLe han encargado un trabajo con un \u00fanico plazo que cumplir? Un horario de trabajo le ayudar\u00e1 a completar tareas espec\u00edficas sin estr\u00e9s.<\/p>\n
Cuando los jefes de proyecto se enfrentan a un plazo inminente, a menudo no saben por d\u00f3nde empezar, as\u00ed que \u00bfqu\u00e9 pasos deben dar?<\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 es un horario de trabajo? \u00bfPor qu\u00e9 es importante? Descubr\u00e1moslo juntos en esta gu\u00eda.<\/p>\n
A diferencia de los m\u00e9todos convencionales de planificaci\u00f3n de proyectos, el calendario laboral es una herramienta que traza la cronolog\u00eda de un proyecto desde la fecha de entrega hasta la fecha de inicio. Si s\u00f3lo dispone de la fecha de entrega del proyecto, necesita hacer ingenier\u00eda inversa del cronograma.<\/p>\n
Un calendario laboral, en pocas palabras, es un calendario que, en lugar de enumerar las actividades de principio a fin, identifica la realizaci\u00f3n de las tareas de principio a fin, indicando claramente las que deben completarse en una fecha determinada. Un calendario invertido es otro nombre para un calendario de trabajo. Le ayuda a determinar las respuestas a preguntas como:<\/p>\n
Los jefes de proyecto dividen el tiempo en distintas partes y utilizan un calendario de trabajo. Cada ladrillo se construye sobre los bloques que lo preceden. Este m\u00e9todo es especialmente \u00fatil para proyectos realizados en grandes empresas, ya que la consecuci\u00f3n de los objetivos del proyecto depende de la capacidad de prever con exactitud los plazos de finalizaci\u00f3n del mismo. Tambi\u00e9n permite a todos saber cu\u00e1nto tiempo queda antes de la fecha l\u00edmite.<\/p>\n
Supongamos que trabajas como organizador de bodas y tienes cinco meses para organizar una boda para cien invitados. Necesitas un plan de trabajo para asegurarte de que cumples todos los pasos previos a la boda, porque sabes que la fecha de entrega no va a cambiar.<\/p>\n
La mayor\u00eda de las veces, empezar\u00e1 por determinar lo que hay que hacer en el \u00faltimo minuto y trabajar\u00e1 hacia atr\u00e1s para determinar lo que puede hacerse antes.<\/p>\n
Dado que la fecha de finalizaci\u00f3n es inamovible, siempre determina e influye en los elementos de la lista de tareas pendientes que se van tachando a medida que se completan.<\/p>\n
Cuando se trabaja en proyectos complejos con muchas partes m\u00f3viles, el plan de trabajo es muy \u00fatil para garantizar que cada tarea recibe la atenci\u00f3n que necesita en el momento adecuado.<\/p>\n
Son importantes por las cuatro razones siguientes:<\/p>\n
Los calendarios de trabajo ofrecen una visi\u00f3n general de las acciones necesarias para completar un proyecto y su calendario. Esta ayuda visual puede facilitar la detecci\u00f3n de problemas y la introducci\u00f3n de las correcciones necesarias. Saber qui\u00e9n hace qu\u00e9 trabajo y cu\u00e1ndo contribuye a mejorar la comunicaci\u00f3n dentro del equipo. Los calendarios de trabajo evitan los errores derivados de una programaci\u00f3n excesiva y obligan a todos a rendir cuentas.<\/p>\n
Asignan recursos a proyectos en curso y celebran la consecuci\u00f3n de determinados hitos del proyecto. Por ejemplo, si un gestor de proyectos sabe que alguien estar\u00e1 disponible un d\u00eda concreto, puede asignar el trabajo a la persona adecuada en el momento oportuno.<\/p>\n
Los calendarios de trabajo pueden utilizarse para identificar cu\u00e1ndo el tiempo asignado a una determinada tarea no es razonable. Para mostrar a las partes interesadas hasta qu\u00e9 punto es realista el plazo o si se necesitan recursos adicionales para cumplir la fecha de finalizaci\u00f3n, puede utilizarse un calendario de reprocesamiento.<\/p>\n
Elaborar un calendario de trabajo le permite visualizar su proyecto y los plazos de forma pr\u00e1ctica. Los calendarios de trabajo, a diferencia de los calendarios lineales, le ayudan a segmentar su proyecto en tareas y etapas diferenciadas para una planificaci\u00f3n y ejecuci\u00f3n eficaces. Los calendarios de trabajo detallados garantizan que no se olvide nada.<\/p>\n
Un calendario de trabajo le permite organizar sus tareas con antelaci\u00f3n. Al eliminar las distracciones de otros aspectos de tu proyecto, puedes concentrarte en un aspecto cada vez, lo que aumenta tu productividad y reduce tus niveles de estr\u00e9s.<\/p>\n
Estas directrices le ayudar\u00e1n a :<\/p>\n
Si tu proyecto tiene una fecha de finalizaci\u00f3n fija, es m\u00e1s probable que adoptes un calendario de trabajo, independientemente de los recursos necesarios. Esto significa que el \u00faltimo d\u00eda empezar\u00e1s por la \u00faltima tarea. Los recursos se asignar\u00e1n en orden inverso, lo que te ayudar\u00e1 a saber cu\u00e1ndo necesitas cada cosa.<\/p>\n
Al programar especialistas concretos para su proyecto, tambi\u00e9n puede utilizar la asignaci\u00f3n inversa de recursos. Cuando desarrolle un producto t\u00e9cnico, por ejemplo, y sepa que s\u00f3lo un empleado de su organizaci\u00f3n tiene los conocimientos necesarios, puede disponer que ese empleado trabaje en la tarea un d\u00eda concreto. Para asegurarse de que todo est\u00e1 en orden y de que puede utilizar este recurso en el momento adecuado, tambi\u00e9n tendr\u00e1 que asignar tareas empezando por esta fecha y trabajando hacia atr\u00e1s.<\/p>\n
Por un lado, es dif\u00edcil prever todas las dificultades, retrasos o complicaciones imprevistas. La programaci\u00f3n sigue siendo un proceso manual… por lo que puede resultar dif\u00edcil gestionar situaciones imprevistas. Tiene dos opciones para evitar que se ampl\u00eden los plazos: empezar el proyecto antes o a\u00f1adir m\u00e1s personal.<\/p>\n
Tambi\u00e9n es esencial tener en cuenta el tiempo que os llevar\u00e1 a ti y a tu equipo completar las tareas. Si tus estimaciones son err\u00f3neas, tendr\u00e1s que volver atr\u00e1s y revisar tu programa varias veces hasta que sea perfecto.<\/p>\n
Otro reto es planificar todos los proyectos y tareas para que se completen en un plazo determinado cuando se est\u00e1 bajo presi\u00f3n de tiempo. Habla abiertamente con tu cliente sobre la posibilidad de ajustar el proyecto para cumplir el plazo si crees que tu equipo no va a ser capaz de cumplirlo.<\/p>\n
Hay varias formas de superar los inconvenientes de la planificaci\u00f3n. Utilizar una herramienta de gesti\u00f3n de recursos de proyectos, como Teambook, es una forma de simplificar y automatizar parte del trabajo y evitar tener que actualizarlo todo a mano de una sola vez.<\/p>\n
Elaborar su propio plan de trabajo:<\/p>\n
Los procedimientos para crear calendarios son los siguientes:<\/p>\n
Determine cu\u00e1nto tardar\u00e1 en cumplir los plazos y asigne equipos, entregables y fechas de vencimiento en el orden adecuado. Para decidir las fechas de entrega adecuadas, tendr\u00e1s que coordinarte con tu equipo, as\u00ed como con tus clientes y otras partes interesadas.<\/p>\n
Aqu\u00ed es donde entran en juego los detalles del plan del proyecto. Al inicio de un proyecto importante, conviene planificar al menos dos versiones diferentes, por ejemplo un escenario optimista y otro pesimista.<\/p>\n
Pide consejo a tus compa\u00f1eros si no est\u00e1s seguro de cu\u00e1nto durar\u00e1 una tarea o de d\u00f3nde encaja en tu calendario invertido. Ellos pueden darte una mejor idea de cu\u00e1nto duran las tareas y qu\u00e9 hay que hacer antes de empezar las que est\u00e1n m\u00e1s cerca de la fecha l\u00edmite.<\/p>\n
Es importante conocer el alcance y los recursos de su organizaci\u00f3n a la hora de organizar un plan de reincorporaci\u00f3n al trabajo o cualquier otro proyecto, para que los miembros del equipo se asignen las tareas adecuadamente. Reasignar proyectos o recursos de otros proyectos es otra forma de prepararse para la incertidumbre del proyecto. Considere si necesita ayuda adicional para cumplir un plazo propuesto.<\/p>\n
A la hora de asignar responsabilidades, tenga en cuenta el impacto que las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros d\u00edas festivos tienen en los resultados del proyecto. Le resultar\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil calcular con precisi\u00f3n el n\u00famero de d\u00edas que trabajar\u00e1 el equipo si est\u00e1 al tanto de lo que les ocurre a los miembros de su equipo.<\/p>\n
Alinear los recursos con las fases es necesario para una planificaci\u00f3n inversa eficaz, por lo que es importante asegurarse de que en un trabajo determinado trabajan las personas o equipos adecuados. Los recursos financieros, los medios de transporte y toda una serie de otros recursos deben alinearse con los puntos de referencia establecidos.<\/p>\n
Utilizar una aplicaci\u00f3n de gesti\u00f3n de recursos, como Teambook, es una de las formas m\u00e1s eficaces de asignar los recursos de un proyecto, especialmente en entornos din\u00e1micos.<\/p>\n
Puede que tenga que probar varios calendarios hasta encontrar el que mejor se adapte a sus proyectos. Tu primer proyecto no tiene por qu\u00e9 ser el \u00faltimo; puede que tengas que experimentar durante un tiempo para encontrar el calendario ideal.<\/p>\n
Los jefes de proyecto pueden construir r\u00e1pida y f\u00e1cilmente varios modelos utilizando las modernas tecnolog\u00edas de planificaci\u00f3n. Una vez elaborado el calendario de trabajo, hay que recabar la opini\u00f3n de los miembros del equipo y las partes interesadas e introducir los cambios necesarios.<\/p>\n
Aseg\u00farate de que todo est\u00e9 en orden cuando presentes el calendario del proyecto y pidas ideas y comentarios concretos. Aseg\u00farate de que todo el mundo tiene un plazo para hacer comentarios, de modo que no haya retrasos a la hora de acordar y distribuir el calendario definitivo.<\/p>\n
Los jefes de proyecto pueden supervisar el trabajo de sus equipos y el progreso de los proyectos utilizando calendarios de trabajo. Este calendario desglosa cada actividad en las partes que la componen y estima el tiempo total necesario para completar cada una.<\/p>\n
Los calendarios de trabajo son una herramienta eficaz para mantener los proyectos visibles y organizados, al tiempo que garantizan su finalizaci\u00f3n a tiempo, incluso en el caso de proyectos complejos con muchas partes m\u00f3viles.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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