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Previsi\u00f3n y seguimiento presupuestarios<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
La herramienta de planificaci\u00f3n de recursos que elija debe ayudarle a hacer un seguimiento del rendimiento de un proyecto junto con las horas facturables de sus recursos. Si sobrepasa esta cifra, la herramienta debe indicarle claramente que ha superado el presupuesto de tiempo en el informe sobre el presupuesto del proyecto, para que pueda tomar medidas correctoras r\u00e1pidamente.<\/p>\n
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Herramientas de informaci\u00f3n de proyectos para una toma de decisiones m\u00e1s inteligente<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Otra funci\u00f3n clave es un panel de informes que ofrece un an\u00e1lisis preciso de elementos vitales del proyecto, como presupuestos, \u00edndices de utilizaci\u00f3n y horas programadas.<\/p>\n
Planificaci\u00f3n optimizada de recursos con Teambook: gu\u00eda pr\u00e1ctica<\/h2>\n
Le hemos sugerido (m\u00e1s bien sugerido encarecidamente \ud83d\ude09 ) que utilice Teambook para su planificaci\u00f3n de recursos, y a estas alturas probablemente se est\u00e9 preguntando c\u00f3mo funciona.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Averig\u00fc\u00e9moslo juntos:<\/span><\/p>\n
Cree un repositorio de datos para su personal (recursos)<\/h3>\n
Cree un repositorio centralizado de sus empleados para poder obtener informaci\u00f3n sobre sus habilidades, funciones, capacidades y ubicaciones de un vistazo. Este inventario le ayudar\u00e1 a\u00a0<\/span>seguir la pista de los recursos<\/span>, organizar su planificaci\u00f3n,\u00a0<\/span>detectar las carencias de personal<\/span>, y determinar r\u00e1pidamente la mejor persona con la que trabajar.\u00a0\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Implantar sistemas de gesti\u00f3n de la capacidad<\/h3>\n
Por ejemplo, la semana laboral de 40 horas. Estas horas rara vez se dedican \u00fanicamente al trabajo. Hay reuniones, tareas administrativas, tareas ad hoc y, por supuesto tambi\u00e9n, vacaciones y otras bajas. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Hay varios sistemas que puede poner en marcha para gestionar la capacidad de su equipo.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Crear pol\u00edticas de vacaciones. Determine de antemano las condiciones espec\u00edficas en las que se pueden tomar vacaciones. Puede tratarse de un permiso retribuido por un n\u00famero limitado de d\u00edas, o de unas vacaciones anuales obligatorias que deben tomarse cada a\u00f1o, o de una baja por enfermedad cuando el miembro del equipo caiga enfermo.<\/span><\/li>\n
- Importe los d\u00edas festivos autom\u00e1ticamente en su herramienta de planificaci\u00f3n de recursos. En Teambook, tenemos m\u00e1s clientes con empleados repartidos por diferentes pa\u00edses\/continentes. Es habitual que los miembros del equipo tengan un d\u00eda festivo diferente durante el transcurso de un proyecto. Para evitar que se incumplan los plazos, planificamos en funci\u00f3n de los d\u00edas festivos y no asignamos tareas en sus d\u00edas libres. Los d\u00edas festivos de cada miembro del equipo se definen en Teambook para que los jefes sepan cu\u00e1ndo van a llegar tarde.<\/span><\/li>\n
- Gestionar las solicitudes de vacaciones. Aseg\u00farese de que las solicitudes de vacaciones se revisan antes de ser aprobadas. En este proceso debe participar el responsable del miembro del equipo, ya que tiene una buena idea de la carga de trabajo de la persona y puede aprobar o rechazar la solicitud.<\/span><\/li>\n
- Anime a su equipo a sincronizar su calendario con su herramienta de planificaci\u00f3n de recursos. Las reuniones suelen ocupar gran parte del tiempo del equipo sin que los jefes de proyecto se den cuenta. Mant\u00e9ngase al tanto de las reuniones pr\u00f3ximas y recurrentes para hacerse una idea realista de la capacidad de su equipo.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Planificar los recursos necesarios y su disponibilidad<\/h3>\n
Determine las personas que necesita para su proyecto en funci\u00f3n de los requisitos del mismo. \u00bfQu\u00e9 funciones se necesitan? \u00bfQu\u00e9 competencias se necesitan? Este es un buen momento para consultar su repositorio de recursos.<\/p>\n
A continuaci\u00f3n, determine si estas personas est\u00e1n disponibles para trabajar en su proyecto. \u00bfEst\u00e1n ya asignadas a otro proyecto? \u00bfEst\u00e1n disponibles durante su proyecto?<\/p>\n
Adecuaci\u00f3n de los recursos a las tareas<\/h3>\n
- Importe los d\u00edas festivos autom\u00e1ticamente en su herramienta de planificaci\u00f3n de recursos. En Teambook, tenemos m\u00e1s clientes con empleados repartidos por diferentes pa\u00edses\/continentes. Es habitual que los miembros del equipo tengan un d\u00eda festivo diferente durante el transcurso de un proyecto. Para evitar que se incumplan los plazos, planificamos en funci\u00f3n de los d\u00edas festivos y no asignamos tareas en sus d\u00edas libres. Los d\u00edas festivos de cada miembro del equipo se definen en Teambook para que los jefes sepan cu\u00e1ndo van a llegar tarde.<\/span><\/li>\n
- Crear pol\u00edticas de vacaciones. Determine de antemano las condiciones espec\u00edficas en las que se pueden tomar vacaciones. Puede tratarse de un permiso retribuido por un n\u00famero limitado de d\u00edas, o de unas vacaciones anuales obligatorias que deben tomarse cada a\u00f1o, o de una baja por enfermedad cuando el miembro del equipo caiga enfermo.<\/span><\/li>\n
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- \u00bfC\u00f3mo podemos entregar este proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?<\/em><\/li>\n
- \u00bfC\u00f3mo puedo garantizar la finalizaci\u00f3n del proyecto sin sobrecargar a mi equipo?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
En esta gu\u00eda introductoria, aprender\u00e1 qu\u00e9 es la planificaci\u00f3n de recursos, por qu\u00e9 es importante, qu\u00e9 buscar en un planificador de recursos y por d\u00f3nde empezar a crear su plan de recursos.\u00a0<\/span><\/p>\n
Hemos elaborado y actualizado esta gu\u00eda bas\u00e1ndonos en las numerosas conversaciones mantenidas con nuestros clientes de Teambook, que trabajan como gestores de recursos, coordinadores de proyectos y directores de operaciones en empresas de todos los tama\u00f1os, desde 10 empleados hasta m\u00e1s de 100. Bas\u00e1ndonos en nuestras conclusiones, hemos incluido un resumen de c\u00f3mo elaborar su plan de recursos.<\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 es la planificaci\u00f3n de recursos?<\/h2>\n
La planificaci\u00f3n de recursos es el proceso de determinar los recursos necesarios para completar los proyectos y, a continuaci\u00f3n, asignar y planificar el trabajo en funci\u00f3n de la capacidad del equipo.\u00a0<\/span><\/p>\n
La planificaci\u00f3n de sus recursos implica:\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Entender qui\u00e9n debe trabajar en cada proyecto y cu\u00e1ndo\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Determine qui\u00e9n est\u00e1 disponible para realizar el trabajo\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Decidir el mejor uso del tiempo de su equipo\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Encontrar compromisos entre prioridades contrapuestas<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Por ejemplo, uno de nuestros clientes, una agencia de marketing, organiza reuniones semanales de planificaci\u00f3n de recursos, a las que asisten todos los jefes de proyecto. Durante estas reuniones, la pantalla de planificaci\u00f3n T<\/span>eambook es la herramienta central, que permite ver la disponibilidad de cada persona, filtrada por competencias en particular, y tomar decisiones de dotaci\u00f3n de personal. A continuaci\u00f3n, Teambook se actualiza en tiempo real y la informaci\u00f3n se transmite a todos los miembros del equipo, ya sea por sincronizaci\u00f3n autom\u00e1tica de las agendas o incluso por notificaci\u00f3n por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n
\u00bfPor qu\u00e9 es importante la planificaci\u00f3n de recursos?<\/h2>\n
La planificaci\u00f3n de recursos proporciona una base fiable para iniciar los proyectos y mejora las\u00a0<\/span>posibilidades de entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto<\/span>.<\/span>.<\/p>\n
Crear un plan de recursos completo antes de iniciar un proyecto le ayuda:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Aumente su eficiencia, porque sabe qu\u00e9 recursos necesita y c\u00f3mo se\u00a0<\/span>asignan a las tareas del proyecto<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Mejore las tasas de \u00e9xito de los proyectos haciendo coincidir los conjuntos de habilidades adecuados con las tareas correctas.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Realice un seguimiento de los cambios de capacidad y disponibilidad para estar preparado para responder a necesidades de recursos imprevistas.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Monitorea el progreso para que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y el trabajo siga su curso. Puedes ver en qu\u00e9 tiene que trabajar cada persona y durante cu\u00e1nto tiempo.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Planifique y prevea la disponibilidad de sus recursos para futuros proyectos, permitiendo a su equipo organizarse mejor a largo plazo.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Mejore la satisfacci\u00f3n laboral y la retenci\u00f3n dentro de su equipo: menos agotamiento o miembros del equipo agobiados.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
\u00bfQu\u00e9 ocurre cuando se descuida la planificaci\u00f3n de los recursos?<\/h2>\n
Dejar de lado la planificaci\u00f3n de recursos a menudo conduce a contrataciones innecesarias y a la infrautilizaci\u00f3n de los recursos existentes. A\u00fan recordamos a una antigua responsable de contrataci\u00f3n de un gigante digital que nos cont\u00f3 que ella, y muchos de sus colaboradores, estaban desocupados a pesar de llevar varios meses en la empresa. Pasaron unos meses, \u00a1y entonces lleg\u00f3 una serie de despidos a gran escala y una suspensi\u00f3n de la contrataci\u00f3n!<\/p>\n
Por otro lado, una planificaci\u00f3n rigurosa de los recursos garantiza que s\u00f3lo se contrata cuando es necesario. Cuando las tareas se asignan y ejecutan correctamente, no s\u00f3lo proporcionan a su equipo oportunidades de desarrollo profesional, sino que tambi\u00e9n ahorran dinero a su empresa. En resumen, multiplica por diez la eficacia de sus acciones, lo que sin duda influir\u00e1 positivamente en el balance final.<\/p>\n
\n\n\n\u00bfC\u00f3mo crear un plan de recursos? 5 pasos en el proceso de planificaci\u00f3n de recursos<\/h2>\n
Hemos hablado con algunos de nuestros clientes para saber c\u00f3mo planifican sus recursos. Bas\u00e1ndonos en lo que hemos aprendido y observado, hemos definido un proceso que puedes utilizar para empezar.<\/p>\n
La planificaci\u00f3n de los recursos rara vez es cosa de una sola persona. Puede implicar la organizaci\u00f3n de una reuni\u00f3n de recursos con jefes de proyecto o directores de operaciones. Tambi\u00e9n puedes organizar reuniones de planificaci\u00f3n as\u00edncronas en Slack, como hacemos en Teambook.<\/p>\n
\n\nSea cual sea el proceso que elija, su planificaci\u00f3n de recursos deber\u00eda ser algo parecido a esto:<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\nDefina las tareas del proyecto y los recursos de que dispone<\/h3>\n
Describa las tareas de su proyecto. \u00bfHay tareas m\u00e1s prioritarias que otras? \u00bfDeber\u00edan concentrarse algunas al principio o al final del proyecto?<\/span><\/p>\n
Paralelamente, haga balance de sus recursos actuales. \u00bfQui\u00e9n est\u00e1 disponible para asumir el trabajo? Quelle ressource est en double emploi ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Por ejemplo, si utiliza Teambook, probablemente empezar\u00eda por consultar su agenda de los pr\u00f3ximos meses para determinar la disponibilidad:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
<\/p>\n
![\"Gu\u00eda](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_ES.png\" "\\"\\"")
<\/p>\nAsignaci\u00f3n de trabajo en funci\u00f3n de la disponibilidad, las competencias y los intereses<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h3>\n
Asigne tareas a los miembros del equipo que puedan asumirlas utilizando su herramienta de gesti\u00f3n de recursos.<\/span>
\nAl asignar tareas, tenga en cuenta las habilidades y los intereses de los miembros del equipo.<\/span>
\nLas asignaciones de su herramienta de gesti\u00f3n de recursos deben ser la \u00fanica fuente de verdad para que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y cu\u00e1ndo.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\nPuede obtener m\u00e1s informaci\u00f3n en este art\u00edculo <\/span>sobre la asignaci\u00f3n de recursos<\/span>.\u00a0<\/span>.<\/p>\n
Tener en cuenta las futuras demandas de recursos<\/h3>\n
Un paso importante (pero dif\u00edcil) es planificar el trabajo que tenemos por delante y asegurarnos de que contamos con el personal adecuado para hacerlo. Hay que anticiparse a las tareas imprevistas que puedan surgir en el futuro y asignar tiempo o recursos adicionales para asegurarse de contar con el personal adecuado para llevarlas a cabo.<\/p>\n
Recabar la opini\u00f3n de las partes interesadas sobre las asignaciones propuestas<\/h3>\n
Aunque un miembro del equipo est\u00e9 asignado en exclusiva a su proyecto, debe mantenerse en contacto con otros jefes de proyecto o directores funcionales para vigilar las exigencias a las que se ve sometido el recurso.<\/span><\/p>\n
Teambook ofrece, por ejemplo, el uso de varios \u00abequipos\u00bb que permiten ver la carga de trabajo de los miembros, incluso si est\u00e1n ocupados en otro equipo, con el fin de evitar conflictos de programaci\u00f3n y overbooking. \u00a0<\/span><\/p>\n
Si es necesario, ajuste su plan de recursos<\/h3>\n
Necesitar\u00e1 actualizar el plan de recursos con regularidad (recomendamos al menos una vez a la semana) a medida que avance el proyecto debido a cambios inesperados, aprobaciones lentas, ajustes de alcance imprevistos, etc. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
\u00bfNecesita herramientas de planificaci\u00f3n de recursos?<\/h2>\n
- Mejore las tasas de \u00e9xito de los proyectos haciendo coincidir los conjuntos de habilidades adecuados con las tareas correctas.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Determine qui\u00e9n est\u00e1 disponible para realizar el trabajo\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- \u00bfC\u00f3mo puedo garantizar la finalizaci\u00f3n del proyecto sin sobrecargar a mi equipo?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
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