Was wird im Projektmanagement oft vergessen?<\/p>\n
- \n
- Menschen<\/li>\n<\/ul>\n
Es gibt einen Punkt, \u00fcber den sich die meisten Organisationen einig sind: Die Menschen, die Ressourcen, sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Sie ziehen Kunden an, sie bringen Ideen zur Gesch\u00e4ftsentwicklung ein, sie erledigen die Arbeit und nat\u00fcrlich sind sie diejenigen, die das Geld in Umlauf bringen.<\/p>\n
Diese Ressourcen sind jedoch begrenzt, und zu viele Organisationen vers\u00e4umen es, sich mit der Frage ihrer optimalen Nutzung zu befassen.<\/p>\n
Die Hauptursache liegt in der Entwicklung der aktuellen Wirtschaftslage und der Art und Weise, wie diese Organisationen damit umgehen.<\/p>\n
In diesem Artikel wird erl\u00e4utert, wie die Maximierung der Ressourcennutzung eine Herausforderung ist, die sich oft in ein Problem verwandelt, und wie eine effektive Kapazit\u00e4tsplanung in Verbindung mit einem Ressourcenmanagement Teil der L\u00f6sung ist.<\/p>\n
Die Herausforderung der meisten Organisationen verstehen\u00a0<\/h2>\n
Bevor wir uns mit dem Ressourcenmanagement und der Kapazit\u00e4tsplanung befassen, sollten wir uns ein grundlegendes Konzept ansehen, das den Ressourcenproblemen eines jeden Unternehmens zugrunde liegt.<\/p>\n
Sie ist der beste Freund und der schlimmste Feind einer Organisation zugleich:<\/p>\n
Sie haben es vielleicht schon erraten: Die Nachfrage<\/p>\n
Genauer gesagt, die \u00fcberm\u00e4\u00dfige Nachfrage. Wenn sie au\u00dfer Kontrolle ger\u00e4t und die Organisation es nicht schafft, sie mit ihren begrenzten Ressourcen und ihrer begrenzten Zeit zu bew\u00e4ltigen.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Bild von Jan Va\u0161ek<\/a> aus Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Die Nachfrage kann viele Formen annehmen, wie zum Beispiel:<\/p>\n
- \n
- gro\u00dfe oder kleine strategische Initiativen<\/li>\n
- Unterst\u00fctzungsarbeit<\/li>\n
- Treffen<\/li>\n
- …<\/li>\n<\/ul>\n
Kurz gesagt, die Nachfrage steht f\u00fcr alle Arbeiten, die Ressourcen (Menschen) erfordern.<\/p>\n
Unternehmen entwickeln sich in einer wettbewerbsintensiven Wirtschaft, in der die Nachfrage und der Druck zur Kostensenkung st\u00e4ndig zunehmen.<\/p>\n
Um wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben, reagieren viele Unternehmen mit einer Aufstockung der Ressourcen und begr\u00fc\u00dfen jede Nachfrage mit offenen Armen. Meistens, ohne sicher zu sein, dass sie \u00fcber die n\u00f6tigen Ressourcen verf\u00fcgen, um neue Projekte zu \u00fcbernehmen.<\/p>\n
Schnell wird die Nachfrage unkontrollierbar, die Projekte stapeln sich, die Ressourcen sind \u00fcberlastet, es kommt zu Verz\u00f6gerungen und unzufriedene Kunden werden laut.<\/p>\n
Das ist die Herausforderung.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nWenn nun die Nachfrage steigt und die Ressourcen abnehmen, wie soll man dann mit diesem Problem umgehen?<\/p>\n
Die beste M\u00f6glichkeit ist, den Umfang der Nachfrage zu kontrollieren.<\/p>\n
Und hier kommen die Kapazit\u00e4tsplanung und das Ressourcenmanagement ins Spiel.<\/p>\n
Unterschied zwischen Kapazit\u00e4tsplanung und Ressourcenmanagement<\/strong><\/h2>\n
Diese beiden Konzepte scheinen f\u00fcr viele Menschen ein nebul\u00f6ses Gebiet zu sein.<\/p>\n
Was ist der Unterschied?<\/p>\n
Ist das nicht das Gleiche?<\/p>\n
Nein, sie sind nicht dasselbe.<\/p>\n
Und wenn eine Organisation ihre Ressourcen optimal nutzen will, ist es von grundlegender Bedeutung zu verstehen, wie sich diese beiden Konzepte unterscheiden und wo sie sich treffen.<\/p>\n
Ressourcenmanagement und Kapazit\u00e4tsplanung sind zwei verschiedene Dinge, die von zwei verschiedenen Akteuren auf zwei verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation behandelt werden.<\/p>\n
Kapazit\u00e4tsplanung<\/strong><\/h3>\n
Die Kapazit\u00e4tsplanung erfolgt auf einer l\u00e4ngerfristigen strategischen Ebene, und zwar durch diejenigen, die die Arbeit ausw\u00e4hlen.<\/p>\n
Seine Aufgabe ist es, daf\u00fcr zu sorgen, dass das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt die erforderlichen Ressourcen f\u00fcr ein Projekt zur Verf\u00fcgung hat. Dies bedeutet, dass die Verf\u00fcgbarkeit von Ressourcen ber\u00fccksichtigt wird, wenn entschieden wird, in welche Nachfrage (aus einem Nachfrageportfolio) zu welchem Zeitpunkt investiert werden soll.<\/p>\n
Zu diesem Zweck werden die f\u00fcr die Kapazit\u00e4tsplanung Verantwortlichen Elemente wie Arbeitszeiten, F\u00e4higkeiten, Kompetenzen und den durchschnittlichen Arbeitsdurchsatz ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n
Es handelt sich immer noch um eine recht unpers\u00f6nliche Phase, in der die Kapazit\u00e4t anhand der erforderlichen Rolle und des Typs und nicht anhand des genauen Namens einer Ressource bewertet wird.<\/p>\n
Wenn dies richtig gemacht wird, sollten die Manager bei Projektbeginn keine b\u00f6sen \u00dcberraschungen in Bezug auf fehlende F\u00e4higkeiten und Rollen erleben.<\/p>\n
Ressourcenmanagement<\/strong><\/h3>\n
Die Verwaltung der Ressourcen erfolgt auf F\u00fchrungsebene durch diejenigen, die f\u00fcr die optimale Nutzung dieser Ressourcen zust\u00e4ndig sind.<\/p>\n
Es handelt sich um die Auswahl und Zuweisung von Ressourcen (intern und extern) zu geplanten und ungeplanten Aktivit\u00e4ten sowie um die Pflege der Ressourcendaten (F\u00e4higkeiten, Rolle, Kosten, Termine, Stundensatz,…).<\/p>\n
Die Ressourcenzuweisung erfolgt in der Regel in 3 Stufen, um sicherzustellen, dass dem Projekt schlie\u00dflich die erforderlichen, benannten Ressourcen zugewiesen werden:<\/p>\n
Stufe 1:<\/p>\n
Die erste Stufe findet auf einer langfristigen, fr\u00fchen Ebene statt, wenn die Projektmanager Ressourcen nach Rollen oder F\u00e4higkeiten f\u00fcr ein zuk\u00fcnftiges Projekt anfordern. Im Gegensatz zur Kapazit\u00e4tsplanung geht der Prozess hier einen Schritt weiter, da die Ressourcen offiziell angefordert und nicht nur bewertet werden. Dies ist der Schritt des Bedarfs.<\/p>\n
Stufe 2:<\/p>\n
Wenn der Termin des Projekts n\u00e4her r\u00fcckt, k\u00f6nnen die Abteilungsleiter genauer wissen, ob eine bestimmte Person (die den zuvor angefragten F\u00e4higkeiten und der Rolle entspricht) f\u00fcr dieses Projekt zur Verf\u00fcgung stehen wird, und k\u00f6nnen so eine wahrscheinliche Ressource benennen. Dies wird als Soft Booking oder Reservierung bezeichnet.<\/p>\n
Stufe 3:<\/p>\n
Einige Wochen vor Projektbeginn, wenn die Verf\u00fcgbarkeit der genannten Ressource feststeht, kann der Projektleiter die Reservierung dieser Ressource endg\u00fcltig best\u00e4tigen. Dieser letzte Schritt ist die feste Buchung oder die Zuweisung.\u00a0<\/p>\n
Die Bedeutung dieser beiden Aufgaben f\u00fcr eine Organisation<\/h2>\n
Die Definitionen von Kapazit\u00e4tsplanung und Ressourcenmanagement sind im Grunde selbsterkl\u00e4rend.<\/p>\n
Ein effektives Management dieser beiden Aufgaben und eine gute Kommunikation zwischen den Managern auf verschiedenen Ebenen erm\u00f6glicht es der Organisation, die Gr\u00f6\u00dfe des Nachfragehubs zu kontrollieren und seine Auswirkungen (auf die Ressourcen und die Kunden) zu begrenzen.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Bild von rawpixel<\/a> von Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Was letztendlich dazu f\u00fchren sollte:<\/p>\n
- \n
- Ausgewogenes Nachfrageportfolio<\/li>\n
- Bessere Produktivit\u00e4t<\/li>\n
- Bessere Nutzung der Ressourcen (keine \u00dcberlastung, Qualifikationen entsprechen der Arbeit)<\/li>\n
- Bessere Wertlieferung<\/li>\n
- Zufriedene Arbeitskr\u00e4fte (durch bessere Nutzung der Ressourcen)<\/li>\n
- Zufriedene Kunden (durch besseren Wert und eingehaltene Fristen)<\/li>\n<\/ul>\n
Hier ist eine \u00dcbersichtstabelle:<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nWillkommen in der Welt der Kapazit\u00e4tsplanung und des Ressourcenmanagements<\/strong><\/h2>\n
Betrachten Sie diesen Artikel als eine Einf\u00fchrung in diese beiden Konzepte. Er gibt Ihnen den n\u00f6tigen Kontext, um zu verstehen, woran viele Organisationen scheitern, wenn sie mit Nachfrage und begrenzten Ressourcen umgehen m\u00fcssen.<\/p>\n
Und es zeigt Ihnen einen Weg auf, wie Sie vermeiden k\u00f6nnen, in dieselbe Falle zu tappen: durch eine erfolgreiche Kapazit\u00e4tsplanung und Ressourcenverwaltung.<\/p>\n
Aber all dies ist Theorie, d. h. es beschreibt eine ideale Situation.<\/p>\n
Wie \u00fcblich sieht die Realit\u00e4t ganz anders aus.<\/p>\n
Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen die Kapazit\u00e4tsplanung v\u00f6llig au\u00dfer Acht lassen und Projekte planen, ohne sicher zu sein, dass sie \u00fcber die erforderlichen Ressourcen verf\u00fcgen. Oft liegt das an fehlenden Daten und fehlender Transparenz \u00fcber die Verf\u00fcgbarkeit von Ressourcen.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Bild von Capri23auto<\/a> aus Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Abteilungsleiter neigen auch dazu, die Zeitressourcen zu untersch\u00e4tzen oder zu vergessen, die f\u00fcr „sekund\u00e4re“ T\u00e4tigkeiten ben\u00f6tigt werden, die bei der Kapazit\u00e4tsplanung nicht ber\u00fccksichtigt werden, wie z. B. Verwaltungsaufgaben oder Mitarbeiterbesprechungen.<\/p>\n
Wenn sie sich summieren, k\u00f6nnen diese T\u00e4tigkeiten leicht anfangen, die f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Projekte berechnete Zeit aufzufressen.<\/p>\n
Es ist auch wichtig zu verstehen, dass Kapazit\u00e4tsplanung und Ressourcenmanagement Hand in Hand arbeiten m\u00fcssen. Projekt- und Abteilungsleiter m\u00fcssen miteinander kommunizieren, wenn sie ein Chaos (nicht eingehaltene Fristen, \u00fcberlastete Mitarbeiter, unzufriedene Kunden usw.) innerhalb des Unternehmens vermeiden wollen.<\/p>\n
Das ist ein Punkt, den viele Unternehmen noch immer nicht verstanden oder umgesetzt haben.<\/p>\n
Und vergessen wir nicht, dass die Manager mit einer begrenzten Anzahl von gemeinsam genutzten Ressourcen arbeiten. Das bedeutet, dass diese Manager miteinander konkurrieren k\u00f6nnen, wenn es darum geht zu entscheiden, wessen Projekt Vorrang bei der Nutzung der gemeinsam genutzten Ressourcen hat.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Bild von rawpixel<\/a> von Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Wie Sie sehen, gibt es bei der Kapazit\u00e4tsplanung und dem Ressourcenmanagement eine Menge beweglicher Teile, Ungewissheiten und „was w\u00e4re wenn“. Die Konzepte sind einfach, aber ihre erfolgreiche Umsetzung ist eine weitere Herausforderung f\u00fcr Unternehmen.<\/p>\n
Zum Gl\u00fcck gibt es viele Tipps, bew\u00e4hrte Verfahren und Werkzeuge, die den Weg weisen.<\/p>\n
Aber das ist ein Thema f\u00fcr einen anderen Artikel.<\/p>\n
Wir k\u00f6nnen Ihnen jedoch einen guten Startpunkt geben. Wenn Sie Ihre Ressourcen und Projekte immer noch mit Hilfe von Tabellenkalkulationen verwalten, ist es an der Zeit, diese loszulassen.<\/p>\n