{"id":40128,"date":"2026-10-27T17:44:51","date_gmt":"2026-10-27T17:44:51","guid":{"rendered":"https:\/\/teambookapp.com\/blog\/ressourcenplanung-in-excel-so-verwalten-sie-mitarbeiter-die-an-mehreren-projekten-arbeiten\/"},"modified":"2026-10-27T17:49:04","modified_gmt":"2026-10-27T17:49:04","slug":"ressourcenplanung-in-excel-so-verwalten-sie-mitarbeiter-die-an-mehreren-projekten-arbeiten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/blog\/ressourcenplanung-in-excel-so-verwalten-sie-mitarbeiter-die-an-mehreren-projekten-arbeiten\/","title":{"rendered":"Ressourcenplanung in Excel: So verwalten Sie Mitarbeiter, die an mehreren Projekten arbeiten"},"content":{"rendered":"\t\t
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Ein Berater hat zwei Tage f\u00fcr ein Kundenprojekt und weitere zwei Tage f\u00fcr ein zweites Projekt eingeplant. Ein dritter Projektleiter bittet um einen Tag Unterst\u00fctzung. Auf dem Papier passt alles.<\/p>

Nur arbeitet der Berater vier Tage pro Woche. Und ein halber Tag ist bereits f\u00fcr interne Aufgaben reserviert.<\/p>

Jeder Projektplan erscheint f\u00fcr sich genommen vern\u00fcnftig. Nimmt man sie jedoch zusammen, hat dieselbe Person mehr Arbeit als Zeit.<\/p>

Die Ressourcenplanung in Excel muss diese kombinierte Arbeitsbelastung sichtbar machen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen anhand eines Beispiels eines Beratungsteams einen praktischen Weg auf, wie Sie dies umsetzen k\u00f6nnen. Wir erstellen die Wochenansicht, l\u00f6sen einen Terminkonflikt und sehen uns an, wie sich dieselben Eins\u00e4tze in Teambook abbilden.<\/p>

Beginnen Sie mit der Verf\u00fcgbarkeit jeder Person<\/h2>

Bevor Sie Projektstunden zuweisen, ermitteln Sie, wie viel Zeit jede Person in dieser Woche tats\u00e4chlich zur Verf\u00fcgung hat.<\/p>

Nehmen Sie den vereinbarten Arbeitsplan als Ausgangspunkt. Ziehen Sie dann Feiertage und Urlaubstage ab, die auf ihre Arbeitstage fallen. Jemand, der normalerweise von Montag bis Donnerstag arbeitet, verliert keine weiteren acht Stunden, nur weil Freitag ein Feiertag ist.<\/p>

Ber\u00fccksichtigen Sie auch interne Arbeitsprozesse. Teambesprechungen, Vorstellungsgespr\u00e4che und das Verfassen von Angeboten nehmen Zeit in Anspruch, auch wenn sie nicht abrechenbar sind.<\/p>

In unserem Beispiel beginnt die Woche des Teams wie folgt:<\/p>

Berater<\/th>Arbeitszeitplan<\/th>Urlaub und Feiertage<\/th>Interne T\u00e4tigkeiten<\/th>Verbleibende Stunden f\u00fcr Kundenprojekte<\/th><\/tr><\/thead>
Anna<\/td>32<\/td>0<\/td>4<\/td>28<\/td><\/tr>
Marc<\/td>40<\/td>8<\/td>4<\/td>28<\/td><\/tr>
L\u00e9a<\/td>40<\/td>0<\/td>6<\/td>34<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/div><\/div><\/div>

Es handelt sich hierbei um fiktive Personen und beispielhafte Zeiteinteilungen.<\/p>

Annas Vier-Tage-Zeitplan l\u00e4sst nach internen Verpflichtungen 28 Stunden f\u00fcr die Kundenarbeit \u00fcbrig. Marc arbeitet in Vollzeit, doch durch einen Urlaubstag verringert sich seine verf\u00fcgbare Projektzeit auf denselben Umfang.<\/p>

Wenden Sie diese Berechnung einheitlich an:<\/p>

Verf\u00fcgbare Projektstunden = geplante Stunden \u2013 Urlaub und Feiertage \u2013 interne Arbeit<\/strong><\/p>

Wenn interne Arbeit hier abgezogen wird, ber\u00fccksichtigen Sie diese nicht zus\u00e4tzlich bei den Zuordnungen zu Kundenprojekten, die Sie sp\u00e4ter abziehen. Dadurch w\u00fcrden dieselben Stunden doppelt abgezogen.<\/p>

F\u00fchren Sie die Projektzuweisungen in einer Tabelle zusammen<\/h2>

Ein separater Reiter f\u00fcr jedes Projekt mag zwar \u00fcbersichtlich wirken, erschwert jedoch die \u00dcberpr\u00fcfung gemeinsam zugewiesener Mitarbeiter. Annas Name k\u00f6nnte auf vier Reitern erscheinen, ohne dass jemand ihre Gesamtzahl erkennt.<\/p>

F\u00fchren Sie stattdessen eine einzige Zuordnungstabelle mit einer separaten Zeile f\u00fcr jede Person, jedes Projekt und jede Woche. Zum Beispiel:<\/p>

Woche ab<\/th>Berater<\/th>Projekt<\/th>Status<\/th>Geplante Stunden<\/th><\/tr><\/thead>
2. November 2026<\/td>Anna<\/td>Atlas-Implementierung<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>16<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>Anna<\/td>Beacon-Unterst\u00fctzung<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>12<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>Anna<\/td>Entdeckung von Zedern<\/td>Vorl\u00e4ufig<\/td>8<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>Marc<\/td>Atlas-Implementierung<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>20<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>Marc<\/td>Beacon-Unterst\u00fctzung<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>8<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>L\u00e9a<\/td>Beacon-Unterst\u00fctzung<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>18<\/td><\/tr>
2. November 2026<\/td>L\u00e9a<\/td>Entdeckung von Zedernholz<\/td>Best\u00e4tigt<\/td>8<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/div><\/div><\/div>

Verwenden Sie in der Spalte \u201eWoche\u201c tats\u00e4chliche Datumsangaben, wobei der Starttag durchgehend derselbe sein sollte. F\u00fcgen Sie Dropdown-Men\u00fcs f\u00fcr Personen, Projekte und Status hinzu, damit uneinheitliche Bezeichnungen die Buchungen einer Person nicht in separate Summen aufteilen.<\/p>

Die Umwandlung des Bereichs in eine Excel-Tabelle tr\u00e4gt ebenfalls dazu bei, die Struktur konsistent zu halten, w\u00e4hrend Sie neue Auftr\u00e4ge hinzuf\u00fcgen.<\/p>

Die Spalte \u201eStatus\u201c ist wichtig. Cedar ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise acht Stunden von Anna, doch die Termine sind noch nicht vereinbart. Wenn Sie diese Anfrage als \u201evorl\u00e4ufig\u201c erfassen, bleibt sie sichtbar, ohne als verbindliche Zusage dargestellt zu werden.<\/p>

F\u00fcgen Sie eine w\u00f6chentliche Arbeitsauslastung zusammenfassend hinzu<\/h2>

Die Zuweisungstabelle erfasst die Details. Eine zweite Ansicht sollte zeigen, ob der Plan passt.<\/p>

Erfassen Sie f\u00fcr jede Person und jede Woche die best\u00e4tigten Stunden getrennt von den vorl\u00e4ufigen Stunden. Vergleichen Sie anschlie\u00dfend beide Werte mit der verf\u00fcgbaren Projektzeit.<\/p>

Berater<\/th>Verf\u00fcgbare Projektstunden<\/th>Best\u00e4tigte Stunden<\/th>Vorl\u00e4ufige Stunden<\/th>Verbleibende Stunden nach best\u00e4tigter Arbeit<\/th>Verbleibt, sofern die vorl\u00e4ufigen Arbeiten fortgesetzt werden<\/th><\/tr><\/thead>
Anna<\/td>28<\/td>28<\/td>8<\/td>0<\/td>\u22128<\/td><\/tr>
Marc<\/td>28.<\/td>28<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
L\u00e9a<\/td>34<\/td>26<\/td>0<\/td>8<\/td>8<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/div><\/div><\/div>

Nun ist die Personalsituation klar. Anna kann ihre best\u00e4tigten Aufgaben erledigen, doch Cedars Anfrage w\u00fcrde ihre Kapazit\u00e4t um acht Stunden \u00fcberschreiten. L\u00e9a hat acht Stunden, die noch nicht zugewiesen sind.<\/p>

Verwenden Sie in Excel die Funktion SUMIFS, um die Buchungen nach Person, Woche und Status zu summieren, oder erstellen Sie aus der Zuweisungstabelle eine Pivot-Tabelle. F\u00fchren Sie die Kapazit\u00e4tszahlen in einer separaten Tabelle mit einer Zeile pro Person und Woche, damit die Verf\u00fcgbarkeit nicht bei jeder Projektzuweisung erneut gez\u00e4hlt wird.<\/p>

Die Berechnungen der verbleibenden Stunden lauten wie folgt:<\/p>

Verbleibende Stunden nach best\u00e4tigten Aufgaben = verf\u00fcgbare Projektstunden \u2013 best\u00e4tigte Stunden<\/strong><\/p>

Verbleibend einschlie\u00dflich vorl\u00e4ufiger Auftr\u00e4ge = verf\u00fcgbare Projektstunden \u2212 best\u00e4tigte Stunden \u2212 vorl\u00e4ufige Stunden<\/strong><\/p>

Wenden Sie eine bedingte Formatierung an, um negative Salden hervorzuheben. Verwenden Sie eine separate Warnung f\u00fcr F\u00e4lle, in denen best\u00e4tigte Arbeit passt, vorl\u00e4ufige Arbeit jedoch zu einer \u00dcberlastung f\u00fchren w\u00fcrde.<\/p>

Ein leerer Status oder ein fehlender Kapazit\u00e4tsdatensatz sollte ebenfalls gekennzeichnet werden. Fehlende Informationen d\u00fcrfen nicht stillschweigend als freie Zeit ausgewiesen werden.<\/p>

L\u00f6sen Sie den Konflikt, bevor Sie weitere Arbeit annehmen<\/h2>

Die Zusammenfassung legt nahe, dass L\u00e9a die acht Stunden von Cedar \u00fcbernehmen k\u00f6nnte. Sie gibt jedoch keinen Aufschluss dar\u00fcber, ob sie die richtige Person daf\u00fcr ist.<\/p>

Pr\u00fcfen Sie den Arbeitsaufwand. Falls Cedar Fachwissen ben\u00f6tigt, \u00fcber das nur Anna verf\u00fcgt, wird die \u00dcbertragung des Auftrags an L\u00e9a das Problem der Auftragsabwicklung nicht l\u00f6sen. M\u00f6glicherweise m\u00fcssen Sie einen Teil von Annas bestehenden Aufgaben umverteilen, Cedars Termine anpassen oder sich auf einen geringeren anf\u00e4nglichen Auftragsumfang einigen.<\/p>

Angenommen, L\u00e9a verf\u00fcgt \u00fcber die erforderliche Erfahrung und der Kunde stimmt dem Auftrag zu. \u00dcbertragen Sie die vorl\u00e4ufigen acht Stunden auf sie und best\u00e4tigen Sie diese, sobald die Termine vereinbart sind.<\/p>

Anna bleibt bei 28 gebuchten Projektstunden. L\u00e9a erreicht 34.<\/p>

Die w\u00f6chentlichen Gesamtwerte stimmen nun \u00fcberein. Bevor Sie den Plan als abgeschlossen betrachten, \u00fcberpr\u00fcfen Sie bitte die Tage.<\/p>

Selbst eine ausgewogene Woche kann einen un\u00fcberwindbaren Dienstag bereithalten<\/h3>

Acht freie Stunden \u00fcber die Woche verteilt bedeuten nicht zwangsl\u00e4ufig, dass jemand am Dienstag an einem ganzt\u00e4gigen Workshop teilnehmen kann.<\/p>

L\u00e9a hat vielleicht am Montag vier Stunden Zeit und am Donnerstag ebenfalls vier. Wenn Cedar sie am Dienstag den ganzen Tag ben\u00f6tigt, m\u00fcssen andere Termine verschoben werden.<\/p>

Nutzen Sie die Wochen\u00fcbersicht, um potenzielle Verf\u00fcgbarkeiten zu ermitteln, und \u00fcberpr\u00fcfen Sie anschlie\u00dfend die t\u00e4glichen Zuweisungen f\u00fcr den kurzfristigen Zeitplan. Wenn Sie eine t\u00e4gliche Genauigkeit ben\u00f6tigen, erfassen Sie die Zuweisungen nach Datum und berechnen Sie die w\u00f6chentlichen Summen anhand dieser Eintr\u00e4ge. Vermeiden Sie es, separate Tages- und Wochenpl\u00e4ne zu f\u00fchren, die voneinander abweichen k\u00f6nnen.<\/p>

Beachten Sie auch, wie fragmentiert die Arbeit ist. Ein Berater, bei dem zwischen mehreren Kundenterminen nur kurze Zeitfenster liegen, k\u00f6nnte Schwierigkeiten haben, diese Zeitfenster f\u00fcr eine Aufgabe zu nutzen, die anhaltende Konzentration erfordert.<\/p>

Weisen Sie vorl\u00e4ufigen Terminen einen Verantwortlichen und einen \u00dcberpr\u00fcfungstermin zu<\/h2>

Ein unbest\u00e4tigtes Projekt kann den Plan noch lange belasten, nachdem sein urspr\u00fcnglicher Starttermin bereits unrealistisch geworden ist.<\/p>

Halten Sie f\u00fcr jeden vorl\u00e4ufigen Auftrag fest, wer f\u00fcr die Entscheidung verantwortlich ist und wann eine \u00dcberpr\u00fcfung erforderlich ist. Eine kurze Notiz wie \u201eKunde muss Workshop bis Donnerstag best\u00e4tigen\u201c ist hilfreicher, als eine farbige Zelle ohne Erkl\u00e4rung stehen zu lassen.<\/p>

Behalten Sie die gesamte angeforderte Stundenzahl im Blick, wenn Sie pr\u00fcfen, ob die Arbeit in den Zeitplan passt. Ein achtst\u00fcndiger Workshop, dessen Durchf\u00fchrung zu 50 % wahrscheinlich ist, ben\u00f6tigt bei einer Best\u00e4tigung dennoch acht Stunden. Ihn als vier Stunden zu behandeln, mag f\u00fcr eine separate Prognose hilfreich sein, reserviert jedoch nicht gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr die tats\u00e4chliche Buchung.<\/p>

Sobald die Entscheidung vorliegt, best\u00e4tigen, verschieben oder l\u00f6schen Sie den Auftrag.<\/p>

\u00dcberpr\u00fcfen Sie die \u00c4nderungen in allen betroffenen Projekten<\/h2>

Stellen Sie sich vor, \u201eAtlas\u201c verz\u00f6gert sich um eine Woche. Annas 16 Stunden verschieben sich in die folgende Woche, in der sie bereits 24 best\u00e4tigte Projektstunden hat und nur 28 verf\u00fcgbar sind.<\/p>

Die Verz\u00f6gerung f\u00fchrt zu einer 12-st\u00fcndigen \u00dcberlastung. Eine Verschiebung der urspr\u00fcnglichen Buchung l\u00f6st das Problem in der einen Woche, verursacht jedoch Probleme in der n\u00e4chsten.<\/p>

Bevor Sie den neuen Terminen zustimmen, \u00fcberpr\u00fcfen Sie Annas gesamte Arbeitsbelastung in der betreffenden Woche. Pr\u00fcfen Sie, welche Termine verschoben werden k\u00f6nnen und welche feststehen. Erst dann aktualisieren Sie den Einsatzplan.<\/p>

Beauftragen Sie eine Person mit der Verantwortung, konkurrierende Anfragen zu kl\u00e4ren, auch wenn mehrere Projektmanager an der Arbeitsplanung mitwirken. Eine gemeinsam genutzte Datei erleichtert allen den Zugriff auf den Plan, doch es muss dennoch jemand die Entscheidungsbefugnis haben, welchem Projekt die Zeit zugeteilt wird.<\/p>

Bei einer regelm\u00e4\u00dfigen \u00dcberpr\u00fcfung sollten ge\u00e4nderte Verf\u00fcgbarkeiten und ungel\u00f6ste Konflikte im Mittelpunkt stehen. Tragen Sie wesentliche \u00c4nderungen sofort ein, sobald sie eintreten, anstatt auf die n\u00e4chste Planungssitzung zu warten.<\/p>

Wo die Pflege des Excel-Plans schwierig wird<\/h2>

Excel kann diese Methode unterst\u00fctzen. Die Herausforderung w\u00e4chst jedoch, wenn \u00c4nderungen mehrere Personen und Projekte gleichzeitig betreffen.<\/p>

Ein verschobener Workshop erfordert m\u00f6glicherweise einen neuen Termin, einen anderen Berater und eine Anpassung an eine andere Kundenverpflichtung. Die Tabelle kann zwar die \u00fcberarbeiteten Gesamtwerte berechnen, doch muss dennoch jemand die Auswirkungen pr\u00fcfen und den vereinbarten Plan kommunizieren.<\/p>

Ein Warnzeichen ist die wiederholte Abstimmung. Projektmanager \u00fcberpr\u00fcfen st\u00e4ndig, ob die Buchungen auf dem neuesten Stand sind. Jemand erstellt eine neue \u00dcbersicht, weil neue Zeilen nicht ber\u00fccksichtigt wurden. Der Urlaub eines Beraters erscheint in einer Ansicht, fehlt jedoch in einer anderen.<\/p>

Es gibt keine allgemeing\u00fcltige Teamgr\u00f6\u00dfe, ab der Excel nicht mehr sinnvoll ist. Ein kleines Team, das Spezialisten f\u00fcr sich schnell \u00e4ndernde Projekte gemeinsam nutzt, kann eine schwierigere Planungsaufgabe haben als ein gr\u00f6\u00dferes Team mit stabilen Aufgabenverteilungen.<\/p>

Achten Sie darauf, wie viel Aufwand erforderlich ist, um die Zuverl\u00e4ssigkeit des Plans zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>

So sieht derselbe Plan in Teambook aus<\/h2>

Die Planungsentscheidungen bleiben in Teambook unver\u00e4ndert. Sie ben\u00f6tigen nach wie vor realistische Zeitangaben und jemanden, der bei konkurrierenden Priorit\u00e4ten eine Entscheidung trifft.<\/p>

Der Unterschied liegt darin, wie Sie die Aufgaben einsehen und aktualisieren. Die Planungstafel von Teambook zeigt die Eintr\u00e4ge nach Personen und Terminen an, mit einer separaten, gruppierten Ansicht, um den Plan nach Projekten zu betrachten.<\/p>

In unserem Beispiel w\u00fcrden Sie Annas Aufgaben f\u00fcr \u201eAtlas\u201c und \u201eBeacon\u201c an den entsprechenden Tagen eintragen. Die von Cedar vorgeschlagenen Aufgaben k\u00f6nnen bis zur endg\u00fcltigen Vereinbarung als vorl\u00e4ufig gekennzeichnet werden. Auch Urlaubstage werden als Eintrag erfasst.<\/p>

Sobald L\u00e9a f\u00fcr Cedar best\u00e4tigt ist, weisen Sie die Buchung einer anderen Person zu und legen Sie den vereinbarten Termin fest. Teambook unterst\u00fctzt das Verschieben von Buchungen auf eine andere Person oder ein anderes Datum sowie die Bearbeitung ihrer Dauer und ihres vorl\u00e4ufigen Status.<\/p>

Sollte Atlas versetzt werden, planen Sie dessen Buchungen neu und \u00fcberpr\u00fcfen Sie Annas sonstige Aufgaben im Zielzeitraum. Um einen anderen Berater in Betracht zu ziehen, nutzen Sie Kompetenz-Tags, um die Planungsansicht auf Personen mit einschl\u00e4giger Erfahrung einzugrenzen.<\/p>

Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie das gleiche Personalproblem direkt angehen, ohne separate Tabellenkalkulationen f\u00fchren zu m\u00fcssen.<\/p>

F\u00fchren Sie Ihre n\u00e4chste Planungsbesprechung in Teambook durch<\/a>.<\/strong> F\u00fcgen Sie einige laufende Projekte und die darin beteiligten Mitarbeiter hinzu und stellen Sie dann deren anstehende Aufgaben nach. Nutzen Sie eine tats\u00e4chliche \u00c4nderung im Zeitplan, um zu sehen, wie sich diese in die Arbeitsweise Ihres Teams einf\u00fcgt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Ein Berater hat zwei Tage f\u00fcr ein Kundenprojekt und weitere zwei Tage f\u00fcr ein zweites Projekt eingeplant. Ein dritter Projektleiter bittet um einen Tag Unterst\u00fctzung. Auf dem Papier passt alles. Nur arbeitet der Berater vier Tage pro Woche. Und ein halber Tag ist bereits f\u00fcr interne Aufgaben reserviert. Jeder Projektplan erscheint f\u00fcr sich genommen vern\u00fcnftig. […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":40136,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[380],"tags":[],"class_list":["post-40128","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-verwaltung-der-ressourcen"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40128","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=40128"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40128\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":40129,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40128\/revisions\/40129"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/40136"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=40128"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=40128"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=40128"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}