{"id":12517,"date":"2026-09-20T09:08:00","date_gmt":"2026-09-20T09:08:00","guid":{"rendered":"http:\/\/teambookapp.com\/?p=12517"},"modified":"2026-09-22T20:17:13","modified_gmt":"2026-09-22T20:17:13","slug":"alles-wissenswerte-ueber-die-mittelzuweisung-im-jahr-2024","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teambookapp.com\/de\/blog\/alles-wissenswerte-ueber-die-mittelzuweisung-im-jahr-2024\/","title":{"rendered":"Ressourcenallokation im Projektmanagement: Mitarbeitende \u00fcber mehrere Projekte hinweg einplanen"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"12517\" class=\"elementor elementor-12517 elementor-12453\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6a8e3aee e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"6a8e3aee\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-38252499 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"38252499\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Ihre Designerin scheint n\u00e4chsten Donnerstag Zeit zu haben. Sie planen sie f\u00fcr ein neues Kundenprojekt ein. Dann meldet sich ein anderer Projektleiter: In derselben Woche wird sie f\u00fcr einen Go-live gebraucht. Jeder Projektplan sah f\u00fcr sich genommen machbar aus. Zusammen beanspruchen die beiden Projekte mehr Zeit, als sie zur Verf\u00fcgung hat.<\/p>\n\n<p>Genau hier wird Ressourcenallokation schwierig. Sie m\u00fcssen entscheiden, wer die Arbeit \u00fcbernehmen kann, wann sie erledigt werden kann und welche Folgen die Buchung f\u00fcr andere Projekte hat. Daf\u00fcr reicht der Blick auf ein einzelnes Projekt nicht aus.<\/p>\n\n<h2>Was bedeutet Ressourcenallokation im Projektmanagement?<\/h2>\n\n<p>Ressourcenallokation bedeutet, Menschen, Ausstattung oder Budget bestimmten Projektaufgaben zuzuweisen. In Agenturen und Dienstleistungsunternehmen geht es vor allem darum, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden auf mehrere Projekte zu verteilen.<\/p>\n\n<p>Angenommen, f\u00fcr ein Website-Projekt werden innerhalb von zwei Wochen 40 Stunden Designarbeit ben\u00f6tigt. Sie brauchen eine Person mit der passenden Erfahrung, die genau in diesem Zeitraum 40 Stunden f\u00fcr das Projekt aufbringen kann. Dass sie irgendwann im Laufe des Monats 40 Stunden frei hat, l\u00f6st das Planungsproblem nicht.<\/p>\n\n<p>Die Allokation ist konkreter als eine allgemeine Kapazit\u00e4tsplanung. Die Kapazit\u00e4t zeigt, wie viel Arbeit ein Team \u00fcbernehmen kann. Die Allokation legt fest, welche Personen zu welchen Terminen an welchen Projekten arbeiten.<\/p>\n\n<h2>Wer entscheidet \u00fcber die Ressourcenallokation?<\/h2>\n\n<p>In kleinen Teams stimmen Projektleitende die Eins\u00e4tze oft direkt miteinander ab. Bei mehr Projekten kann eine Person aus dem Ressourcenmanagement, dem operativen Management oder dem Project Management Office (PMO) die Anfragen im gesamten Unternehmen koordinieren.<\/p>\n\n<p>Wer die Planung verantwortet, braucht auch R\u00fcckmeldungen von den Teams. Ein Kalender zeigt vielleicht freie Zeit. Die Teamleitung wei\u00df m\u00f6glicherweise, dass eine Person f\u00fcr eine bestimmte Aufgabe Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigt oder dass ein anderer Auftrag l\u00e4nger dauern k\u00f6nnte als geplant.<\/p>\n\n<h2>Woran erkennen Sie eine passende Besetzung?<\/h2>\n\n<p>Verf\u00fcgbarkeit ist wichtig, reicht allein aber nicht aus. Pr\u00fcfen Sie vor einer Buchung:<\/p>\n\n<ul>\n  <li>Hat die Person die n\u00f6tigen F\u00e4higkeiten und Erfahrungen?<\/li>\n  <li>Ist sie an den Tagen verf\u00fcgbar, an denen das Projekt sie braucht?<\/li>\n  <li>Wie viel ihrer Arbeitszeit ist bereits f\u00fcr andere Projekte vorgesehen?<\/li>\n  <li>Passt der geplante Einsatz zum Zeitbudget des Projekts?<\/li>\n  <li>Ben\u00f6tigt sie Unterst\u00fctzung oder eine Freigabe durch eine weitere Person, deren Zeit ebenfalls eingeplant werden muss?<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Der letzte Punkt wird leicht \u00fcbersehen. Eine Aufgabe an eine weniger erfahrene Person zu vergeben, kann eine gute Gelegenheit zur Weiterentwicklung sein. Wenn ein erfahrener Kollege jeden Schritt pr\u00fcfen muss, geh\u00f6rt auch dessen Zeit in den Plan. Sonst wird der Aufwand untersch\u00e4tzt.<\/p>\n\n<h2>So erstellen Sie einen Plan f\u00fcr die Ressourcenallokation<\/h2>\n\n<h3>1. Kl\u00e4ren Sie zuerst die Arbeit, dann die Besetzung<\/h3>\n\n<p>Listen Sie die wichtigsten Projektaufgaben auf. Halten Sie fest, welche F\u00e4higkeiten daf\u00fcr n\u00f6tig sind und wann die Arbeit stattfinden muss. Sch\u00e4tzen Sie anschlie\u00dfend den Zeitbedarf. Sie brauchen keine minutengenaue Prognose f\u00fcr jede Aufgabe. Der Plan sollte aber zwischen einer zweit\u00e4gigen Designpr\u00fcfung und sechs Wochen Entwicklungsarbeit unterscheiden.<\/p>\n\n<p>Kennzeichnen Sie Sch\u00e4tzungen, die noch unsicher sind. Ein m\u00f6glicher Projektstart sollte f\u00fcr andere Beteiligte erkennbar anders aussehen als eine fest zugesagte Frist.<\/p>\n\n<h3>2. Betrachten Sie alle Projekte gemeinsam<\/h3>\n\n<p>Pr\u00fcfen Sie bestehende Buchungen, anstehende Arbeit, Urlaub und Teilzeitpl\u00e4ne an einem Ort. Achten Sie auf die konkreten Tage, an denen Sie jemanden brauchen. Eine Person kann \u00fcber den Monat betrachtet wenig ausgelastet und in der entscheidenden Projektwoche trotzdem vollst\u00e4ndig verplant sein.<\/p>\n\n<p>Nehmen Sie auch vorl\u00e4ufige Buchungen auf und kennzeichnen Sie deren Status. Aus ihnen kann best\u00e4tigte Arbeit werden. Deshalb sollten sie sichtbar sein, bevor Sie ein weiteres Projekt zusagen.<\/p>\n\n<h3>3. Gleichen Sie Anforderungen und Verf\u00fcgbarkeit ab<\/h3>\n\n<p>Suchen Sie Personen mit den passenden F\u00e4higkeiten und pr\u00fcfen Sie dann, ob sie im ben\u00f6tigten Zeitraum Zeit haben. Kommen mehrere Personen infrage, vergleichen Sie die Folgen einer Buchung f\u00fcr laufende Projekte. Wer die meisten freien Stunden hat, ist nicht zwangsl\u00e4ufig die beste Wahl. Vielleicht braucht die Person intensive Unterst\u00fctzung oder wird mit ihrer speziellen Erfahrung an anderer Stelle ben\u00f6tigt.<\/p>\n\n<h3>4. Kl\u00e4ren Sie Engp\u00e4sse, bevor Sie Termine zusagen<\/h3>\n\n<p>Wenn niemand mit den n\u00f6tigen F\u00e4higkeiten verf\u00fcgbar ist, m\u00fcssen Sie den Plan \u00e4ndern. Kann die Arbeit sp\u00e4ter beginnen? L\u00e4sst sie sich aufteilen? Ist genug Zeit, um externe Unterst\u00fctzung einzubinden? Oder muss der Liefertermin mit dem Kunden neu besprochen werden?<\/p>\n\n<p>Ein sichtbarer Engpass hilft Ihnen, eine Entscheidung zu treffen. Eine Buchung, die niemand erf\u00fcllen kann, verschiebt das Gespr\u00e4ch nur nach hinten.<\/p>\n\n<h3>5. Halten Sie den Plan aktuell<\/h3>\n\n<p>Gehen Sie anstehende Eins\u00e4tze regelm\u00e4\u00dfig mit Projekt- und Teamleitungen durch. Wenn sich ein Projekt verz\u00f6gert, pr\u00fcfen Sie die sp\u00e4teren Buchungen der betroffenen Personen. Zwei zus\u00e4tzliche Tage m\u00f6gen f\u00fcr das erste Projekt unproblematisch sein. Ein Konflikt entsteht aber, wenn eine Fachkraft am folgenden Montag bei einem anderen Kunden anfangen sollte.<\/p>\n\n<h2>Beispiel: Zwei Projekte brauchen denselben Entwickler<\/h2>\n\n<p>Eine Agentur entwickelt eine Website f\u00fcr einen Kunden und betreut gleichzeitig die Anwendung eines anderen. F\u00fcr die Website wird n\u00e4chste Woche ein erfahrener Entwickler an vier Tagen ben\u00f6tigt. Das Anwendungsteam hat ihn bereits an zwei Tagen f\u00fcr die Vorbereitung eines Releases eingeplant.<\/p>\n\n<p>Der Entwickler hat in dieser Woche noch drei freie Tage. Ohne \u00c4nderung k\u00f6nnen also nicht beide Projekte die gew\u00fcnschte Zeit bekommen. Die Projektleitenden k\u00f6nnten einen Teil der Website-Arbeit verschieben, eine andere Person f\u00fcr das Release finden oder mit dem Kunden \u00fcber einen neuen Termin sprechen. \u00dcbernimmt jemand anderes die Arbeit, sollten sie auch Zeit f\u00fcr die \u00dcbergabe und Pr\u00fcfung einplanen.<\/p>\n\n<p>Der Ressourcenplan macht diesen Konflikt sichtbar, solange noch mehrere L\u00f6sungen m\u00f6glich sind.<\/p>\n\n<h2>H\u00e4ufige Probleme bei der Ressourcenallokation<\/h2>\n\n<h3>Jedes Projekt hat einen eigenen Plan<\/h3>\n\n<p>Bei getrennten Pl\u00e4nen l\u00e4sst sich die gesamte Auslastung einer Person schwer erkennen. Eine Projektleitung bucht vielleicht jemanden, der frei zu sein scheint, weil die Eins\u00e4tze eines anderen Teams an anderer Stelle erfasst sind. F\u00fchren Sie Buchungen in einer gemeinsamen \u00dcbersicht zusammen, bevor Sie Arbeitszeit verbindlich zusagen.<\/p>\n\n<h3>Freie Zeit wird mit Eignung gleichgesetzt<\/h3>\n\n<p>Ein freier Kalendereintrag sagt nichts dar\u00fcber aus, ob jemand eine Aufgabe selbstst\u00e4ndig erledigen kann. Erfassen Sie die F\u00e4higkeiten, die f\u00fcr Ihre Besetzungsentscheidungen wichtig sind. Sprechen Sie bei speziellen oder unklaren Anforderungen mit den Teamleitungen.<\/p>\n\n<h3>Unbest\u00e4tigte Arbeit bleibt unsichtbar<\/h3>\n\n<p>Auch ein Projekt, \u00fcber das noch verhandelt wird, kann dieselben Personen ben\u00f6tigen wie ein bereits best\u00e4tigter Auftrag. Geben Sie vorl\u00e4ufigen Buchungen einen sichtbaren Status. So l\u00e4sst sich der m\u00f6gliche Bedarf ber\u00fccksichtigen, ohne jede Vertriebschance wie einen festen Auftrag zu behandeln.<\/p>\n\n<h3>\u00c4nderungen kommen nicht im Ressourcenplan an<\/h3>\n\n<p>Wenn sich ein Termin im Projektmanagement-Tool verschiebt, die Buchung aber gleich bleibt, wird das n\u00e4chste Projekt wom\u00f6glich mit Zeit geplant, die nicht mehr frei ist. Pr\u00fcfen Sie deshalb bei \u00c4nderungen am Umfang oder Liefertermin auch die betroffenen Ressourceneins\u00e4tze.<\/p>\n\n<h2>Wann lohnt sich Software f\u00fcr die Ressourcenallokation?<\/h2>\n\n<p>Eine Tabelle kann ausreichen, wenn wenige Personen an einer \u00fcberschaubaren Zahl von Projekten arbeiten. Schwieriger wird es, wenn mehrere Verantwortliche Buchungen vornehmen, Mitarbeitende ihre Wochen auf verschiedene Kunden aufteilen und Termine h\u00e4ufig wechseln. Dann muss jede \u00c4nderung sorgf\u00e4ltig \u00fcbertragen werden, bevor die Tabelle die tats\u00e4chlichen Zusagen des Teams zeigt.<\/p>\n\n<p>Mit Teambooks <a href=\"https:\/\/teambookapp.com\/de\/software\/software-fuer-ressourcenallokation\/\">Software f\u00fcr Ressourcenallokation<\/a> sehen Verantwortliche die Eins\u00e4tze \u00fcber alle Projekte hinweg, pr\u00fcfen die Verf\u00fcgbarkeit und erkennen \u00dcberbuchungen. F\u00e4higkeiten und weitere Merkmale helfen dabei, geeignete Personen zu finden. \u00c4ndern sich die Priorit\u00e4ten, k\u00f6nnen Buchungen im gemeinsamen Plan angepasst werden.<\/p>\n\n<p>Wenn mehrere Projekte regelm\u00e4\u00dfig um dieselben Personen konkurrieren, erfahren Sie, wie Teambook Sie dabei unterst\u00fctzt, <a href=\"https:\/\/teambookapp.com\/de\/software\/software-fuer-ressourcenallokation\/\">Ressourcen auf Projekte zu verteilen<\/a>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ihre Designerin scheint n\u00e4chsten Donnerstag Zeit zu haben. Sie planen sie f\u00fcr ein neues Kundenprojekt ein. Dann meldet sich ein anderer Projektleiter: In derselben Woche wird sie f\u00fcr einen Go-live gebraucht. Jeder Projektplan sah f\u00fcr sich genommen machbar aus. Zusammen beanspruchen die beiden Projekte mehr Zeit, als sie zur Verf\u00fcgung hat. 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