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Budgetprognosen und -\u00fcberwachung<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Das Ressourcenplanungstool, das Sie w\u00e4hlen, sollte Ihnen dabei helfen, die Leistung eines Projekts zusammen mit den abrechenbaren Stunden seiner Ressourcen zu verfolgen. Wenn Sie diese Zahl \u00fcberschreiten, sollte das Tool Ihnen in Ihrem Bericht zum Projektbudget deutlich machen, dass Sie das Zeitbudget \u00fcberschritten haben, damit Sie schnell Korrekturma\u00dfnahmen ergreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n
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Tools zur Projektberichterstattung f\u00fcr eine intelligentere Entscheidungsfindung<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Eine weitere wichtige Funktion ist ein Berichts-Dashboard, das Ihnen eine genaue Analyse der lebenswichtigen Elemente des Projekts erm\u00f6glicht, wie z. B. Budgets, Auslastungsraten und geplante Stunden.<\/p>\n
Optimierte Ressourcenplanung mit Teambook: Ein praktischer Leitfaden<\/h2>\n
Wir haben Ihnen vorgeschlagen (eher stark vorgeschlagen \ud83d\ude09 ), Teambook f\u00fcr die Planung Ihrer Ressourcen zu verwenden, und an diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich, wie das funktioniert.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Lassen Sie uns gemeinsam entdecken :<\/span><\/p>\n
Erstellen Sie ein Repository mit Daten \u00fcber Ihre Mitarbeiter (Ressourcen).<\/h3>\n
Erstellen Sie ein zentrales Inventar Ihrer Mitarbeiter, um auf einen Blick Informationen \u00fcber deren Kompetenzen, Rollen, F\u00e4higkeiten und Arbeitsorte zu erhalten. Dieses Inventar hilft Ihnen\u00a0<\/span>, Ressourcen zu verfolgen<\/span>, Ihre Planung zu organisieren,\u00a0<\/span>Personall\u00fccken zu erkennen<\/span> und schnell die beste Person zu ermitteln, mit der Sie arbeiten k\u00f6nnen.\u00a0\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Kapazit\u00e4tsmanagementsysteme einrichten<\/h3>\n
Zum Beispiel die 40-Stunden-Arbeitswoche. Diese Stunden werden selten nur f\u00fcr die Arbeit verwendet. Es gibt Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, Ad-hoc-Aufgaben und nat\u00fcrlich auch Urlaub und andere krankheitsbedingte Fehlzeiten. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Es gibt verschiedene Systeme, die Sie einf\u00fchren k\u00f6nnen, um die Kapazit\u00e4t Ihres Teams zu verwalten.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Erstellen Sie Richtlinien f\u00fcr den Urlaub. Legen Sie im Voraus die spezifischen Bedingungen fest, unter denen Urlaub genommen werden kann. Dabei kann es sich um bezahlten Urlaub f\u00fcr eine begrenzte Anzahl von Tagen handeln oder um einen obligatorischen Jahresurlaub, der jedes Jahr genommen werden muss, oder um Krankheitsurlaub, wenn das Teammitglied krank wird.<\/span><\/li>\n
- Importieren Sie Feiertage automatisch in Ihr Ressourcenplanungstool. Bei Teambook haben wir mehr als nur Kunden mit Mitarbeitern, die \u00fcber verschiedene L\u00e4nder\/Kontinente verteilt sind. Es kommt h\u00e4ufig vor, dass die Teammitglieder w\u00e4hrend eines Projekts einen anderen Feiertag haben. Um zu vermeiden, dass wir Fristen verpassen, planen wir nach den Feiertagen und weisen ihnen an ihren freien Tagen keine Aufgaben zu. Der Feiertag jedes Teammitglieds wird in Teambook festgelegt und erm\u00f6glicht es den Verantwortlichen, zu wissen, wann sie sich versp\u00e4ten werden.<\/span><\/li>\n
- Verwalten Sie die Urlaubsantr\u00e4ge. Stellen Sie sicher, dass Urlaubsantr\u00e4ge gepr\u00fcft werden, bevor sie genehmigt werden. An diesem Prozess sollte der Vorgesetzte des Teammitglieds beteiligt sein, da er einen guten Einblick in die Arbeitsbelastung der Person hat und den Antrag genehmigen oder ablehnen kann.<\/span><\/li>\n
- Ermutigen Sie Ihr Team, seinen Kalender mit Ihrem Ressourcenplanungstool zu synchronisieren. Besprechungen nehmen oft einen gro\u00dfen Teil der Teamzeit in Anspruch, ohne dass die Projektmanager dies bemerken. Halten Sie sich \u00fcber anstehende und wiederkehrende Besprechungen auf dem Laufenden, um ein realistisches Bild von der Kapazit\u00e4t Ihres Teams zu erhalten.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Die ben\u00f6tigten Ressourcen und ihre Verf\u00fcgbarkeit vorhersagen<\/h3>\n
Bestimmen Sie anhand der Projektanforderungen, welche Personen Sie f\u00fcr Ihr Projekt ben\u00f6tigen. Welche Funktionen sind erforderlich? Welche F\u00e4higkeiten sind erforderlich? Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihr Ressourcen-Repository zu konsultieren.<\/p>\n
Bestimmen Sie dann, ob diese Personen f\u00fcr die Arbeit an Ihrem Projekt zur Verf\u00fcgung stehen. Sind sie bereits einem anderen Projekt zugeteilt? Sind sie w\u00e4hrend Ihres Projekts verf\u00fcgbar?<\/p>\n
Ressourcen an Aufgaben anpassen<\/h3>\n
- Importieren Sie Feiertage automatisch in Ihr Ressourcenplanungstool. Bei Teambook haben wir mehr als nur Kunden mit Mitarbeitern, die \u00fcber verschiedene L\u00e4nder\/Kontinente verteilt sind. Es kommt h\u00e4ufig vor, dass die Teammitglieder w\u00e4hrend eines Projekts einen anderen Feiertag haben. Um zu vermeiden, dass wir Fristen verpassen, planen wir nach den Feiertagen und weisen ihnen an ihren freien Tagen keine Aufgaben zu. Der Feiertag jedes Teammitglieds wird in Teambook festgelegt und erm\u00f6glicht es den Verantwortlichen, zu wissen, wann sie sich versp\u00e4ten werden.<\/span><\/li>\n
- Erstellen Sie Richtlinien f\u00fcr den Urlaub. Legen Sie im Voraus die spezifischen Bedingungen fest, unter denen Urlaub genommen werden kann. Dabei kann es sich um bezahlten Urlaub f\u00fcr eine begrenzte Anzahl von Tagen handeln oder um einen obligatorischen Jahresurlaub, der jedes Jahr genommen werden muss, oder um Krankheitsurlaub, wenn das Teammitglied krank wird.<\/span><\/li>\n
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- Wie k\u00f6nnen wir dieses Projekt in der vorgegebenen Zeit und im vorgegebenen Budget liefern?\u00a0<\/em><\/li>\n
- Wie kann ich sicherstellen, dass das Projekt abgeschlossen wird, ohne dass es zu einer \u00dcberlastung meines Teams kommt?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
In diesem einf\u00fchrenden Leitfaden erfahren Sie, was Ressourcenplanung ist, wie wichtig sie ist, worauf Sie bei einem Ressourcenplaner achten sollten und wo Sie mit der Erstellung Ihres Ressourcenplans beginnen sollten.\u00a0<\/span><\/p>\n
Wir haben diesen Leitfaden auf der Grundlage eines intensiven Austauschs mit unseren Teambook-Kunden erstellt und aktualisiert, die als Ressourcenmanager, Projektkoordinatoren und Betriebsleiter in Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen t\u00e4tig sind, von 10 bis \u00fcber 100 Mitarbeitern. Wir haben eine Zusammenfassung dar\u00fcber erstellt, wie Sie Ihren Ressourcenplan auf der Grundlage unserer Erkenntnisse erstellen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Was ist Ressourcenplanung?<\/h2>\n
Ressourcenplanung ist der Prozess, bei dem die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung von Projekten ben\u00f6tigten Ressourcen ermittelt werden und die Arbeit dann entsprechend der Teamkapazit\u00e4t verteilt und geplant wird.\u00a0<\/span><\/p>\n
Die Planung Ihrer Ressourcen beinhaltet:\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Verstehen, wer wann an welchem Projekt arbeiten soll\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Bestimmen Sie, wer verf\u00fcgbar ist, um die Arbeit zu erledigen\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Entscheiden Sie, wie Sie die Zeit Ihres Teams am besten nutzen\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Kompromisse zwischen konkurrierenden Priorit\u00e4ten finden<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Einer unserer Kunden, eine Marketingagentur, h\u00e4lt beispielsweise w\u00f6chentliche Besprechungen zur Ressourcenplanung ab, an denen alle Projektmanager teilnehmen. W\u00e4hrend dieser Besprechungen ist der Planungsbildschirm von Teambook das zentrale Instrument, um die Verf\u00fcgbarkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu sehen, insbesondere durch Filterung nach Kompetenzen, und so Entscheidungen \u00fcber die Besetzung zu treffen. Teambook wird dann in Echtzeit aktualisiert und die Informationen werden an alle Teammitglieder weitergeleitet, sei es durch die automatische Synchronisierung der Terminkalender oder sogar durch den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen.<\/span><\/p>\n
Warum ist die Ressourcenplanung wichtig?<\/h2>\n
Ressourcenplanung bietet eine zuverl\u00e4ssige Grundlage f\u00fcr den Start von Projekten und verbessert die\u00a0<\/span>Chancen, sie rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu liefern<\/span>.<\/span>.<\/p>\n
Die Erstellung eines vollst\u00e4ndigen Ressourcenplans vor Beginn eines Projekts hilft Ihnen:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
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- Steigern Sie Ihre Effizienz, da Sie wissen, welche Ressourcen Sie ben\u00f6tigen und wie sie\u00a0<\/span>den Projektaufgaben zugewiesen werden<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Verbessern Sie die Erfolgsquoten von Projekten, indem Sie die richtigen Qualifikationspakete mit den richtigen Aufgaben verbinden.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Verfolgen Sie die Entwicklung von Kapazit\u00e4t und Verf\u00fcgbarkeit, um auf unvorhergesehene Ressourcenanforderungen vorbereitet zu sein.\u00a0<\/span><\/li>\n
- \u00dcberwachen Sie den Arbeitsfortschritt, um sicherzustellen, dass die Projekte das Budget einhalten und die Arbeit auf Kurs bleibt. Sie k\u00f6nnen sehen, woran jede Person arbeiten muss und wie lange.<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Planen und prognostizieren Sie die Verf\u00fcgbarkeit Ihrer Ressourcen f\u00fcr zuk\u00fcnftige Projekte, sodass sich Ihr Team langfristig besser organisieren kann.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Steigern Sie die Arbeitszufriedenheit und die Bindung an Ihr Team – weniger Burnout oder \u00fcberforderte Teammitglieder.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
Was passiert, wenn die Planung Ihrer Ressourcen vernachl\u00e4ssigt wird?<\/h2>\n
Wenn die Ressourcenplanung au\u00dfer Acht gelassen wird, f\u00fchrt dies h\u00e4ufig zu \u00fcberfl\u00fcssigen Einstellungen und einer unzureichenden Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Wir erinnern uns noch an die ehemalige Personalvermittlerin eines digitalen Riesenunternehmens, die uns er\u00f6ffnete, dass sie und viele ihrer Mitarbeiter trotz mehrerer Monate im Unternehmen nicht besch\u00e4ftigt waren. Nach einigen Monaten begann eine Reihe von Entlassungen und ein Einstellungsstopp.<\/p>\n
Im Gegensatz dazu stellt eine sorgf\u00e4ltige Planung der Ressourcen sicher, dass Einstellungen nur dann vorgenommen werden, wenn sie wirklich notwendig sind. Wenn Aufgaben richtig zugewiesen und ausgef\u00fchrt werden, bieten sie nicht nur Ihrem Team M\u00f6glichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, sondern helfen Ihrem Unternehmen auch, Kosten zu sparen. Kurzum, sie verzehnfacht die Wirksamkeit ihrer Ma\u00dfnahmen, was sich unweigerlich positiv auf das Nettoergebnis auswirken wird.<\/p>\n
\n\n\nWie erstellt man einen Ressourcenplan? 5 Schritte des Ressourcenplanungsprozesses<\/h2>\n
Wir haben mit mehreren unserer Kunden gesprochen, um zu verstehen, wie sie bei der Ressourcenplanung vorgehen. Auf der Grundlage dessen, was wir gelernt und beobachtet haben, haben wir einen Prozess definiert, mit dem Sie beginnen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Die Ressourcenplanung ist selten die Aufgabe einer einzelnen Person. Sie kann es erforderlich machen, ein Ressourcentreffen mit den Projektleitern oder Betriebsleitern zu organisieren. Sie k\u00f6nnen auch asynchrone Planungssitzungen in Slack abhalten, wie wir es bei Teambook tun.<\/p>\n
\n\nUnabh\u00e4ngig davon, f\u00fcr welches Verfahren Sie sich entscheiden, sollte Ihre Ressourcenplanung in etwa so aussehen:<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\nDefinieren Sie die Aufgaben des Projekts und die Ihnen zur Verf\u00fcgung stehenden Ressourcen.<\/h3>\n
Beschreiben Sie die Aufgaben Ihres Projekts. Haben einige von ihnen eine h\u00f6here Priorit\u00e4t als andere? Sollten einige eher am Anfang oder am Ende des Projekts konzentriert werden?<\/span><\/p>\n
Machen Sie sich parallel dazu einen \u00dcberblick \u00fcber Ihre aktuellen Ressourcen. Wer ist verf\u00fcgbar, um die Arbeit zu \u00fcbernehmen? Quelle ressource est en double emploi ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Wenn Sie beispielsweise Teambook verwenden, w\u00fcrden Sie sicherlich zun\u00e4chst Ihre Planung f\u00fcr die n\u00e4chsten Monate durchsehen, um die Verf\u00fcgbarkeit zu ermitteln:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
![\"leitfaden](\"http:\/\/teambookapp.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/PlannerMonths_DE-1.png\" "\\"\\"")
<\/p>\nArbeit nach Verf\u00fcgbarkeit, F\u00e4higkeiten und Interessen zuteilen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/h3>\n
Zusammenstellung von Aufgaben an Teammitglieder, die die Arbeit \u00fcbernehmen k\u00f6nnen, mithilfe Ihres Ressourcenmanagement-Tools.\u00a0 Ber\u00fccksichtigen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben die F\u00e4higkeiten und Interessen der Teammitglieder.<\/span>
\nDie Zuweisungen in Ihrem Ressourcenmanagement-Tool sollten die einzige Quelle der Wahrheit sein, damit jeder wei\u00df, was er wann zu tun hat.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\nMehr dazu k\u00f6nnen Sie in diesem Artikel <\/span>\u00fcber die Zuweisung von Ressourcen<\/span>lesen.\u00a0<\/span><\/p>\n
Zuk\u00fcnftige Anforderungen an Ressourcen ber\u00fccksichtigen<\/h3>\n
Ein wichtiger (aber schwieriger) Schritt ist es, die zuk\u00fcnftige Arbeit zu planen und das Personal zu haben, das sie erledigen kann. Sie m\u00fcssen unerwartete Aufgaben, die in der Zukunft anfallen k\u00f6nnten, vorhersehen und zus\u00e4tzliche Zeit oder Ressourcen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Leute haben, um sie zu erledigen.<\/p>\n
Einholen von Feedback von den Interessengruppen zu den vorgeschlagenen Zuteilungen<\/h3>\n
Auch wenn ein Teammitglied ausschlie\u00dflich Ihrem Projekt zugewiesen ist, sollten Sie mit anderen Projektleitern oder Fachbereichsleitern in Kontakt bleiben, um die Anforderungen, die an die Ressource gestellt werden, im Auge zu behalten.<\/span><\/p>\n
Teambook bietet zum Beispiel die M\u00f6glichkeit, mehrere „Teams“ zu verwenden, die die Auslastung der Mitglieder anzeigen, auch wenn diese in einem anderen Team besch\u00e4ftigt sind, um Terminkonflikte und \u00dcberbuchungen zu vermeiden. \u00a0<\/span><\/p>\n
Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an Ihrem Ressourcenplan vor.<\/h3>\n
Sie m\u00fcssen den Ressourcenplan regelm\u00e4\u00dfig (wir empfehlen mindestens einmal pro Woche) mit dem Projektfortschritt aktualisieren, da unerwartete \u00c4nderungen, langsame Genehmigungen, unvorhergesehene Anpassungen des Geltungsbereichs usw. anstehen. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n
Brauchen Sie Tools zur Ressourcenplanung?<\/h2>\n
- Verbessern Sie die Erfolgsquoten von Projekten, indem Sie die richtigen Qualifikationspakete mit den richtigen Aufgaben verbinden.\u00a0<\/span><\/li>\n
- Bestimmen Sie, wer verf\u00fcgbar ist, um die Arbeit zu erledigen\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n
- Wie kann ich sicherstellen, dass das Projekt abgeschlossen wird, ohne dass es zu einer \u00dcberlastung meines Teams kommt?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
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